重新审视高校教学秘书在教学管理中的角色和作用

徐志宁

【摘 要】教学秘书在高校教务管理工作中起到关键作用，他们是教学管理中的主力，尤其是在当下高校教学教务管理现代化进程中发挥巨大的推动作用，有效保障日常教学的顺利进行。在此背景下，就需要重新审视教学秘书在高校教学管理中的角色情况和所承担的工作任务和作用，以及教学秘书应具备的基本素质。

【关键词】教学秘书 队伍建设 教学事务管理 角色

高校教育管理是高校教育和谐、有序进行的基础，是提高高等教育质量的关键，而高校教务管理又是高校教育管理的基石。正常、稳定、高效的教务管理水平有力的支撑高等教育教学质量。高等教育作为我国培养高等人才最重要的途径之一，高校教务管理工作与高校的教学工作紧密相连，相辅相成。教学秘书在高校教务管理工作中起到关键作用，他们是教学管理中的主力，尤其是在当下高校教学教务管理现代化进程中发挥巨大的推动作用，有效保障日常教学的顺利进行。在此背景下，就需要重新审视教学秘书在高校教学管理中的角色情况和所承担的工作任务和作用，以及教学秘书应具备的基本素质。

在新时期下，高校教务管理工作主要突出四个方面：加强服务意识、规范教务管理活动、积极参与教学研究、协调工作等。

一、教学秘书的角色和定位

长期以来，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识，片面地认为只是简单地做一些诸如课程安排、成绩登记、教材征订、教学档案收集整理等简单的工作，甚至认为什么人都可以做这项工作，就实质而言，这是一个认识上的误区。这就需要对教学秘书工作的准确角色地位的定位，有助于我们正确认识、了解这项工作。

首先，教学秘书是院、系教学管理的中心地位，直接面对教学管理的终端。教学秘书日常工作是非常繁杂的，包括对日常本院系教学的检查督查工作，课程教学时间安排和协调工作、课程试卷、作业收集归档工作、组织安排考试相关工作、考试成绩登入和提交工作、毕业论文（设计）答辩组织安排工作等。可以说，教学秘书的工作从学期初一直忙碌到学期末，院系一切教学活动都围绕着教学秘书进行，都需要教学秘书亲力亲为，身体力行，所以教学秘书处于院系教学管理活动中的中心。这也成为国家教学评估中重点考核的指标之一。

其次，教学秘书日常工作中的“独立”角色。教学秘书在日常上述事务性工作中，因为教学教务工作岗位的特殊性、严肃性，使得教学教务管理工作他人帮不上忙，这就需要教学秘书在工作中不断地自我学习，经常学习相关教学教务管理方面的政策规定，及时地自我总结，同时也需要就一些遇到的个案与教学主管领导及时沟通协调。在当前学校突出以人为本的人才培养教学改革形势下，学校转专业、弹性学制、分流培养、提前毕业及双专业、双学位等教学改革政策的出台，使得教学秘书的日常工作更加繁杂。

第三，教学秘书在全校教学管理中的从属地位。教学秘书需要在全校教务处的指导下，根据所在院系学科、专业特点，将学校总的教学教务管理政策向院系主管领导分析、传达，落实学校教学方针政策的同时，将本院系实际教学情况与教务处相沟通协调，实现专业教育具体要求。这样看来，教学秘书实质上是接受学校和院系的双重领导。

总之，教学秘书在高校中的地位较为特殊，需要教学秘书在工作中善于总结工作的方式方法，适应特殊的角色定位，在工作岗位上发挥出更大的作用。

二、教学秘书的具体作用

高校中，教务处是学校教学管理的职能部门，院系是最基本的教学单位，教学秘书虽在各个院系中工作，却受校教务处、院系教学领导的双重领导，教学秘书工作质量的高低、工作水平的好坏，不仅仅影响着本院系的教学管理工作，同时也间接地影响着全校的教学质量。具体而言，教学秘书主要承担以下具体作用。

