基于工作过程的高校辅导员矩阵式管理模式探讨

詹志灵

（漳州职业技术学院 经济管理系，福建 漳州 363000）

“辅导员是高校教师队伍的重要组成部分，是大学生思想政治教育工作的骨干力量，是大学生健康成长的指导者、引路人和知心朋友，为培养社会主义合格建设者和可靠接班人，为维护高校和社会的稳定作出了重要的贡献，是保证高等教育事业持续健康发展不可或缺的重要力量。”[1]对于如何建设、提升，并使这一支特殊的队伍有效发挥其在高校工作中各方面的作用，已成为长期以来高校管理者思考的重要问题，各种先进理念被导入、被尝试、被推广，形成丰繁多元、各具特色的管理模式。但是，在众多的模式的建设、实施中，高校辅导员工作的实际情况常常被忽视，辅导员在工作、时间、生活、学习等方面的缺失与短板虽然被发现，但是其根本原因却未被探寻。因此，本文尝试高校辅导员队伍所承受的工作出发，从工作过程的整体流程进行剖析，从而探寻能够适用于实际情况的管理模式，从根本上提升辅导员工作的效率与效果。

一 高校辅导员工作的实际范畴及工作类型梳理

（一）当前高校辅导员工作的实际范畴

高校辅导员即高校思想政治工作辅导员，其基本工作内容就是学生思政工作。在一些设有班主任的高校学工体系中，辅导员与班主任有明确分工。班主任肩负了在思想、生活、学习等方面对学生进行辅导的责任。但是，伴随着高校的发展，越来越多的高校取消了“班主任”团队，而将班主任的职责与辅导员的职责融为一体，全部由辅导员完成。

当前大多数高校中，辅导员承担了大量的工作。从本职工作上来看，辅导员承担着高校学生安全、校园稳定、思政教育等工作，而其工作时间的连续性——学生在校期间的每分每秒，与空间的延展性——在校学生所身处的每个空间，又使其工作的实际范畴具有“无限性”的特征——呈现为学期工作中的每分每秒、每个环节、每个地点。另一方面，又由于高校中“二级管理”的实施或院系两级学工体系的架设，使得辅导员成为了众多院级（校级）职能部门眼中“最直接的一线管理者”——直接面对学生、直接管理学生，这些部分“不约而同”地将职能部门中的工作直接下压到一线的辅导员身上……“在实际工作中，辅导员为了完成各项工作任务，需要把大量的时间和精力放在学生的奖助贷、催缴学费、就业等事务性管理工作上，更多地扮演了‘办事员、勤杂工、保姆或消防队’的角色，不仅要接受学校和院系两级管理，而且凡是涉及学生事务的其他部门几乎都是辅导员的‘领导’”[2]。

透过多方面的了解与整理，高校辅导员的实际工作范畴已经远远高过于最初的设定，其身上所背负的角色，也越来越多元了；“有人把辅导员描绘成‘十大员’，即学生的思政员、教务员、安全员、维修员、住宿员、收费员、活动员、调解员、心理咨询员、文明督导员等。”[3]

（二）当前高校辅导员工作的类型梳理

从高校辅导员对应的工作是多元的，几乎囊括了高校内与大学生相关的各个环节与领域。具体而言，可以分为以下的五类工作。

1.日常事务型。即指对学生的日常管理，包括了校园安全稳定、学生日常考勤，校风、学风建设，以及学生干部队伍的指导与管理、学生宿舍管理、学生奖学金助学金管理、大学生心理健康教育等。

2.思政教育型。即大学生的思想政治教育，包括了大学生的品性教育，以及其院系两级的党建、团建工作，其中也包括了大学生党员发展、培养等工作和思政研究、党建研究、学生工作研究等。

3.专项事务型。即高校内关系大学生学习、生活等方面的专项事务，如学生社团的指导与管理、大学生就业创业服务、青年志愿者活动、校园文化活动、大学生寒暑期社会实践活动等。

