电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨

孙万彤

[摘 要]随着科学技术的快速发展，电子商务档案逐渐得到了广泛的应用，对于促进我国经济建设的发展发挥了重要的作用。与传统的纸质档案相比，电子商务档案具有很大的优势，在工作效率上有了很大的提升，并且在管理和利用方面更加便捷。随着电子商务的快速发展，电子商务档案的管理逐渐向智能化方向转变，在信息存储、检索和应用方面可以体现出智能化的发展趋势。文章对于电子商务档案的特点以及智能化的发展趋势进行了分析，对于促进我国经济建设的发展具有重要的意义。

[关键词]电子商务；管理档案；智能化

在市场经济快速发展的时代，传统的纸质档案管理方式已经无法适应当前的工作需求，所以在科学技术的推动下电子商务档案应运而生，对于档案的管理提高了效率和质量，为工作的开展创造了有利的条件。电子商务档案主要是在电子商务活动过程中形成的具有保存价值的资料记载，其中记录了大部分的交易信息、往来文件、支付账单以及产品的资料等信息，为电子商务活动的开展提供了有利的条件。面对众多的电子商务档案，需要在信息存储、检索以及应用方面提高利用的效率，所以智能化是其主要的发展趋势，也是适当时代发展的必然趋势。

1.电子商务档案的特点

1.1虚拟性

虚拟性是电子商务档案的主要特点，这主要是由于电子商务的交易特点决定的。因为在进行电子商务交易的过程中，其整个流程都是在网络中发生的，从产品信息的查询、采购到产品的推广，直到最终的交易完成，一系列的过程都是在网上完成。此外对于产品的相关信息，比如说明书、售后咨询以及与产品有关的其他内容也都是以网络的形式来实现的。而对于电子商务交易的整个过程进行的档案管理工作，是与电子商务交易过程相适应的网络活动，具有较强的虚拟性。

1.2复杂性

电子商务档案的相关信息是以数据的形式存储在存储介质上，其是通过数据编码的形式而存在的，无法通过手工来操作，也无法直接用肉眼来识别，只有通过计算机操作才能够将其转换成可以为肉眼识别的信息记录。在科学技术快速发展的时代，对于档案信息的传输协议、连接方式以及存储形式等不断的变化，具有多样性的特点，所以在客观上导致了电子商务档案信息具有复杂性的特点。

1.3集成性

相对于纸质档案而言，电子商务档案在信息的集成性方面具有很大的优势。因为电子商务档案信息存储的特点，使得同一份档案信息中可以包含文字、数据、视频、图片等各种形式的内容，对于电子商务交易的整个过程可以详细的记录下来，充分的体现出全面性、客观性的特点，所以具有很高的集成性。

2.电子商务档案的智能化发展趋势

2.1信息存储的智能化趋势

电子商务档案依存于计算机的存储系统，电子商务档案存储的智能化需求需由计算机系统的软件和硬件两部分来完成。所谓“智能存储”，是指将计算机的部分运算和控制功能下放到存储设备本身，使存储设备除完成数据存储功能外，还能完成一定的运算和控制功能，使得存储系统本身即可进行存储管理，也就是说，“智能存储”使得计算机存储系统本身具备一定的智能特征。智能化的存储管理系统通常能够实现对存储资源的“透明”式访问，同时还要具备对存储资源的虚拟化和统一管理、分级存储管理、数据备份、数据保护、存储访问安全控制、存储设备安全预警和数据主动迁移等主要功能。

2.2信息检索的智能化趋势

电子商务档案信息智能化检索是历史发展的必然结果。随着计算机智能技术的发展，尤其是图情信息智能检索的最新成果，为电子商务档案信息检索的智能化发展注人了新的活力。所谓“智能检索”，就是以文献和检索词的相关度为基础，综合考查文献的重要性等指标，对检索结果进行排序，以提供更高的检索效率。智能检索的结果排序同时考虑相关性和重要性，相关性采用各字段加权混合索引，相关性分析更准确，重要性指通过对文献来源权威性分析和引用关系分析等实现对文献质量的评价，这样的结果排序更加准确，更能将与用户愿望最相关的文献排到最前面，提高检索效率。

2.3应用的智能化趋势

电子商务档案不仅对于产品的交易的过程提供信息支持，同样在商情预测、营销策划以及客户关系管理方面具有较强的优势，并且逐渐成为电子档案管理应用的主要方向。通过电子商务档案的研究，可以对商务活动进行系统的管理，促进其更加快速的发展。通过客户关系管理系统，企业可以达到加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、提升企业管理能力、提高企业利润水平等目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用；智能化的数据库技术是所有其他技术的基础；智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销策略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间；借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。

3.结束语

在信息化高速发展的时代，电子商务已经得到了广泛的应用，相应的电子商务档案管理工作也发生了很大的变化，对于电子商务的发展起到了重要的推动作用。在电子商务档案管理工作中，相对于传统的纸质档案管理，具有较高的工作效率，对于信息的处理也具有较高的科学性。智能化是我国电子商务发展的主要趋势，而电子商务档案管理也在逐渐向智能化方向发展，在信息的存储、检索和应用方面逐渐得到了体现，对于促进我国经济建设的发展具有重要的意义。

参考文献：

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[2]王玲.智能客户关系管理发展趋势研究[J].管理科学文摘，2007（2）.