新时期加强高校档案管理工作刍议

谢晖

[摘 要]随着时代的发展，改革的深入，高校档案管理工作一定要与时俱进。本文从高校档案的收集整理，提高档案利用率，实行档案工作标准化管理，提高档案人员的素质和强化档案基础设施建设等五个方面论述了新时期如何加强高校档案管理工作。

[关键词]高校；档案管理工作

高校的档案管理工作是高校管理育人和服务育人工作的一部分。在社会主义市场经济的新形势下，高校的档案管理工作必须创新和改革，并实现标准化，才能跟上时代发展的步伐。高校的党政领导和档案工作者要充分认识到新时期加强高校档案管理工作的重要性，依据党和国家关于档案工作的方针政策，对档案工作进行科学化管理，推动档案工作不断创新，更好的为我国高等教育和经济建设服务，本文从以下几个方面论述新时期如何加强高校档案管理工作：

一、挖掘档案信息资源，做好档案收集整理工作。

1.要全面、系统、完整的做好档案收集工作

档案是高校的重要信息资源，是学校发展的一本大百科全书。学校档案的收集、管理和利用是档案工作的三个重要环节，其中收集是主导，管理是手段，利用是目的，而档案的收集是管理和利用的前提，是档案管理工作的基础。因此，必须做好档案资料的收集工作，收集时应根据高校档案载体多样化，形式多样化的特点，不仅收集纸质文字为载体的档案信息，还要注意收集磁带、光盘、胶片等载体的档案信息，除及时收集日常的文字档案外，还要收集教学、科研、管理过程中产生的数据、报告、成果等，同时还要不失时机的对知名专家、学者、教授个人档案信息和校史档案进行征集和挖掘，以保证档案收集的系统性、完整性、全面性，为档案信息资源的开发提供有力保障。

2.要准确分类，科学整理

只有分门别类加以系统化的整理，才能解决档案查找和利用难的问题，分类要保持客观性、科学性、逻辑性、一致性，整理要保持历史连续性，充分体现它的价值，以便于开发利用。

二、为教学科研提供可靠资料，提高档案利用率

高校的工作重心是教学科研，高校要培养有理想、有道德、有文化、有纪律的人才，就需要按照新的教学观、人才观和质量关的要求，全方位的深化改革，制定改革方案，进行科学研究，只有掌握档案这一可靠的资料，才能综合的去分析，去研究，才能做出科学的决策，如果离开这些，教学、科研等工作就无法进行，学校的教学档案是在教学活动中所形成、积累的重要资源，教学活动的延续性、周期性使教学档案具有通用性的特点，成为交流教学经验和教学成果的重要工具，一个教师不但可以通过借鉴自己所积累的教学档案提高工作质量，而且还可以通过查阅教学档案吸取其他教师的长处，因此，开发利用教学档案，是提高教学质量，发展教育事业的重要条件，档案利用是学校档案部门实现档案价值，发挥作用的一项重要工作，为了便于开发利用，学校档案部门应该改变传统工作方式，面向全校，面向社会，开放式办档，定期公布开放目录，建立多种快捷的检索方式，尽量采用先进的档案信息处理系统，跟上现代化管理的步伐，高校档案工作者通过各种形式的收集、整理、建档等工作，开拓新的利用渠道，是为了实现档案的价值，也是为了正式自己存在的重要性，了解利用档案解决了哪些问题，哪些问题尚未解决，档案利用工作的重点是什么等等，只有对这些反馈信息加强收集，认真分析研究，才能不断促进档案率利用的提高。

三、遵循档案管理形式的规律，实行档案工作标准化管理

档案的形成有其规律性，因此，档案管理人员在档案的收集、整理、立卷、归档过程中都必须遵循档案形成的规律性，随着《中华人民共和国标准化法》的颁布实施及国家档案局《档案工作标准体系》的发布，高等学校档案工作必须实施标准化管理，而高校档案工作标准化应有档案工作基础性标准，组织标准，程序标准，技术标准，档案设施和现代化建设的技术标准，高等学校主管部门在档案领域内，与档案或标准化管理部门共同商讨，对高等学校档案事业的发展和业务工作方面的概念、原则、质量、方法、设施等制定科学统一的规划并予以实施的全过程，也是档案工作克服各自为政，各行其是的局面，为科学和现代化管理打好基础的全过程。

四、要提高高校档案工作人员的素质

高校不同于国家机关，也不同于企业的生产经营活动。高校的中心工作是人才培养，教学、教研是核心，学校的管理工作要保证和服从于中心工作，因此，高校的档案工作也就应该有自身的重点和特色，因此必须提高高校档案工作人员的素质，档案人员既要具有全面系统的基础知识和善于运用的管理经验，一专多能，承担起现代档案工作的职责，档案人员应是一个包含各方面专家和学者以及技术人员的多种知识结构，多层次的队伍，从而适应新形势下工作的需要。

五、加大经费投入，强化高校档案基础设施建设

高校应加大对档案工作经费的投入，保证档案经费和档案专项经费足额到位，配备微机室、档案库房、打印机、扫描仪、刻录机及防磁声像柜等设备，保证档案现代化管理的需要，拓展业务，探求档案管理新路，近年来，新型档案载体如化学薄膜、缩微胶片等已经进入实用阶段，其在搞笑的发展也是势在必行，一方面要开展新载体档案管理方法研究，才去相应措施，创造一定条件，拓展档案管理的技术范围，另一方面，高校自身的改革不断深化，出现了许多前所未有的办学新模式，出现了适应市场经济的许多新事物、新问题，出现了许多管理新动向，新内容，对学校长远发展具有十分重要的历史意义和现实意义，可见，业务范围的拓宽亦势在必行，另外，多媒体技术和信息高速工作灯信息技术对档案事业也将产生深远的影响，所以档案业务的拓宽，就不仅仅是范围的，而是技术的、手段的、系统的全面拓宽。

随着时代的发展，改革的深入，高校档案管理工作一定要与时俱进，我们应该从高校档案的收集整理，分类、提高利用率入手，切实提高档案工作人员的素质，加强高校档案基础设施等全面建设，对档案工作进行科学化管理，推动档案工作不断创新，更好地为国家高等教育和经济建设服务。