（一）参谋作用

参谋作用主要体现在协助院系教学领导处理日常教学管理事务。主要包括：（1）根据校教学方针、教务处具体教学改革举措，结合院系学科、专业人才培养的特点，制定具体的专业教学计划；（2）及时、认真完成教务处、院系教学领导布置的各项任务；（3）协助院系领导完成重点课程建设，制定、规划本学期讲座、确定讲座人等相关事务；（4）收集课程教学大纲，确保课程教学按时按质完成；（5）安排各类考试；（6） 组织中期教学情况，安排开题、毕业论文（设计）答辩工作；（7）协助院系领导完成对教师工作量的考核。随着国家对人才培养的重视，从教育部到地方教育厅，都开始加强本科教学工程等教改项目建设。因教学秘书对学院教学工作很了解，经常需要协助院系领导做好教改项目申报、教学科研平台的申报、参与学院的专业建设等一系列的教学项目。

（二）沟通协调作用

教学秘书的工作内容本身就需要他们积极处理人与人、人与制度之间的关系，常常在按照制度执行各类教学规定，实施教学管理的过程中，平衡学生和老师，教师与教学领导，本院教学领导与校教务职能部门之间的关系。工作中常常需要结合实际情况，多方面考虑，多层次沟通，只有这样才能真正地做好协调工作。

为了教学活动的正常运行，教学秘书有时需要熟知院教学领导的工作习惯，每位教师（包括兼职教师）的授课特点、授课方式，甚至是爱好与特长，这样既可以掌握全院全面的教学运行情况，又可以将本职工作做得出色、高效，同时能提高自身职业素养，细致周到地为师生服务，有利于避免差错、减少失误的可能。教学秘书是直接面对教学管理的终端，直接接触学生，最能听到学生对教学计划、课程教学、实习实践等教学环节的需求和心声，可以及时和领导反映情况，更好地帮助领导做出以学生为本的教学决策。

教学秘书在工作中做到摆正自己的位置，做到以集体利益为重，自觉维护院系领导和本院系的形象和声誉，参与不干预，出谋不决策。

（三）监控作用

教学管理的最终目的在于保证和提高教学质量。这就要求教学秘书一方面要树立正确、全面的教学质量观，积极协助院系主管领导进行必要的教学质量检查，经常到教室进行巡查，力争做到全面了解教学情况，同时加强对课堂教学测评系统反馈信息的收集整理。教学环节的监控，定期的教学检查，坚持“以评促建、重在建设”的原则，坚持教学工作评价常态化与制度化，实现教学工作与日常教学管理相结合。endprint

（四）育人作用

育人不仅仅通过课堂教学来实现，通过管理育人已经成为高校育人的另一主渠道。即便教学秘书没有广博的专业知识，但是教学秘书通过日常的教务管理工作中通过潜移默化的方式，与学生建立了师生间的信任和默契来实现育人的目的。教务管理活动中始终在学校、学院两级管理中，教学秘书是学院直接面对学生的管理者。教学秘书在熟悉教学管理业务的基础上，与学生沟通中提供课业学习方面的指导，在选课、成绩登记、作业归档中可以教会学生能够遵守教学管理的具体规定，避免出现因为学分不够而不能毕业的情况。

（五）档案管理作用

档案管理是教学秘书最基本的“看家本领”。教学秘书在教学活动管理过程中，必须做到有章可循，有据可查。这就需要对一个完整教学活动进行有效的档案管理。从制定教学计划开始，课程学期安排、课程表、教案、试卷、作业、实践报告、毕业设计各个环节记录等资料都需要留存备案。在当下电子信息管理手段的介入，对教学电子档案的管理成了日益突出的问题。可见，教学秘书在日常工作中就需要对纸质资料、电子资料进行必要的归纳和整理工作。这些工作从一定程度来说是对学生利益的保护，同时也是维护良好教学秩序的重要保证，还是教务工作中服务育人宗旨的具体体现。

三、教学秘书队伍存在的问题分析和对策

（一）教学秘书工作不受学校重视

教学秘书始终工作在基层教学院系或公共教学单位，从成效上看，尤其是短期内与科研相比，明显成效显示度低，甚至常常被人误解为随便找个人就能胜任，对教学秘书工作的认识和评价十分片面，从而形成了不受重视的氛围。同时因为不重视，导致了学校没有设置长效的激励措施调动教学秘书工作的主动性和积极性，一方面直接导致教学秘书心理失衡，工作积极性低下；另一方面使得本身素质很高、具有一定层次和知识背景的教学秘书尽可能的转岗。这从一定程度上制约着高校教学质量的进一步提升。