4.文本数据型。即在高校发展进程中，由于教育教学、人才培养水平等各类评估、评选工作的实施，以及上级组织对高校各项工作的检查、督查、评选等，常会出现的针对基础数据的采集、更新工作；而这些工作的基础工作多数是由一线的辅导员所完成的。

5.突击工作型。即一些突发性的大型工作，此类工作多数是时间短却又需要大量的人力的任务，大学生群体常常成为此类需求的“最佳人选”。故此类工作往往由辅导员带领所管理的大学生们共同完成。

上述五大类型的工作，组成了高校辅导员每年的工作内容，其中既包括高校辅导员固有的职责工作，又包括了由于学校发展而下压给辅导员的各种事务性的工作。从辅导员工作的角度出发，应在完成了本职的工作的基础上，再完成其他属于额外增加的事务性工作；但是，在现实的工作环境中可以看到，后者所占的比例高、要求严、责任大、时间短，较之于本职工作显得更为“紧急”、更为“重要”。因此，很多高校辅导员的工作时间被非本职工作占据了，陷入了繁琐的事务之中，忽略了最为本质的高校思政工作、学生管理工作。

二 高校辅导员工作体系解决方向的分析研究

在新的环境下，面对着90后的大学生，部分学者及教育家在对辅导员的工作现状、知识现状、心理现状、能力现状进行调研后提出，对辅导员进行“减压”，使辅导员能够专心于大学生的教育与管理，甚至挤出时间来进行自我学习与自我提升。的确，让辅导员从事务性工作中脱身而出，对于推进高校党建、思政等中心工作，推进辅导员队伍建设，提升辅导员工作水平及成效具有重要的意义。但是，从学校工作的整体层面上来看，无论哪一类型的工作，高校辅导员的工作对象都是一致的，即高校大学生，且围绕着“教育育人、管理育人、服务育人”的主线，也都是无法回避的。因此，要解决现有的问题，需要进一步进行思考，在对高校辅导员工作内容充分认知的基础上，通过有效的分析，从而找到解决的方案与方法。

（一）以模式创造效率的必须性

高校本身是一个复杂的社会体系，高校的组织结构中具有一般的组织体系和行政结构。目前高校中最主要的组织结构是科层制，但是科层制组织体系在规模日益扩大的高校中出现了很多问题和弊端，其中就包括了本文所探讨的高校辅导员工作的多元繁琐。除了科层制的管理模式的原因之外，造成高校辅导员工作重压的原因还有两个：一是高校学生工作体系的内在机理以及高校大学生生理、心理现状，决定了安全、稳定、心理健康等事务成为了辅导员的工作；二是由于当前高校“生源即生命线”的核心工作决定了辅导员工作中与大学生职业生涯规划、就业、创业等领域相关的工作的份量的加大。

要给辅导员“减压”有两个解决方向。一种是直接“减压”，即将辅导员的部分工作划归其他部门或增设专门人员处理专门事务。但是，认真分析高校辅导员的各项任务并探寻其关联的部门及领域，可以发现当前高校辅导员所承担工作均与辅导员所管理、服务的大学生相关，难以切除。同时，这种解决方法要增设机构、增加人员、提升经费，与高校的内涵建设、集约建设相悖，也与高校生源减少、竞争增加的大趋势相悖；显然不太切合实际。另一种方法是直接激励，推进辅导员主动完成任务。可以说，很多高校辅导员在任务骤增的初期会以积极的心态去解决问题，完成工作；但是这种热情会由于工作的多元繁琐而消耗，无法持久。

因此，要解决这一个问题，关键在于如何通过管理模式的升级与优化，利用现有的辅导员——现有的人力资源，改变工作处理的环节结构与流程。在这个模式的建设中，要厘清重点，不仅要提升高校辅导员个体的工作效率，还需要从团队建制、部门推进的角度，进一步提升单位时间、单位人力的效能，推进以院系（二级学院）为单位的辅导员组织的效能提升。

