基层单位档案交接工作中存在的问题及解决对策

张艳霞

摘 要：在很多基层单位，都有档案室来负责保管其工作人员或关于各方面工作事宜的相关资料，那么就有相关的管理人员进行档案管理的工作，当工作人员准备离职时，就要进行档案的交接工作，但是在交接过程中就会发现有很多问题的出现，文章就根据基层档案交接工作中所存在的问题以及向应的解决对策进行简要的探讨分析。

关键词：基层单位；档案交接；存在问题；解决对策

档案作为个人在以往参与社会实践活动的重要的固化信息，是由官方机构、半官方机构、非官方机构或者个人形式进行保存的，且已经过整理的文件。这些文件都是具有记录性的，具有一定的历史意义，具有一定的历史再现性，所必须要做好交接工作

1 产生档案交接的情况

在基层单位中，出现档案交接大致可以分为两种情况，一种是负责管理档案工作的相关人员人事上的调动。这种情况下，需要被调动的工作人员将正在处理的工作或者将要处理的工作通知给新的档案管理工作人员。另一种情况就是现有制度的改革，随着我国社会的快速发展，各基层单位的规章制度也在逐渐的进行着改革和完善，档案管理工作的制度也需要进行更好的调整。还有就是因为制度的改变，部分档案的管理要由现在所在的单位移交到另一个单位，这就出现了单位间的档案交接情况。

2 基层单位档案交接工作存在的问题

基层单位在档案交接过程中，因为各种因素导致了交接工作存在一些问题，下面就是对档案交接工作所存在的问题的简要分析：

（一）交接不及时

在很多基层单位，领导对档案的管理交接工作都不是很重视。他们认为单位的档案不会影响基层单位的办公效率，也不会影响单位的效绩，从而忽视档案管理工作。档案交接的过程中，老档案人员只是简单的把钥匙交给新的档案人员后就直接离岗，很多档案管理工作上的任务，工作要求都是由新的工作人员凭借着现有的知识自己领悟，使得档案管理工作的交接成为档案室钥匙的交接，档案管理工作与基层单位工作相脱节。

（二）交接手续不严密

某些基层单位中，档案管理工作在交接过程中非常的草率，没有相关的交接手续，只是简单地一句话，就可以草草的结束交接工作。在档案交接过程中，没有档案清单、没有交接手续，使得本来档案交接是由单位与单位或是档案员与档案员的交接工作，变成了人事部门对档案的随意取动，从而导致了档案管理工作混乱不堪。当需要某些档案时，才发现很多档案都丢失了，从而导致一些间接损失的发生。

（三）档案监交工作不严格

在基层单位的档案交接过程中，很多情况是只有两个档案员在场，而领导则不出现，因为很多单位领导对档案管理工作不重视，认为档案管理工作是档案员的事，从而使档案管理工作与单位的日常工作脱节。这就使得基层档案交接工作在手续不齐全，程序不合理的过程中完成交接，在这种交接环境下，难免有一些重要的档案遗失。

3 对基层单位档案交接工作存在问题的处理方法

通过上述对基层档案管理工作所存在的问题的简单分析，下面笔者将根据问题出现的相关情况提出几点解决对策：

（一）档案交接工作纳入工作日程

基层的档案管理工作中，档案交接工作是非常重要的部分，应该引起基层单位的高度重视。特别是档案的交接工作必须要提上基层单位工作的日程上。一方面档案管理人员工作调动或者离职时。首先必须按照相关的要求办好交接手续，并且按照交接程序进行交接。其次才能要按规章制度办好离职手续。对于没有认真完成交接工作的工作人员，不能办理调动或者离职。这样就使得办理基层单位档案交接的人员认真负责的办理交接。另一方面，要把档案管理工作相关的规定列入基层单位工作管理的规章制度当中，强化档案员的工作意识。当发现问题时，需要查明原因、分清责任、并且可以依照相应的管理制度进行处理。

（二）档案人员离职前做好准备工作

档案工作人员在离职之前，要充分地做好交接的准备工作。档案的交接分为两项，一项是移交工作，一项是接收工作。关于档案档案的移交工作需要注意一下几点：第一就是对档案进行核查，对档案的数量以及账务做到心中有数；第二对借出去的档案及时的收回，不能归还的标明原因及催还进度；第三，整理零散的文件，及时的存放；第四，编制移交档案的表格；第五，对移交的档案进行相关的说明。对于接收档案，也要做到以下几点准备工作：第一，对移交单位的职能及开展的活动情况进行了解，从而可以对档案有效进行有效的归类；第二，根据上一任档案管理人员的介绍，对工作地的档案管理工作情况有一定的了解；第三，在接收的过程中，尽可能的根据档案清单对档案进行核查。当移交、接收工作的完成时，基层单位档案才有可能顺利的交接。

（三）认真做好档案监交工作

在基层单位档案交接过程中，不应该只有档案管理人员进行交接，单位的领导以及档案管理机构的负责人员也应该参与到档案的，对档案的交接进行监督指导。档案的监督人员主要负责接待交接人员以及暂时保管所要进行交接档案。监督人员在工作的过程中，必须认真地履行工作职责。在档案交接的过程中，所有的交接文件都要一式三份，档案交接中，所有的档案都要按照规定一一查验，当交接的准备工作做好后，交接活动才能开始。交接工作接受后，移交人、接收人、监督人都要在移交的文件中盖章签字，当以后的档案管理工作中出现问题，都可以有理有据的进行核查，做到把所要承担的责任具体到个人。

（四）加强档案交接中的思想工作

档案交接类的工作出现的问题，不仅仅与基层单位档案管理人员的素质过低有关，还与基层单位忽略了对档案管理人员的思想教育工作有着直接的关系，致使档案管理工作人员的责任心不强，从而导致了基层单位档案交接工作的某些问题的出现。在这种情况下，各基层单位要加强对工作人员的思想教育培养工作。

4 结语

加强对基层单位档案交接的管理工作，才可以对档案进行一定的保护，从而避免珍贵档案的丢失所造成的不必要的经济损失。

参考文献：

[1]江淼.浅谈基层单位档案交接工作[J].魅力中国，2013（26）.

[2]王玉萍.浅析基层单位档案交接工作[J].管理观察，2012（14）.

[3]王荣.对基层单位档案交接工作的几点认识[J].科学时代，2012（14）.

[4]李淑娟.基层单位档案交接工作之我见[J].农民致富之友，2012（13）.endprint