浅议如何有效发挥档案馆的社会功能

张磊

[摘 要]时代的发展要求档案馆的功能实现不仅仅局限于对档案资料的收集、保存和单位内部使用等，而且要面向全社会，为社会的发展发挥更大的作用，从而为社会的发展提供重要的资源保障，而如何使档案馆能够有效发挥其社会功能是档案工作者需要思考的问题。本文正是基于这样的考量，从优化馆藏资源、档案馆信息化建设、加强相关人才培养以及增强社会档案意识等几个方面讨论发挥档案馆社会功能的途径。

[关键词]档案馆；社会功能；途径

前言

档案馆的传统功能有档案收集、档案保存以及档案内部利用等，而随着社会和经济的发展，信息化社会正在逐渐实现，社会各行业各领域对档案信息的服务功能需求越来越大，因此就要求当下档案馆应当面向全社会，为社会中各个领域提供重要的信息资源，但当前我国大多数的档案馆无论是馆藏资源、硬件设施还是档案管理都还停留在传统档案管理的阶段，除此之外，社会上对档案资源的意识也较为淡薄，这些客观存在的原因严重影响了档案馆社会功能的实现，因此必须采取有效措施，寻求多种途径，使当前档案馆在经济和社会的发展中发挥其应有的作用。

1.优化馆藏资源

当前档案馆的馆藏资源虽说已经达到了一定量上的积累，然而由于管理方式较为落后，导致馆藏资源的质量不高，很大数量的档案资源的利用价值并不大，甚至由于可查考性低下而无任何利用价值，使得档案馆在服务社会时功能大打折扣，因此，要有效发挥档案馆的社会功能，就要优化档案馆的馆藏资源，一方面给档案馆“瘦身”，将失去查考性以及无保存价值的馆藏档案及时清理，避免其占据馆藏空间，并防止这些无用的资源被误用带来不良的后果；另一方面不断收集新的档案资料，拓宽档案收集的渠道，提高工作效率，同时做好档案进馆时的质量鉴定和把关，严禁质量差的资料混入，优先收集专业性强、有特色的档案资料，通过不断的“吐故纳新”和科学的编排目录，使馆藏资料更加丰富、更符合当前的发展形势，同时结构更加合理，馆藏资源利用更高效，以为社会各领域提供可持续性的服务。

2.档案馆信息化建设

2.1档案资料数字化

将原本的纸质档案资料进行数字化处理，如采用电子扫描技术、微缩技术、多媒体技术等将纸质的档案转化为电子资料，并储存在档案馆的专用光盘等介质中，这样不仅可节省大量的馆藏空间，而且使得档案资料以图、文、声音、影像等多种方式存在，丰富了档案的使用性能。

2.2档案资料网络化

通过对档案馆网站的建设，促进地区档案馆馆际间的合作和交流，有利于建成地区化的档案馆集群，档案使用人无论是登陆哪个档案馆的网站均可使用各个档案馆的资料，在对档案资料的使用上，使用人员可在任何地理位置登陆网站进行资料的检索，通过在档案馆申请或购买的权限进行资料的在线使用，并可通过下载到本地电脑进行离线使用，因此极大地提高了档案资料的使用效率，而且不担心资料文本原件的损坏和丢失。

3.加强相关人才队伍建设

要有效发挥档案馆的社会功能，就要提升档案馆的服务质量，而随着档案馆信息化建设的不断开展，虽然档案管理自动化程度越来越高，需要人为手工操作的工作越来越少，然而这非但不会降低人的作用，反而对人才的业务技能有了更高的要求，档案管理人员不但要熟练掌握传统档案管理方面的知识和技能，而且要对信息化档案管理所必须的计算机技术、网络技术、数据库技术、多媒体技术等熟练掌握，以便为社会提供更好的服务。对人才的培养要分两个方面：

第一，要提高档案管理人员的社会责任心。要达到这一的目的，首先可通过制定严明的工作制度来约束相关人员的行为，同时辅以科学的奖惩机制，最大限度的发挥工作人员的主观能动性，使其以饱满的热情投入到档案社会服务工作中去；其次要通过持续不断的思想教育，提高相关人员的思想觉悟，逐渐形成良好的责任心。

第二，要提高档案管理人员的业务技能，首先，档案馆可通过建立合理的人才引进机制，拓宽渠道吸引更多优秀的人才加入到档案馆社会化工作中来，为档案馆的日常管理输入新鲜血液，这样也有利于提高既有工作人员的竞争意识，从而促使其不断提升自身的业务能力；其次，对现有的档案管理人员要采取各种形式的继续教育，使其业务能力始终与档案馆的建设相适应，为发挥档案馆的社会功能提供基础保障。

4.做好社会宣传

档案馆社会功能的实现，档案馆自身的建设是一方面，同时社会的认知度也是极为重要的一环，因此，加强档案宣传工作，提高社会各行业、各领域的档案意识是各项工作的重中之重。由于当前社会大众对档案的功能和使用方式都知之甚少，加之对档案馆和图书馆功能的区分较模糊，造成很多档案馆的社会服务功能无法发挥。鉴于此，档案馆应当将档案的社会宣传作为档案社会化工作的一部分，通过宣传使社会大众了解档案的功能和如何科学利用档案资源。实际工作中，可通过举办专题讲座、展览会、创办刊物、报纸等媒体宣传方式向社会展示档案馆的功能所在，同时对一些社会上利用档案馆资源的成功案例进行宣传，从而使公众对档案资源有一个全新的认识，提高其利用档案资源的积极性。只有做好社会宣传，使社会接受档案馆并积极利用档案馆的资源，才能使档案馆的社会服务工作有的放矢。

结束语

综上所述，档案作为一种重要的信息资源，在我国的经济建设、科学研究、教育、宣传、历史考证等诸多方面都具有极大的参考价值，而随着信息社会的到来，档案馆的作用越来越重大，因此档案馆必须要根据当前的现实情况，从优化馆藏资源、促进档案资料数字化建设、培养合格的档案管理人员以及做好社会宣传等几个方面不断强化自身的社会服务水平，以充分发挥其社会服务功能，为国家的发展发挥应有的作用。

参考文献：

[1]吴文革.论档案馆社会功能的拓展.《大学图书情报学刊》，2008.

[2]陈红.论档案馆社会功能和实际效益的实现.《山西档案》，2005.