提高档案管理科学化水平的路径选择

张莉莉

[摘 要]档案是重要的社会信息资源。对国家而言，档案是国家文化软实力的体现；对企业而言，档案是管理工作的基础；对个人而言，档案是人生经历的记录。提高档案管理科学化水平，是经济发展的要求，是文化发展的要求，更是信息社会发展的要求。本文着眼档案管理中存在的问题，分析了提高档案管理科学化水平的路径选择。

[关键词]档案管理；科学化；路径选择

档案管理是以档案信息、档案实体作为管理对象，通过集中管理的方式利用档案的信息为各项业务提供服务的工作。档案管理具有服务性、政治性及管理性，是衡量档案管理部门工作效率的重要指标。现代社会，国家的经济政策、路线方针、发展规划、历史记录都以档案的形式存在着。档案是了解国家发展的窗口。档案管理是企业管理工作的基础，企业主要通过档案对员工进行信息了解以达到选贤任能的目的，提高企业经济效益。如今，档案管理还存在诸多问题：档案管理方式不合理；管理理念不完善；管理滞后等等。如何提高档案管理的科学化水平，为国家发展提供借鉴，为企业生产管理提供方便，为个人发展提供坚实的后盾呢？

一、档案管理中存在的问题

（一）管理方式不合理

现如今的档案管理依然实行纸质化，电子信息化管理普及率不高。纸质档案存在丢失、浸湿、烧毁、破碎的可能性。国家档案若丢失、浸湿、烧毁、破碎，则会对国家历史的记录、国家工作的开展产生严重影响；企业档案若丢失、浸湿、烧毁、破碎，则可能造成严重的经济损失；个人档案若丢失、浸湿、烧毁、破碎，则会影响个人的前途。

采用人工管理，管理效率不高，档案信息利用率不高。经济在发展，时代在变迁，档案管理的任务会越来越重。如若不在管理方式上改进创新，档案丢失、浸湿、烧毁、破碎的可能性将加大。

（二）管理理念不完善

国家档案不是形式，不只是为国家服务的文字记录，更是国家文化、经济、社会发展的反应，不应只是被储存而已，更应该面向全社会开放，接受人民的监督。企业档案信息是企业发展历程的记录，是企业文化的载体，企业档案应成为企业生存、发展、壮大的宣传工具。个人档案主要为企业选拔人才提供便利。由于档案管理理念的不完善，档案管理只是形式，并没有发挥其作为档案应发挥的实际作用。

（三）管理体系滞后

档案管理过程中，存在工作人员没有认识到档案的重要性，导致档案信息受损，流向不明的问题，严重影响档案管理工作的开展。档案管理体系并没有实现科学化的发展，依然保持着传统的档案管理方式。配套保障设施亟待完善。

二、提高档案管理科学化水平的路径选择

（一）实行电子化与纸质化档案管理相结合的方式

随着经济的发展，电子信息化运用到档案管理中已成大势所趋。近几年，大多数单位已实现档案管理的信息化，档案管理工作效率也得到极大的提高。但随之而来的问题也层出不现。由于不可控因素导致的电子信息安全问题，如，电脑系统崩溃引起的档案信息丢失，病毒或电脑黑客破坏造成档案信息破损或丢失，严重制约档案管理的发展。

今后的档案管理应实行电子信息化管理与纸质化管理相结合的方式，做好电子信息档案的保存备份工作，如，在电脑上安装必要的杀毒软件；定期对电脑进行体检和清理；设置访问权限；进行监控等等。另外，纸质档案管理有其存在的必要性。

（二）提高档案管理人员素质

档案管理者的素质直接关系到档案管理工作的开展。档案管理工作纷繁复杂，导致档案管理工作人员的压力也随之增加，档案管理工作人员面临的挑战越来越大，加强对档案管理工作人员的培训刻不容缓。不仅要对工作人员进行档案管理专业理论知识的培训，同时还要进行信息技术管理知识的培训，更要进行个人职业道德方面的培训，让档案管理工作人员更好地为档案管理服务，为国家、企业和个人服务。

（三）明确档案管理理念

档案管理不再是传统的对纸质进行保存的工作，取而代之的是档案管理办公自动化。实现档案信息的科学化管理是信息时代发展的需要，是增强国家文化软实力的需要，也是提高整个企业发展水平的需要。提高档案管理的科学化水平可以有效地促进档案信息的分类，提高档案管理的工作效率和工作水平。

（四）建立档案管理的配套措施

档案管理应做到不破损、不丢失、无污秽、无篡改，从形式到内容上确保档案的安全。这就要求建立一系列的配套措施，如从学校到企业应做到毕业生、学校、用人单位三方面的协调。毕业生向学校申请将档案发往用人单位，用人单位向学校发出接收函，学校应毕业生要求的档案流向进行操作。所在单位不接收档案的，学校经毕业生同意，可将档案打回原籍，或由毕业生申请存储在人才市场。这就要求用人单位、学校、人才市场对毕业生负责。国家和企业档案手续也应建立相应的配套措施。

结束语

经济的发展使得档案管理工作渗透到各行各业。档案管理工作的日益突出，已引起有关部门的高度重视。新时代、新要求下的档案管理工作，除了要做到高效、安全以外，更要注重服务意识，为企业发展服务、为用户服务、更要为社会主义现代化服务。档案管理人员不仅应具备基本操作技能，即档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定、档案著录、标引、档案的保护、开发等，还应掌握现代化科技手段和先进的操作管理技术，同时还应具备统筹安排、耐心细致、吃苦耐劳、勇于创新的基本品质和优良作风。“档案工作也是生产力”，要建立一系列的档案管理和保障配套措施，实现电子化与信息化相结合的方式，树立正确的档案管理理念，以期为档案管理科学化水平的提升贡献力量。

参考文献：

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