（二）以矩阵推进工作的可能性

“矩阵管理”作为一种管理模式，其优势首先体现在节约人力，“根据业界研究成果，应用矩阵式管理模式的企业能比传统企业少用20%的员工”[4]，刘云英在其《矩阵式管理模式探析》谈及矩阵式管理始于1979年，“最早的实践是ABB的前身ASEA，一家瑞典公司”。也谈到了“国内，著名企业春兰空调集团也成功地运用了该模式”[5]。国内外众多企业的成功，让各行各业的研究者关注到矩阵结构的优势，并逐步导入到不同的领域中，研究、实践、总结、提升、推广。

除了节约人力之外，与传统的管理模式相比，矩阵式管理模式还拥有三个明显优点。一是优势整合，在同一个大目标之下，实施细化分工并汇集多样人才；二是高效管理，通过减少管理层次及有效赋权，在简化决策程序、增强决策效率的同时，提升管理效能；三是结构灵活，在矩阵结构中能够以项目为导向进行建制上的扩充，而不必对组织的整体结构做出大调整，适应能力强。

当然，在此时提出以矩阵推进高校辅导员工作并不突兀，因为在上个世纪末就有高校在工作中进行“运用矩阵管理理论创建矩阵式结构组织的尝试”。“1997年，河北职工大学在全国高校中率先实行矩阵式管理，坚持以学校工作‘一盘棋’为原则，以教学为中心，依据‘矩阵式’管理规范，形成了既各自独立，又互相支持、协调匹配的格局”。[6]

矩阵式在校园整体工作的实施能够取得成效，也必然可以在学生工作领域中发挥效能。当前的高校学生工作管理队伍中已取消或逐渐取消了班主任工作，因此就出现了一个辅导员管理多个班级的现象；所带的班级根据各校各院的不同，或者以专业为划分标准，一个辅导员管理同一专业、不同年级的多个班级，或者从年级进行划分，一个辅导员管理同一年级、不同专业的多个班级。在这样的分工之中，每个辅导员都承担着最为直接的一线管理工作；同时，高校辅导员在层级归属上，又由各个学校的二级学院或系的学生工作办公室（学工办）进行管理与指导，必须完成学工办所承接的各项工作任务。从高校辅导员工作的实际情况来看，由于各院系学工办的存在，任何一项的工作都会有“分配”、“汇总”的环节，也存着“学工办——辅导员——班级——辅导员——学工办”的流程；这样的工作方式事实上为矩阵式管理的导入提供了基础。

三 矩阵式管理为主纲的高校辅导员管理模式

矩阵式管理作为高校辅导员管理的核心模式，要发挥其优势整合、高效管理的作用，有效帮助高校从辅导员多元繁琐的工作中解脱出来，并将更多的精力集焦于实际业务工作之上，必须做好以下三个方面的工作。

（一）建立并完善学工办内部的矩阵式分工机制

从学工办所需完成的任务从任务的类型上来看，可以分成日常事务型、思政教育型、专项事务型、文本数据型、突击工作型五种类型；从任务的来源上来看，则可以分成两大类，一类是常规的日常管理工作，另一类则是上级机关布置任务。要推进高校辅导员的矩阵式管理，要以任务认知及完成主体为切入点，建立并完善学工办内部的矩阵式分工机制。

1.要建立辅导员日常班级管理工作与主题专项工作并举的双线制。辅导员既要有效管理其所分配的班级，对学员的学习、工作、生活进行有效的指导，从管理、教育、服务的角度帮助学员成长；又要能够承担其学工办整体工作中的某一专题或专项工作。如下图所示，学工办工作包括了学工办管理、党建团建工作、学生干部队伍（学生会、分团委、自律会、青年志愿者协会等）的管理工作、宿舍管理、大学生就业创业工作、校园文化建设、文体活动、心理健康教育、大学生奖助贷（勤工助学）等多项工作；这些工作多数是剥离于日常班级管理工作之外，需要辅导员来完成。因此，在矩阵式管理中，要在双线制的基础上建立相应的分工机制，即根据学工办实际情况及辅导员带班工作量等进行分工。如学工办主任承担了学工办管理工作和学生会指导，分团委书记承担了分团委各项以及党建、团建的工作，此外有些辅导员承担了一个工作主题，而有些辅导员则承担了两项工作主题。

