新建本科院校教务管理系统优化升级模式研究

2014-11-13吴玉萍

文教资料 2014年18期

关键词：教务新建管理系统

吴玉萍

（桂林航天工业学院教务处，广西桂林 541004）

新建本科院校教务管理系统优化升级模式研究

吴玉萍

（桂林航天工业学院教务处，广西桂林 541004）

升格为本科院校后，原有教务管理系统逐渐不能适应本科教学的需要，对系统进行优化升级势在必行。文章首先分析了新建本科院校教务管理系统与本科教学之间存在的适应问题，在此基础上提出自主研发、购买引进和研发与引进相结合这三种系统优化升级模式，并对三种模式的利弊进行了分析，这对新建本科院校教务管理系统建设模式的选择具有参考意义。

新建本科院校教务管理系统优化升级模式

一、新建本科院校教务管理系统与本科教学的适应问题

1.原有的教务管理模式对新形势的适应性不够。

信息管理系统都蕴含着使用者的管理理念，教务管理系统也不例外。高职高专院校升格为本科院校，办学规模的扩大，管理体制的改革，教务管理工作的复杂度不断增加。所有这些，都对原有的教务管理模式产生冲击，具体体现在：

（1）对教务管理工作的认识不够。认为教务管理只是作为教师教学和学生管理的辅助工具，直接导致对教务管理的投入不足。很多新升本科院校还沿用原来的教务管理方式，以手工或者半手工形式组织和管理教学信息和各项教务工作，这些低水平的管理手段无疑对教务管理效率和教学水平的提高造成了极大阻碍。

（2）教务管理人员的培训不够。教务管理人员的管理水平参差不齐，大部分教务管理人员的管理水平处于较低水平，导致管理理念死板、管理模式僵化，教学事故频发。而且学校对教务管理人员的重视程度不够，缺乏合理的待遇和激励措施，教务管理人员的变动频繁，不利于教务管理队伍的稳定。

（3）教务管理工作方式落后，管理分工不明确。部分新建本科院校还沿用原来的教务管理学校领导制，导致权力过于集中，教务管理人员自主性不足，影响教务管理现代化的进程。

因此，新建本科院校教务管理系统建设的关键是教务管理模式、教务管理人员的管理理念等方面的转变。

2.教务管理系统功能单一，资源共享不够。

高校教务管理系统涉及众多方面，包括教学资源、教学计划、教学安排、学籍管理、教学考评、考试事务、成绩管理、教材管理、等级考试等诸多环节，各环节并不是孤立存在的，而是按照高等教育的内在逻辑、管理的普遍规律进行整合。教务管理系统中的数据几乎涵盖了整个学校的信息资源，与学生管理、教师教学、招生就业、财务管理等职能模块都有千丝万缕的联系。

但是目前的新建本科院校的教务管理系统建设，绝大多数停留在各自为政的阶段，与其他职能部门缺少必要联系，系统的功能也仅局限于日常教学事务，开放性差，与学校基础资源的共享度不高，一旦涉及其他比如招生、财务等方面问题，就会又回到原来低水平的手工劳作阶段，直接导致教务管理信息化程度不高，管理效率低下。

3.教务管理系统不能满足高校个性化需求。

高等教育改革步伐不断加快，专业培养方案不断调整和更新，但是教务管理系统的水平高低不齐。对于不同规模、不同类型、不同管理特色的高校，教务管理系统的自有模块与各高校的教学管理制度很难做到有效统一。教务管理系统在实际的运行过程中，往往出现系统的程序设计与高校教学改革发展需要不相协调的问题，但是，迫于人力、物力、财力的限制，新建本科院校也很少对一次性建设的教务管理系统进行更新升级，从而制约了学校教务管理的发展与改革。

