办公自动化环境下电子文件保密管理的思考

周小芳

文件安全保密工作设计到很多方面，是在进行办公自动化的一项重要工作，虽然办公自动化提供了很多的方便，但是也存在很多的问题，该文就文件的保密管理问题进行探讨，提出一些方法，加强对文件的管理。

一、概述

办公自动化也称之为OA系统，是各个单位中用的最多的一个系统，一般来说，办公自动化可以提高工作效率，方便人们的办公，它是利用相关计算机技术来代替很多认为的业务操作，比如说发邮件和传文件等等。有了OA办公系统的融入，能够优质高效的去处理日常的办公行为，提高了办事效率，减少了很多业务流程。在对OA使用过程中，主要的目的就是利用最现代化的办公系统来完成事物的处理，构成人机交互系统，提高办公质量和效率。

而电子文件在整个办公系统中是用的最为频繁，电子文件通常都是依赖于计算机等数字通讯手段来进行传送的，从这个方面来看的话，电子文件的保密工作就非常重要了，在单位内部网中进行传递的文件有可能是非常重要的文件，一旦泄露出去肯定是不好的，特别是在当前信息化社会，信息的传递速度无法想象，所以关于办公环境下的电子文件保密管理确实是值得思考的事情。

二、当前办公自动化电子文件管理存在的问题

对电子文件的重视程度不够。很多单位在进行办公自动化的同时对电子文件的管理重视程度不够，大部分电子文件仅仅上传到办公网就完成了，对于后续的管理基本没有，这些电子文件在网络上存在非常大的安全隐患，如若不引起重视，一旦被破坏分子侵入，后果不堪设想。在对于电子文件的发布和管理的过程中，很多单位只管上传和发布，至于后续文件在哪里，到了什么地方一律都不管，这样的管理显然是松懈的，迟早都会产生问题，我们应该对电子文件引起足够的重视，让这些电子文件有始有终，做到精确管理。

办公自动化系统本身存在问题。电子文件在整个办公系统中运行，不管如何管理和重视，都是基于在办公自动化这个系统下的内容，而当前很多办公自动化系统都存在安全泄露的问题，比如在进行用户名和密码输入的时候，系统并没没有对这些字段进行加密，导致破坏者可以趁虚而入，另外在进入到系统中数据库的加密也没有，这些都是系统的漏洞。我们必须加强对系统的管理，在进行前期设计和实现的时候做好这些端口的维护，保证办公系统的安全，这样在里面进行电子文件的传输和上传的时候就能够确保文件的安全性传输。

外界因素的影响。外界因素的影响包括多个方面，诸如病毒、设备、网络等等因素，这些因素其实所占的比例还是比较大的，因为办公系统是需要维护的。比如我们在进行设备的维护的时候，从外界带入病毒进入系统，从而导致电子文件的不安全。而且当前社会是个网络化的社会，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第547期2014年第15期-----转载须注名来源任何时候都离不开网络，而网络上存在大量不确定因素，很多时候可能造成文件的泄密，况且我们国家对互联网的管理和重视都不够，必然会影响到电子文件的安全，所以外界因素的影响也是在当前社会环境下对电子文件的威胁之一。

三、加强电子文件保密管理的措施

（1）营造一个良好的保密环境

有一个良好的环境是非常重要的，计算机环境能够影响到系统中很多文件的隐秘性，如果系统环境不好，势必对文件也会产生影响，况且计算机系统是一个开放性和不稳定性的系统，这样给电子文件的保密管理设置了障碍，所以要想电子文件安全，首要解决的问题就是加强计算机系统的安全，通过最大限度的努力保障计算机系统的安全，这样才能给电子文件一个安全的地方和环境。另外对于电子文件本身我们可以改变存储方式，目前大部分都是以分散存储为主，这样的方式如果出现问题，电子文件都会丢失，而且网络方面也会出现问题，我们可以改成无盘工作站方式。通过运用无盘工作站和终端虚拟化，实现电子文件集中存储、程序安装统一定制推送，撤销机内硬盘设备，实现所有终端统一“桌面”。采用这种存贮方式，既便利信息使用，又实现安全保密，有效解决了个人私自留存违规输出电子文件问题。

严格使用权限和控制流程。权限主要是很对使用文件的人，为了保护文件，要严格控制使用权限，根据每个用户的身份要设置其访问权限，不能任何一个人都允许去打开电子文件，那样太自由操作了反而不好，不具备使用权限的用户一律不能进入操作。还可以设置密码进行加密保护，对生成的电子信息加注电子标签，对存储的电子信息进行密码处理，实现非法攻不进、越权看不见、违规取不走。

要严格控制流程，加强过程控制管理，构建集中存储平台，建立电子“保密室”，强制对电子文件实施集中存储，逐步实现个人不留、终端不存，全程监控制作生成、流转使用、存储共享和删除销毁等环节，适时掌握电子文件流转过程。要限定传输权限。采取思想教育引导、技术手段管控、法规纪律约束等相结合的思路办法，对不同用户传输电子文件的权限做出限定，明确操作权限，消除电子文件传输的随意性。

明确各个部门之间的分工合作。电子文档内容安全管理涉及硬件建设，软件开发，以及体制机制等方面都需要电子信息，网络管理，安全等部门的协作能力，你需要资金，设备等部门的大力支持，单靠哪一个部门能做不好，要统一领导，分工协作，齐抓共管。保密部门要认真履行安全和电子文件管理规划指导工作的保密性，积极发挥参谋助手作用；安全技术检验部门应组织的安全部门的指导下，切实承担起安全和电子文件的技术检验，检测，应急评估和认证职责相关产品的保密性。在电子文件管理，只有一个共同的责任，没有任何好处部门，各安全性和保密性的业务部门承担他们的工作，分工合作。

电子文件的保密是非常重要的一项工作，特别是在当前信息化发展社会，信息传播的非常快，更加显示出电子文件的安全问题，希望能够通过此文帮助到相关人员，特别是做电子文件归档或者管理的人员。

（作者单位：中国核动力研究设计院）