图1.高校辅导员矩阵式管理双线制说明图

图中为某高职院校系一级学生工作办公室矩阵式分工说明；其中A、B、C代表不同专业；学工办所承接主题工作由于篇幅问题未完全罗列。

2.要建立起辅导员之间分工协作、灵活多变的工作互助制。各辅导员均有相应需要承担的主题工作，如就业创业工作、奖助贷工作、宿舍管理工作等；这些工作主题并不只是针对单一的工作，而是涉及到一个工作领域内的各项具体工作的总和，既包括了整个学年内多次工作的累积，又包括了各年级同一工作的合并。这就要求辅导员队伍中要明确“一个工作主题对应一个负责人”的原则，又要根据不同工作主题、不同阶段工作内容，灵活多变地而组成不同的团队组合，同时辅导员之间进行有效的分工协作，以有效完成工作任务。如就业创业工作，主要就是指与大学生就业创业相关的工作，包括了职业生涯规划、就业教育、就业推荐、创业大赛等工作，其中针对低年级学生而言是以就业创业教育为主，针对高年级学生则围绕着就业核心开展各项工作；承担就业创业工作的辅导员需要在不同的时期，采用不同的方式方法，覆盖了不同的年级，开展相异的活动，也就意味着这位辅导员作为就业创业工作的负责人，要统揽整体工作，制订工作计划、分配工作，更要与其他各年级、各专业的辅导员协同，完成各项工作。

3.建立基于整体工作目标达成的团队激励与分配机制。由于辅导员工作的特殊性，因此在实行日常管理与主题专项工作双线制和工作互助制的同时，要推进团队建设，尤其要建立起基于整体工作目标达成以及团队效益的激励制度与分配制度。有效的激励制度是对团队成员承接工作任务、主导并推进工作任务完成的认可，可以通过会议、交流、给予进修机会、评选评优推荐等方式，让团队成员既获得精神上的鼓励，又得到物质上的奖励。而在团队成员整体理念与执行力不断完善与提升之后，可以建立起兼顾效益与公平的分配制度。

（二）建立并完善基于矩阵式管理的任务流程

在矩阵式管理中，任务完成的流程可以细分为以下五个步骤，即承接并分解任务、分配并明确任务、一线完成工作、检验完成结果、达成之后反馈。具体而言：

1.承接分解任务。任何一件工作，一旦进入到学工办的视野之中，传递任务或承接任务的人，需要迅速将该任务进行分解，在分解中可以从纵、横两个角度出发，明确可能涉及到的辅导员、学生、物料、数据等，并有效分析出完成任务所需要的各项条件。

2.分配明确任务。在分解任务后，经过学工办主任的审核、同意（特殊项目由二级院系分管领导审核、同意）后，召集任务涉及的单位或个人，分配任务，对要达成主线任务或辅助任务——为达成主线任务提供前提、创造条件、给予协助的任务的人，分别进行明确。分配任务的形式灵活机动，可以是专题会议、碰头会、QQ群、短信、电话等。在分配任务、下达任务时，对完成的时间、地点、质量等进行明确表述。

3.一线完成工作。接受任务的单位或个人，在限定的时间内完成被分配到的任务，在这个进程中，可能出现三类情况。一是直接从“资料库”中提取素材、数据，根据要求整理、编辑后提交结果；二是从“资料库”中提取相应素材、数据并根据要求进行现场工作，二者结合后形成结果提交；三是由于没有前期材料而直接依据任务要求进行现场工作，根据任务要求开展工作，得出结果。