4.新建本科院校教务管理系统不能适应本科组织结构的转型。

升为本科院校后，随着办学规模的扩大与办学层次的提高，本科院校的组织结构也需要发生改变。办学目标和功能的不同，导致本专科院校组织结构存在许多差异。升为本科院校后，学校的决策权力分散、重心下移，二级教务管理模式凸显，二级学院在很大程度上具有自己的决策权力，在教学计划、课程安排、师资引进等方面有较大自主权。

但是，由于教务管理系统没有做到或者不能完全做到对数据进行完整性约束，很多新建本科院校出于数据规范性的考虑，很多二级职能不敢下放给系部。二级学院管理内容越来越多，管理事务具体而繁杂，以前的管理流程已经远远不能适应现在的新形势和新目标。

二、新建本科院校教务管理系统优化升级的基本模式

1.自主开发模式。

高校在软件开发方面具有人才、知识和设备等方面的天然优势，利用高校自身内部的知识和技术资源优势，很多新建本科院校选择自主研发教务管理系统。部分高校组织专门的管理技术人员，如由教务处牵头，联合学校现代教育技术中心、计算机系等相关专业人员，注重梯队建设，组建团队，以教务处为系统开发控制中心，其他部门如院系等作为工作站，总体规划，分步实施。

首先，将教务管理系统分成若干相对独立、互相支持的子系统，以教学计划为基础，以其他各子系统的互相协调运作构成一个全面系统。兼顾数据的规范性与系统的开放性，实现整个系统的数据资源共享。严格按照本科教务管理流程，院系、教务处之间能够通过网络相互传递共享信息，教务处还可以通过系统了解院系的教学执行和教务管理情况，实时、适时做出决策控制。

同时，开发出的系统时刻接受实践的检验，不断修正和完善，根据具体环节的需要进行再设计与开发，有针对性地解决教务管理问题，做到系统边设计研制，边开发应用，力求开发的系统符合本校的教务管理理念，方便、快捷、高效，并具有良好的交互性和可操作性。

2.购买引进模式。

很多新建本科院校由于技术人员的短缺和开发周期的限制，尚不具备自主开发教务管理系统的实力，通常以直接引进商业化综合教务管理系统的形式构建本校的教务管理系统，目前，市场上功能完善的综合教务管理系统软件产品较多，如清华大学开发的UEAS高校教务管理系统，湖南青果软件有限公司的教务网络管理系统，杭州正方软件股份有限公司的正方高校现代教学管理信息系统，湖南强智科技发展有限公司的强智综合教务管理系统，等等。

市场上现有的教务管理系统按照管理模式分主要有C/S模式、B/S模式及C/S与B/S相结合等三种模式。C/S模式是指由客户机与服务器组成的二层结构系统平台模式。这种模式的优点是功能强大，交互性强。B/S模式是指用户通过浏览器访问数据库服务器进行管理的模式。这种结构最主要的优势在于其开放性，只要电脑安装了网页浏览器，就可以根据用户名和密码登录数据服务器进行操作管理，覆盖面广且使用简单。因C/S和B/S模式各具优势，现在常用的教务管理系统多采用C/S与B/S模式相结合的管理模式，即在学校内的各主要教学管理部门安装客户端软件，供专门的教学管理人员使用，同时架设web服务器，供教师和学生在网络上查询相关教学信息。这样的管理模式将大部分的管理工作放在客户端，减轻了数据库服务器的负荷，同时扩大了网络教务管理系统的覆盖面，管理效率较高。

在决定购买商业化的教务管理系统前，必须进行系统功能基本需求分析，即拟引进的教务管理系统应具备哪些基本功能和要求。在满足基本功能的基础上，分析系统特殊功能需求，即根据学校教务管理工作的实际，对即将购买的教务管理系统具备的功能提出特殊要求，主要包括购买引进后根据自身需要进一步修改和完善的功能和要求。整个过程中，高校需结合自身实际，建设符合自己需要的教务管理系统，形成学校教务管理工作特色。

