高职院校档案管理常见的问题与对策分析

刘蓓蕾

[摘 要]高职院校的档案能够真实、全面地反映院校的办校历史、学生的学习经历、以及学生在校的综合表现，院校档案同时也是促进院校发展与加强院校管理的重要手段，也是院校领导决策的参谋。本文针对当前高职院校档案管理常见问题，提出几点改进对策与方案，对高职院校学生档案管理工作改革具有一定的借鉴意义。

[关键词]高职院校；档案管理；优化改革

高校档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，记录院校发展历史与管理经验。目前，我国的高校档案管理工作现状不容乐观，还存在较多的问题需要及解决，例如档案管理不规范、缺乏档案管理重视、管理手段陈旧等。下文主要探讨高职院校档案管理常见问题和对策分析。

一、高职院校档案管理工作中常见的问题

当前我国高职院校档案管理工作问题主要表现在以下几个方面：

（一）缺乏档案管理意识、现行档案管理制度不完善

学生档案是学校档案的一个分支，但我国大部分的高职院校都将管理工作的重点放在了教学和科研方面，对于学生档案工作的重要性并未认识到位，进而忽略相关档案的管理工作。

我国大部分的高职院校档案管理制度不完善，主要表现在：没有配备专职人员进行档案管理；并未制定详细的档案管理计划和岗位职责；档案管理机制不健全，导致档案管理程序简化，不规范，档案利用低，档案管理成效差[1]。

（二）对档案管理投入不足

加强对档案管理的投入，是实现档案现代化、信息化建设的前提条件。近年来，我国不少的高职院校加大了教学等方面的投入，校园规模得以扩张，校园设施也逐渐完成。但院校档案管理工作方面的投入与院校发展成反比，档案管理工作手段和模式还是使用原先的人工登记和管理方式[2]。

（三）档案管理者职业素质水平低

当前我国不少的高职院校档案管理人员多为兼职，例如教师同时又是档案管理工作者，由于教师对档案管理专业知识不精通、知识结构不合理，管理水平相应的降低[3]。此外，我国高职院校的档案管理工作人员中，还存在管理技能不强、工作责任感缺乏等问题，其专业技能水平与职业素质水平都还有待提高。

（四）档案管理方式手段落后

我国的高职院校档案管理工作手段和模式还是使用原先的人工登记和管理方式，难以实现现代化的管理需求。校园网络、校园数据库系统等大量现代信息技术广泛应用，却并未应用到高职院校档案管理工作中。虽然有部分院校虽创建档计算机档案信息数据库，却运用在简单的数据统计，较高水平的数字化管理应用较少。

二、改进高职院校档案管理工作的办法

从上文的论述中我们不难看出，高职院校的档案管理工作实践中还有许多需要改进的地方，需要引起学校领导和档案管理部门的重视。高职院校领导应当意识到档案管理现代化的重要性，通过各方面完善进行学校档案的规范化管理，推动学校管理事业的进步与发展。

（一）增强档案管理的重视程度，健全档案管理制度

随着教育事业规模的不断扩大，高职院校的不断发展，档案管理涉及的内容也在持续增加，档案管理工作量也不断增加，如何有效管理并运用院校档案是高职院校管理者需要重视的一项问题。院校领导作为学校教育事业的领导者，应当根据档案法及当前高职院校的教育改革、毕业生就业工作的形势和实际情况，提出明确的档案管理目标，，重视院校的档案管理工作。

为确保院校档案管理工作的有序开展，需要构建科学、合理的档案管理工作制度，并有效落实制度。在制度中明确管理职责，工作任务要进行细化，责任到人，档案理工作中实行量化考核，充分调动档案管理人员的工作积极性、创造性和能动性，自觉地去履行岗位职责。采取实际行动推进档案管理工作制度化和规范化。

（二）加大对档案管理现代化的投入

高职院校的档案管理改革工作的完成需要足够的资金投入来支持，有了足够的资金才能有能力购买现代化的管理设备，满足院校档案管理提供基本条件。一方面，高职院校领导应当了解档案管理工作目标、目的和内容，根据院校实际档案管理规模，进行经费预算，并将所有经费的投入全部用以设备的更新与技术的更新。另一方面，消除档案管理人员身兼多职的现象，聘用专业的档案管理人员。加大对档案管理人员进行现代化管理技术培训的投入，提高档案管理人员的职业素质水平。

（三）优化院校档案管理队伍素质

高职院校的档案管理队伍素质直接影响到管理质量，针对高职院校档案管理队伍职业素质不高的现象，院校可以采取以下几点措施进行管理队伍的优化：对档案管理队伍进行档案管理现代化理念和现代化管理知识的宣传，提高档案管理人员的现代化意识，锻炼信息化管理技能，；分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训；经常性的组织学校档案管理人员开展实地操作，使其熟练各项档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等操作。

（四）改变旧式档案管理手段

首先，改变旧式档案管理手段的前提是：购买现代化的档案管理相关硬件设施和基础建设；其次，针对还在沿用原先的人工登记和管理方式的现象，应当倡导档案管理从纸质化管理向数字化管理的转变；最后，有效运用现代化网络技术，推进档案手动检索向自动化检索转变，提高档案管理质量。

三、结束语

总之，高职院校档案管理工作较为复杂，但其对高职院校的教学管理工作、管理经验借鉴等方面影响深远，要意识到档案管理工作的重要性，引用先进管理技术，以提高档案管理成效。

参考文献：

[1]鲍玮.浅谈高职院校的教学档案管理[J].中国科教创新导刊，2010，（29）：233.

[2]王述刚.简析高职院校学生档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2010，（21）114.[3]吴英.高职院校档案服务创新的思考[J].科技信息，2010，（31）：190.