4.汇总检验结果。在一线工作完成之后，对取得的成果进行汇总，检验其过程是否真实，成果是否合乎提交要求，是否有效；检验完成之后，将汇总的目标由承接人提交给发布者。

5.任务达成反馈。在任务结果提交之后，承接人还需要对任务结果进行跟踪，适时与任务发布者取得联系，搜集整理其对任务结果的评价与意见，并将之反馈给执行者，对执行的流程进行修订，以推进后期相似任务的完成。同时，相应的任务结果存入矩阵管理中的“资料库”，以方便于后续任务的查询、使用。

图2.高校辅导员矩阵式管理任务流程说明图

（三）建立并完善基于矩阵式管理的资料库藏

要确保矩阵式管理的有效开展，使高校辅导员真正能够从繁琐的事务性工作中脱离出来，在建立管理模式、明确任务完成流程的同时，更要建立相应的资料库藏，用以保证工作的有序高效开展。这些资料库藏具体说来包括了工作流程库、数据资料库以及矩阵人员库。

1.工作流程库。即学工办根据各类各项工作开展的流程，进行总结及整理，对不同类型的工作制定不同的操作流程，以文本的方式进行记录，以供辅导员进行查询和使用。在工作流程库中还要会包括流程所需的表格、需要关注的细节等。

2.数据资料库。即学工办在完成各类各项工作过程中所得到的数据及资料，这些数据资料根据不同年级、不同专业、不同工作项目进行存储，方便于在工作过程中的查询；同时，这个数据资料库是动态的数据库，各类各项工作的成果会不断补充、更新到这个数据资料库中，从而让使用者每次查询都能得到最新最全的数据及资料。

3.矩阵人员库。即学工办的各个辅导员根据各自分工的差异，有效利用校内学生资源，组建相应工作团队，以满足不同的工作需要，并将之纳入到矩阵人员库中；矩阵人员中要包括不同年级的人才梯队，以保持矩阵人员的成长以及持续作用。

工作流程库、数据资料库以及矩阵人员库，为矩阵管理提供了流程制度上、资料更新上和学生人力上的支持，从而使高校辅导员在各自分工的领域及工作里能够以负责人、领导者的角度思考工作、推进工作、完成工作，从而高效、高质量地完成各项任务。在迅速达成事务性工作的同时，帮助辅导中从多元的工作中脱身，进而将更多的注意力、精力投入到思政工作的本职之中。

结 语

诚然，从模式创新的必须性和矩阵推动的可能性来看，当下高校辅导员管理可以采用矩阵式管理的模式；从上文的陈述中也可以看到，通过对矩阵式管理模式中分工机制、任务流程、资料库藏等工作机制及基础平台的建设，可以使高校辅导员得到适当的解放。但是，单纯的矩阵式管理显然不太适合于当前学生工作的复杂性。要使高校辅导员矩阵式管理发挥效能，就必须按照矩阵式管理的工作流程进行操作，既要充分明确分工，利用“专人专题”落实责任，推进工作的有效达成；又要高度发挥辅导员的一线战斗作用，从协作和互助的角度上，减少重复劳动、提高工作效率。所以，高校辅导员管理模式的架设上，应当考虑以矩阵式管理为主纲、以精细化工作为载体、以标准化考核为约束，三者结合在一起，形成具有特色的管理模式。而三者如何有效结合，则是值得高校思政工作者、学生工作研究者进一步探讨及研究。

[1]唐景莉,扬晨光.陈至立在全国高校辅导员队伍建设工作会议上强调建设一支高水平高校辅导员队伍[J].中国教育报,006-04-29.

[2]刘凤华.高校辅导员职业倦怠的影响因素及个体心理管理措施[J].中国成人教育,2008,(12):80-81.

[3]彭翠峰.基于职业化专业化高校专职辅导员管理模式新探[J].高教探索,2010(2):132-135.

[4]朱晔.矩阵式组织结构管理模式探索[J].中国金融电脑,2010,(3):67-69.

[5]刘云英.矩阵式管理模式探析[J].现代商贸工业,2008,(12):57-58.

[6]陶俊清,邓姗姗.高校学生工作矩阵式管理模式透析[J].黑龙江高教研究,2009,(9):56-57.