3.引进与自主开发相结合模式。

一些新建本科院校在建设综合教务管理系统时，分析以上两种教务管理系统升级方式后，选用了与软件公司合作共建的方式，即引进与开发相结合。这种方式是新建本科院校在充分调研购买商业化教务管理软件的弊病，同时具有一定的自主研发能力的基础上做出的选择。

本科院校在充分利用自身资源，发挥自主开发能力，针对自身教务管理工作的特点即管理功能进行软件设计，对整个教务管理流程进行调研和再造，贴合实际分析自主开发模块，包括学校自身个性化需求的一些模块，同时挑选相应的商业公司做得比较成熟的通用模块进行购买引进。自主开发的模块主要针对所在高校，通用模块是所有高校教务管理系统中共有的功能模块，二者相结合，开发出个性化的符合学校自身特点的教务管理系统，这样形成的“个性”与“共性”相结合的教务管理系统能最大限度地满足学校教务管理的需求。

三、新建本科院校教务管理系统优化升级模式的利弊分析

1.自主开发模式的利弊。

由高校从自身主体地位出发研究设计教务管理系统，能够很好地解决教学管理系统本土化问题。教务人员作为教务管理系统的主体，直接参与系统的设计，由于其对本院校的实际情况十分熟悉，最了解所在高校的组织结构、规章制度和办事风格，这样开发的教务管理系统就不仅是一个管理工具，开发系统和教务管理的过程也有机结合，这样研发的教务管理系统更加适用于本校，同时便于日后的修改、维护及对本校教职工的使用进行培训。

但是这种模式也存在弊端：研发团队的力量强弱及其稳定性直接影响系统的后续建设工作，直接关系系统建设任务能否顺利实施；系统稳定性、拓展性和通用性不强，不利于维护和升级；教务管理人员的流动性也会对系统的维护和更新造成麻烦，一旦系统设计者离开本职工作，甚至可能造成系统瘫痪或停用；同时，学校经费的投入，相应规章制度的建设，都会影响教学教务管理系统的实施。

2.直接购买引进模式的利弊。

商业化运作良好的软件公司开发出的系统一般技术含量高，功能强大，系统的灵活性、易用性、安全性、稳定性、扩展性和通用性较好，而且，运作周期短，只需要在原来成熟的系统软件上稍作修改即可上线运行。

但是，由于商业软件公司缺乏高校教务管理实践经验，对教务管理业务的了解不够，导致对教务管理的一些细节问题处理得不够深入。其次，基于商业利益的角度考虑，软件公司为了尽快完成系统验收，在进行系统的初始化安装后，只给予短时间的系统测试，就催促高校签订验收协议。高校往往缺少深入测试和全面验收的环节，导致最终系统在使用过程中问题频出。最后，软件公司的售后服务的好坏也直接影响系统的使用效率高低。一旦验收成功，随着教学改革的不断深入，教务系统出现不适应教学管理需要的地方，再找研发公司的时候，就必须进行二次投入。很多新建本科院校在升级教务管理系统时，往往是一次性投入之后，受限于经费等原因，很少根据教务管理的实际进行定期更新和维护，使得教务管理系统满足不了管理现代化发展的需要，阻碍教务管理现代化的发展。

3.引进和自主开发结合模式的利弊。

这种方式综合了上述两种方式的优点，教务管理人员直接参与教务管理系统的设计与开发，自主开发符合自身特色的系统功能模块，引进各高校使用成熟的教务管理系统模块，不仅充分发挥了自身资源优势，节省了经费的投入，而且最大限度地共享了资源，使开发出的系统能最大限度地满足自己的需要。从理论上讲这是教务管理系统优化升级的最理想方式。

但是实际调研发现这种方式也存在弊端，主要表现为：首先，教务管理系统不是各功能模块的堆积，不能简单地进行拆分，这就导致自主开发的模块与从软件公司购买的模块之间的无缝对接很难实现；其次，高校与软件公司容易各自从自身角度出发，对于系统运行中产生的问题往往将责任归咎于对方，高校甚至会在软件应用过程中出现抵触情绪。