事业单位档案管理的现状及对策研究

胡晓光

吉林市慈善总会，吉林吉林 132013

近些年来，我国经济建设发展十分迅速，特别是入世后，我国事业单位的绝对优势日益下降，事业单位作为服务性质部门，要想持续生存、发展，必须加强档案管理。对于档案管理，单位领导不重视，档案管理工作逐渐落后，对事业单位运行造成严重影响。为转变这种状况，促进事业单位高效、协调发展，必须提升档案管理水平。笔者根据自身多年的档案管理经验，要分析事业单位档案管理的问题，提出一些优化对策。

1 事业单位的档案管理现状

对于事业单位而言，现阶段，大多数事业单位由于传统思想影响，市场竞争意识较为薄弱，内部管理比较松懈，严重影响了档案管理工作。对于档案认识，局限于文字证明、信息记录方面。由于各种因素制约，使得档案管理问题涌现，主要是有重视度不够，资金投入较少，专业性人才缺乏，制度建设不合理等。

首先，重视度不够。对于日常档案管理，由于管理意识较为薄弱，许多档案管理人员将该工作看作虚设岗位，属于服务性与辅助性工作，大多事业单位不重视档案管理。另外，因工作人员自身不注重档案管理，加上部门设置不合理等，处于该种环境下，档案管理水平必然下降。由于事业单位规模不大，管理者考虑成本因素和眼前利益，不设置专门的档案管理部门，不配备专业的档案管理人员，而是由其他岗位工作人员兼顾、或者是在外聘用兼职人员，某些单位领导者甚至认为有资料随意记录就行，而忽视了“档案管理”的重要性。

其次，软件与硬件薄弱。对于档案管理工作，具有较高要求，对于技术水平、基础设施要求较高。然而，诸多事业单位未做到该点，部分事业单位甚至必要设施缺乏，更不用说信息化管理力度、深度。由于软件、硬件设备缺乏，使得档案管理停滞在落后水平，无法发挥档案管理的应有效果。

第三，专业管理人才缺乏。无论是企业，还是事业单位，要想生存、发展，均与人才离不开。现阶段，市场竞争十分激烈，人才重要性日益彰显。对于事业单位管理，无论哪项工作，均需人去管理、执行，而执行效果如何，均却绝于人才。而档案管理工作也离不开人才，更离不开专业性人才。专业性人才决定了档案管理效率、质量，部分事业单位未引进专业人员，使得许多重要性信息资料未合理保存，导致一定损失。某些档案管理人员，对档案信息知识缺乏了解、认识，导致工作失误，增加工作负担，使得工作成本明显增加。

第四，制度建设不合理。对于事业单位而言，在早期，制度流于纸质化、形式化，但无论哪项工作，均需按照一定制度、秩序执行。而档案管理存在诸多法律漏洞，大多数事业单位对于档案管理，未明确设置制度，使得工作存在空白，对档案管理工作开展造成严重影响。

2 事业单位档案管理的优化对策

如上文所述，在事业单位管理，由于观念、人才、制度、设施等问题，严重影响了档案管理发展，不利于本单位资料、档案的管理与保存，某些资料由于不恰当管理，而导致资料丢失。笔者认为，要想提升事业单位的档案管理水平，必须做到如下几点：

首先，转变传统管理理念。对于事业单位工作，通过理论与实践结合，促使档案管理科学化与系统化。有效健全档案管理机制，保证档案管理顺利开展，包含档案归档、档案使用，完善奖惩机制，建立档案保密机制。对于事业单位档案管理，建立专岗专职，主管与分管相结合的管理体系，确保多层次运行，市县分层建档与集中管理。

其次，加强档案管理现代化建设。目前，人们身处信息化时代，随着信息技术、计算机技术的日益更新，各行各业均引入现代化技术。对于事业单位档案管理而言，必须建立信息化管理渠道，提升信息化能力，是事业单位档案事业发展的必然趋势，符合时代发展步伐。要想实现档案管理科学化，必须应用现代化信息技术与管理设备。在传统档案管理中，主要通过人工纸质为载体，记录与存储文档，采用各类教学设备，特别随着计算机技术与信息网络技术的逐渐发展，针对信息档案管理，在确保面对面服务的同时，建立网络服务平台，档案管理趋向信息化、科技化。处于该类情况下，事业单位必须建立健全、科学的数据库，具备信息检索、查询功能，档案管理必须加强现代化建设，通过科学化手段，通过先进管理工具，提高信息处理效率，提高快速检索功能，确保较高保密性，以节约人力、物力，进而提升档案管理水平与效率。

第三，强化档案管理人员的工作能力。对于事业单位档案管理，因其综合性较强，在新时代背景下，要求档案管理的先进性、现代化，管理内容页日益广泛。对于档案管理人员，需具备强专业知识，提升工作能力，即可以传统纸质为媒介，又可利用信息技术管理档案，对各类学科有初步了解，对于咨询者的咨询，可提供真实、准确的档案信息。档案管理人员作为档案管理实施者，其水平高低决定了档案管理的落实情况。所以，对于档案管理而言，事业单位必须重视专业人才培养，强化技术培训，有效提升管理人员工作水平，促进档案管理的科学化发展。

第四，转变档案管理服务方式。对于事业单位档案管理，档案管理不应只由档案管理部门负责，应转变服务方式。传统档案管理主要为资料提供，而不是一种信息服务职能。目前，各行业正在深化改革，事业单位档案管理必须转变职能，提倡信息服务。因现代网络技术日益发展与更新，在档案管理过程中，必须适当下放管理权限，构建网络咨询平台，为用户提供可靠的咨询服务，指导用户检索、筛选资料，以解决档案空间限制和时间约束，进而提升事业单位的档案管理水平。

3 结论

总而言之，对于事业单位而言，处于市场经济条件之下，档案管理已成为事业单位发展与管理的重要手段之一。现阶段，主要存在重视度不够、软件与硬件薄弱、专业管理人才缺乏、制度建设不合理等问题。对于这些问题，我们必须采取优化措施，转变传统管理理念，强化档案管理现代化建设，提高档案管理人员的工作能力，转变档案管理服务方式，进而提升事业单位档案管理水平，促进事业单位档案管理的稳健发展。