试论档案信息利用效益与评价

刘伏

[摘 要]以研究档案信息运用效益为基础，针对档案信息的运用效益，评价了档案信息的利用价值。

[关键词]档案信息；利用效益；评价分析

虽然不能准确计算档案信息的效益，但档案信息确实存在着一定的运用效益，特点有：第一，多维性。由于档案信息可以实现资源共享，所以形成了档案信息效果的多维性，但档案信息的多维性与物质具有的多种用途不同，物质在使用过程中虽然可能拥有多种用途，但这些用途不可能同时存在，但档案信息具有的多种效益可以同时并存，并且能够同时实现资源共享。第二，间接性。档案信息资源在人们创造价值过程中发挥着不可限量的作用，所以档案信息的效益也具有间接性。第三，长效性。档案的长期保存就是为了方便人们运用，所以，只要档案信息没有失效，它就可以长期发挥应有的作用，在较长时期内都具有一定的效益。

1、相关概念

档案信息的内涵有广义和狭义之分，广义上讲，档案信息就是取自于档案材料，对于前面已经发生的事物进行记录的过程。档案信息具有两种意义：第一，指的是在档案材料中得到的信息。第二，指的是有关档案的全部信息。一般情况下，人们常讲的档案信息主要指的是第一种情况，这种意义的档案信息就是狭义的，必须具有一定的载体，但不反映载体的知识。广义方面的档案信息不但包括档案内容，也包括档案整理过程中的各种信息，如目录、索引等。所以，档案信息包含的内容更多。档案信息是人类思维的一种表现，反映了档案材料中包括的全部知识。

2、档案信息利用效益分析

档案信息利用效益分析包括社会效益分析和经济效益的测算。档案利用工作的社会效益是相对于经济效益而言的，它包括政治效益、思想文化效益等。例如，利用档案维护党和国家的根本利益，维护国家统一、领土完整、民族团结，为党和国家的重大决策，为改革开放，建立社会主义市场经济体制服务；利用档案维护社会稳定，落实党的各项政策，为解决土地、房屋等产权纠纷以及划定地界等提供凭证；利用档案维护公民和法人单位的合法权益，利用档案为公民提供个人出生、婚姻、财产、学历、工龄等方面的公证材料，为监督合同、契约、协议的执行提供依据；利用档案为社会主义精神文明服务，利用档案出版物、档案展览等形式向各界群众，尤其是青少年进行爱国主义、革命传统教育，为历史研究、学术研究和发展科学文化事业提供档案信息服务等。档案利用工作的经济效益包含三重意义：一是由于利用了档案信息，节约了利用者的成本投人；二是由于利用了档案信息，使利用者不仅节约了投入，而且增加了产出；三是由于利用了档案信息，利用者生产出的产品满足了市场需要，或开辟了新的市场等。档案利用的经济效益的测算有两种方式：

计算方式一：1994年国家档案局发布的利用科技档案所创经济效益的计算方法。

J = aS-C

式中：J—档案利用经济效益

S—某项活动获得的全部经济效益

S—某项活动利用档案后所提高的经济效益

C—提供档案利用服务过程中的劳动消耗（即成本费用）

通用公式一般不直接使用，不同行业档案利用所创造经济利益的计算须依据其生产经营的性质和特点加以转换。上述规定中列出了几个具体的计算公式，此外，还介绍了确定作用系数a值的三种方法，并给出了a值的取值范围表。

计算方式二：

（1）比率评价法

DX = LC/LX

式中：DX—档案工作的效益

LC—劳动成果

LX—劳动消耗

（2）差额评价法

DX = LC-LX

以上这两个公式，都是难以精确量化的评测出档案利用工作所创造的经济价值，除了难以全面收集到相关数据外，更重要的是以上许多指标本身就难以准确量化，更难以“钱币”化。应该指出，利用档案信息资源所产生的经济效益与社会效益是相互关联的，即存在交叉与包含关系，如社会效益包含着经济效益。因为，对档案利用所产生的经济效益的评价，我们强调的是从社会需要出发对其活动实效进行评价，因而社会对档案利用工作的满意程度是档案利用工作所产生经济效益内涵的核心，这使得档案利用工作的经济效益与社会上其他工作的经济效益有所不同。

3 、档案信息利用评价

档案信息利用评价是档案工作的重要产出，也是档案工作的最终目的，它在整个档案工作中占有极其重要的地位。档案利用信息评价主要是通过档案信息利用活动中的种种数据，对档案信息利用状况进行判断，以提高档案信息利用工作的水平，它有利于掌握档案信息利用活动的方向，使得档案信息利用工作管理科学化更易得到实现，有利于档案信息利用工作的改革，能全面提高档案信息利用活动的质量。档案信息利用评价制度的核心，是建立科学的。全面的评价指标体系。档案信息利用评级方法，可分为定性评价和定量评价两种。对可测量的定量指标进行定量分析，对不能直接测量而只能定性的指标进行评价。对于定量评价，只需根据具体公式，代人相应数据计算即可；对于定性评价要进行精确的评价，一般采用二次量化法，即先定性再定量，使评价定性指标有量的概念，再以量为基础，在量化的基础上做定性描述。

效益是一切行政管理、事业管理与科技、生产、生活的总目标。开发利用档案信息资源就是为实现这一总目标而建造的一个系统工程。国家和企业、事业单位所获得的各种社会效益与经济效益，都包含有各级各类档案信息机构开发档案信息资源所产生的效益，这种效益是靠档案信息机构为其提供档案信息保证所实现的，同时这种效益被包含在国家机关、团体、企业、事业单位的总效益之中。许多事实证明，各级各类档案信息机构开发档案信息资源也可明显看到其本身所直接产生的经济效益，且通过各个单位的围观预算，可以为客观效益的统计测算奠定基础。

参考文献：

[1]管先海.对档案馆引入效益评估理念的思考[J]. 浙江档案. 2009（11）

[2]柴雪洁.档案服务利用如何创造企业效益[J]. 辽宁经济. 2009（04）

[3]石蕾.企业档案管理的投入与产出[J]. 才智. 2009（08）