目前这一现状在一些重点高校已经开始有所转变，诸如南京大学在实施本科“三三制”教学改革以来，实施数项激励教学秘书工作的举措，包括各种评价评优，还包括设立教学秘书、教务员工作例会制度，设置了一个教学秘书和教务员互相沟通、交流工作心得的通道，从物质奖励和精神关心两个方面给予教学秘书更大的支持。

（二）教学秘书须提高自身素质

教学秘书必须加强业务学习，增加责任感，强化服务意识。工作中必须立足于对教学质量负责、对学生负责的工作态度做好教学秘书工作，努力出色完成各项教务管理工作，真正担负起管理育人、服务育人的重任。

教学秘书应具备良好的个人修养。因工作岗位性质的特殊性，教学秘书涉及的部门、人员较广，碰到问题和矛盾的时候较多，极易遭受误会、批评，有时委屈在所难免，这就需要加强个人修养，强化心理承受能力。善于把握自己，任劳任怨，不感情用事，保持冷静理智的头脑。争取做到凡事心中有数，努力培养良好的心理素质。

（三）教学秘书须提高知识理论水平

教学秘书在熟知本院系本科教学计划、课程设置、核心课程教学主要内容，以及学校、院系有关专业特点的教学要求外，还需要多多加强公共关系学、社会心理学、秘书学、公共管理学等方面的专业知识。在当前高校国家化教学和电子信息管理应用的新时期，教学管理工作就要求教学秘书需要加强外语能力的训练和教学管理系统的熟练运用。只有不断提高服务水平，加快知识更新，努力成为“通才”和“杂家”，这样才能更好地做好教学管理工作。

（四）正确处理管理与服务的关系

教务人员是学校教学事务的直接管理者，但实际上却处于有职无权的尴尬地位。教学管理工作自身的规律，决定了教务人员在工作中必须坚持原则，才能严格执行教学规章制度，保证教学工作规范的严肃性，使教学工作有序进行。同时，教务人员还必须具备良好的服务意识，要以热情周到、认真细致的工作态度为师生提供优质的服务。在加强对师生科学管理的时候，一定要提供周到、细致的服务，做到“管理和服务合二为一”。在管理教师时，做到“在管理中体现服务，在服务中实现管理”；在管理学生时，要“在管理中育人，在服务中育人”，切实解决重管理、轻服务的问题，处理各种事务要时时处处从大局出发，全盘考虑，努力为师生营造和谐的工作和学习环境。

（五）积极开拓，创新性地开展教学秘书工作

首先，教学秘书要坚持创新性工作观。在完成教务基本工作的同时，需要结合整个知识信息社会这个大环境中提高自我认识，重新定位，在工作中充分发挥自己的知识储备、特长和主观能动性。对一些细小、看似简单的工作要重视，对教学研究要学习，多了解国家相关政策、教育趋势等方针政策，结合本职工作，在实践中创新性地开展工作，提高业务技能。

其次，不断创新工作方法。教学秘书的宗旨就是为了一切教学服务，关键在于工作经验大量积累后要勇于大胆尝试，只有尝试，才能扬长避短，好的经验继续传承，对于不足或者错误的地方要不断的改进。通过各类共享资源，在教学管理中汲取各个领域的新思想、新方法、新技术、新手段，不断扩大知识面，掌握新知识，提高分析问题和解决问题的能力，使自己的管理水平跟上时间的发展，创造性的开展工作，解决工作中的难题。

最后，教学秘书心理素质遭受严重的挑战。教学秘书须自身努力，正面调整心态，学校可以积极开展心理疏导，这不但能够让教学秘书以平和的心态处理各项突发事件，更能够让教学秘书在实际工作中找寻更好教学管理创新方法。

【参考文献】

[1]张慧琴.新时期高校教学秘书人才培养现状分析[J].中国电力教育，2013（22）.

[2]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].高校管理，2005（9）.

[3]吕迪等.谈高校教学秘书在教学管理中的作用[J].长春教育学院学报，2013（1）.endprint