企业应用系统人性化

温宁宁

随着信息产业的不断发展，各类管理系统广泛应用于企业生产、经营、安全管理等各方面，为企业发展提供了有力的技术支持，已成为企业信息化建设的一个重要组成部分。该文从分析现今一些应用系统存在的问题入手，结合工作实际，阐述了好的应用系统应具有的特性，以及应用系统人性化设计的重要性。

当今社会的高度信息化、数字化，使得各类应用系统成为企业管理不可或缺的一部分，并且发挥着重要的作用，推进企业管理的信息化建设进程。

企业使用各类管理应用系统的目的是通过高效的信息处理技术为企业服务，旨在帮助使用者提高工作效率。应用系统不应只是计算机语言代码堆码而成的程序架构，而应是一个“有血有肉”的“活”的有机体，能够与使用者“对话”、“交流”。而现今部分应用系统存在一些共性问题：

功能性差。系统庞大、功能涵盖广，部分功能使用率低、甚至长期不被使用；功能分类布局不合理。菜单设置功能性差或层级多，不便查找所需相关功能；可操作性差。具体业务操作界面复杂、不直观，输入、选择性项目罗列过多，既不实用，而且增加页面负担、影响视觉效果、增加操作难度；错误提示信息或帮助信息不明确。言之无物、不具针对性，或是语言专业性强、不易理解，起不到提示或帮助作用。

由于工作分工不同，每个应用系统的使用群体不尽相同。只有那些与工作和职业习惯契合度高的应用系统适用性才越强，使用起来才更得心应手，才能真正提高办公效率。

例如使用较为广泛的人力资源管理系统，虽因开发商和具体客户需求的不同，版本众多，界面设计和操作上也不尽相同，但基本功能大体相似。一般都包括人事、薪资、考核、培训以及相应的查询和统计等功能。同样是实现相似的功能，不同系统的实用性却差别甚大。有的系统用起来得心应手，有的用起来却相当蹩脚。一套好的应用系统应该是使用者的得力助手，而不是增加他们的使用负担，应该不仅能够使数据准确性高、信息保存完整，而且方便查询和统计分析，大大提高工作效率和质量。

使用者对基础信息和数据进行维护，为系统运行的准确性提供前提保证，而系统也应最大限度地解放使用者的大脑，为使用者提供及时的信息反馈。就拿最基本的工资核算业务来说，月岗位工资数据变化很大程度上是由于晋档原因，对于系统使用者来说应该只需要维护好上次晋档日期这一基数数据，系统则应智能地在每次工资运算前对当月需晋档人员进行筛选。

再如一些劳动合同续签日期或是退休日期等信息，都具有一定的时限性，提醒功能在这些业务处理中同样起到重要的作用，应该选择合理的时间提前量，并在提醒日期到来时，以邮件或是提示信息的方式告之，辅助工作人员，降低业务疏漏的机率。

然而这些看似最人性化、最基本的功能在一些设计精良、功能庞大的系统中却往往没有，使用者的整个使用过程都在迎合设计者的思路，按照设计者的使用构想去操作系统，其中不免有与工作实际脱节的现象。

也有一些应用系统操作流程繁琐，对于本来工作流程明晰、操作者驾轻就熟的业务，用系统实现起来却很是麻烦，徒增使用者的工作负担，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第547期2014年第15期-----转载须注名来源只是为了用系统去完成操作而使用系统，何谈效率。能在一个界面或通过一个系统完成的工作程序，不要安排在多个界面或多个系统之间往复切换，既不便于操作也会增加错误机率。

使用者需要的不是一个看似功能强大、无所不能的系统，而是一个能切实满足工作需求的、实用的人性化系统。这就要求企业的应用系统在重视系统功能的全面性、开发技术的先进性的同时，更要注重系统在使用上的性能，最大限度地满足使用者的需求。

尽管由于系统使用者业务能力、工作习惯、计算机操作熟练程度的不同，使其对于系统功能的需求、系统性能的判定不尽相同。但一般说来，普遍认为良好的系统具有如下特性：

好的视觉效果。人机界面舒适、友好，结构布局科学、合理，减少操作者的视觉疲劳。切忌操作屏幕使人眼花缭乱，其实简单的界面同样能彰显强大的功能。操作者经常使用的功能在系统中要直观、易于找到，方便用户根据业务操作习惯设置功能收藏，使功能一目了然。藏得很深的功能不容易被发现，使用率也会大大降低。

易学习性。操作或处理的错误提示信息要明确，无需过多的参考使用说明书和参加培训。具有良好的帮助系统。

易操作性。易操作的系统让用户可以很容易上手使用，带来流畅自然的操作感受。数据输入快捷，合理的默认值和可选项的预先设定，避免了过多的手工操作。操作执行的过程和结果要有反馈，操作提示易于理解。

功能精炼。太多的功能，可能使操作者无所适从。功能要与工作实际保持较高的契合度。系统各项功能应处于高利用率，利用率低、甚至无人问津的功能无疑是整个系统设计的败笔。当然核心业务的处理能力不够也会使用户的满意度下降，要合理地规划和平衡易用性与功能性。功能越多并不代表系统越强大。

现代企业离不开信息化管理，只能人性化的应用系统更能助力企业管理，加速企业管理的现代化进程。

（作者单位：中国石油天然气股份有限公司辽阳石化分公司总经理办公室）