关于医院信息管理部门职能和建设的几点思考

2014-10-30马新江张合明王雪娟

中国科技纵横 2014年18期

关键词：信息管理科室部门

马新江张合明王雪娟

(滨州医学院附属医院,山东滨州 256603)

关于医院信息管理部门职能和建设的几点思考

马新江张合明王雪娟

(滨州医学院附属医院,山东滨州 256603)

文章提出应该如何正确认识信息管理部门在医院现代化发展中的作用。通过完善组织建设、加强人员培训、建立内部制度、促进团队合作和项目组管理,保障了医院信息化的健康、快速发展。

医院信息化信息管理部门

The paper brings up how to correctly understand the function of information department in the hospital modern development. Through perfecting organization construction, strengthening employees training, building inner regulations, promoting teamwork and project management, we have ensured the healthy and fast development of the hospital information.

Hospital Information Information Department

我院信息管理最初归财务科管理,后来单独成立中心微机室,属于业务(医技)科室,有点不伦不类。再后来,随着业务的拓展,部门人员增至16人,业务系统达到60余个,服务器数量达到70余台,网络交换机130余台,信息点数2000余个,内外网客户端包括PC机和PDA总数达到2000余台,全院信息化建设累计投资已达7000万元以上,信息系统成为医院日常工作运行的神经中枢。医院信息管理部门先后更名为中心微机室、网络管理中心、信息管理中心、信息管理部,部门名称的变迁反映了信息管理部门已经成为医院重要职能部门,现就其职能和建设谈几点看法。

1 信息管理部门的职能

1.1 医院信息化建设的主力军

现代医院开展信息化建设,不仅仅是想通过IT的数据处理、收集、存储优势来提高医院的整体管理效率,更重要的是想凭借信息化的全面实施,优化医疗流程和管理流程,从而再造医院的管理模式和业务流程。信息管理部门一方面要保证已有子系统、服务器和通讯设备的正常运转,还要协助医院个职能部门优化管理流程,加强员工培训,保证新系统上线和。

1.2 对医院信息化建设起到决策支持作用

信息管理部门要根据医院的总体发展要求,制定医院信息化的总体规范和发展方案,制定与信息化建设有关的各项规章制度,规范医院信息化的项目实施和运行。所以,信息管理部门必须当好医院领导的助手和参谋,从信息化建设本身的规律和特点出发,做好医院的信息化的有关决策和运筹。

1.3 信息化建设的桥梁和纽带

医院信息化建设是一个复杂长期的过程,从需求调研、厂家考察、项目实施、系统运行、系统维护等全部阶段,都离不开信息管理部门的参与和协助,作为熟悉医院工作流程、管理需要,又精通信息技术的医院管理部门,毫无疑问,信息管理部门无疑成为应用部门、医院领导、IT公司三者的桥梁和纽带。如何确保医院的管理需求得到满足,又要做好需求管理避免因需求泛滥而拖垮项目,信息管理部门承扮演者极为重要角色。

2 信息管理部门的建设

2.1 健全组织结构

为加强对医院信息化建设工作的管理、组织、协调、监督,提高全院信息化意识,加强全院信息化管理,有必要在医院层级设立信息管理委员会,在各应用部门设立信息联络员形成信息管理委员会、信息管理部、信息联络员三级管理机制。

2.2 完善人员构成

为适应医院信息化向临床、决策支持的转变,科室先后引进了热爱计算机技术的临床本科人员一名、护理本科一名、医学管理本科一名、药学本科一名。这批专业人员首先在信息管理部进行为期3-6个月的计算机技术培训,然后再随各个临床信息项目进入临床科室,成为沟通应用科室与信息管理部门的桥梁和助手。

2.3 强化人员培训

信息技术具有更新换代快,发展迅速的特点,医院的信息部门负责人应该每年至少参加2-3次参加全国、区域和本省等各类医院信息会议,了解医院信息化建设的最新发展,其他医院信息管理的成功经验。科室的业务骨干也应该每年争取参加软硬件厂家技术培训1-2次,熟悉医院应用中的最新IT技术。

2.4 建立内部规章制度

信息管理部门必须建立起一整套部门内部的管理制度,其中包括日常管理方面,如电话接听制度、夜班制度、绩效评价制度、功能更新制度、人员分工制度、系统更新制度等;技术安全方面,如中心机房管理制度、电子数据查询制度、病毒检测日志登记制度、内网接入认证制度、用户管理制度等。只有建立起完善的管理制度,才能保证全院信息系统的稳定、安全、高效运转,才能保证医院各项秩序井然有条。为了对科室人员绩效进行准确考核,科室根据自身业务特点开发了信息管理部工作量统计考核系统,根据各业务子系统特点,拟定不同权重,科学统计每个工作人员的工作量,并与奖金发放挂钩,极大地调动了工作人员的积极性。

2.5 建立团队合作

医院信息化建是一个整体,各部分之间相互联系、相互影响,没有对系统框架的整体认识,就无法快速确定故障范围、瓶颈所在。数字化医院建设必须调动起每个成员的积极性,发挥团队精神。首先,信息管理部门内部要具有强大的凝聚力,内部人员做到即有分工又有合作。另外,信息管理部门在系统实施前一定要做好调研,争取医务处、护理部、药学部、院办、国资处,甚至宣传部门的大力支持。只有科室内部拧成一股绳,与各职能部门结成共同利益体,信息化系统的实施才能顺利,才能真正发挥其效益。

2.6 实行项目组管理

重大项目实施时要设立专门的项目组,成员由医院信息部、应用科室科和软件公司等组成,负责需求调查、流程制定和具体实施等工作,确保项目成功实施。在对某些涉及多部门、周期长的项目,应该积极争取医院激励政策,如某院在实施新版电子病历系统时,为缩短新旧电子病历系统并行时间,对使用新电子病历系统的科室,每写一份病历奖励科室20元,加快了新版电子病历的推行。