浅谈期刊回溯建库遇到的问题

何平平

【摘 要】本文结合我馆实践，就利用汇文系统编目模块，论述了在回溯建库工作中所遇到的问题。

【关键词】图书馆;回溯建库;期刊

1 回溯建库的重要性

回溯建库就是图书馆运用集成的高性能软件系统，将馆藏书目文献资源数字化，使其成为计算机可读的、有组织的相关文献信息的集合。现代信息环境下，书目数据库不仅是图书情报自动化管理的基础，还是网络环境下实现信息资源共享的基础。期刊作为图书馆馆藏文献的重要组成部分，具有连续性、时代性、新颖性的特点，是读者进行学术研究、科研探讨的首选文献，因此，期刊回溯建库在网络环境下的图书馆建设中具有非常重要的意义， 有的高校根据目录卡片来建库或先进行书卡核对，再根据卡片建库。我图书馆是根据文献实体来建库。这样著录的结果准确、翔实。建库的结果与书库中的文献实体完全一致。但需要把刊搬出来，工作量比较大。因为根据文献实体来建库虽然任务艰巨，但是通过这种方式书目信息著录全面，质量有保证，同时还能给每本刊贴上条形码，利用汇文系统的功能，把馆藏信息添加到书目数据库中。

2 回溯建库过程中常见的问题

1）发生主键唯一冲突。例如财产号、条码号、索书号等数据是数据库中最为基本的具有唯一性的数据，不可重复使用。一旦误输入而发生重复，系统经自检发现后，就无法存盘，出现“主键唯一冲突” 提示。在数据转换过程中，经常会发生将馆藏记录添加到别的条目下的错误，一旦形成这样的错误，对以后的工作会造成很大的麻烦。

2）题名相同版本不同的误套录。

如《北京教育》普教版和，《北京教育》高教版 《作文通讯》初中版和《作文通讯》高中版，遇到这问题，建库人员就要根据自己的工作经验和对期刊的认识理解以及本馆期刊的订购、编目情况综合考量，及时调整，尽量避免出错。

3）期刊在出版过程中出现改名现象。

有些刊名变化的情况非常复杂，改名、分出、交叉的变化可达几十次。如《国外社会科学文摘》曾使用《现代外国哲学社会科学文摘》刊，对于这种情况，根据CNMARC的著录规则，建立一条新的记录，同时对原刊作停刊处理，还需在3-字段详细著录改名时间、改名前的名称、继承刊的名称等。这样，既明确揭示了相关期刊记录之间的关系，使读者全面了解期刊的变化情况，更好地利用期刊;又保证了读者无论是从哪种刊名进行检索，都能迅速找到所需的信息。如果期刊更名后，内容发生比较大的变化，或出版形式有了改变，原分类号已无法正确反映期刊的学科属性，那么必须重新分类给号。如果期刊更名后，内容没有发生大的改变，一般沿用原分类号。

4）还有就是两期合并，如《新西部》2011年的第二，三两期就是合并成一本，也要注明清楚，这样才能给读者准确无误的检索出要的刊物每一期是否存在。

5）停刊，有的期刊由于搞源，经费等原因，停了，这在回溯建库时要注明。

6）同一刊物由于存在各种版本，有的期刊有社科版、自然版，数据往往同时两条，要仔细查看 091 字段、092 字段、220 字段字段等，不要张冠李戴。

7）光盘问题

我们认为，购进的期刊光盘既然是馆藏，自然不可排除于期刊库之外。但对于其中每种刊物收录情况的反映和记录如何進行，值得讨论。最好的做法是将购进的期刊光盘全文数据库中的收录情况与现有馆藏进行核对，将光盘中收录而现有期刊库中缺藏的刊物予以记录，并将它们的详细书目信息按规范建入馆藏期刊数据库中，以使建成的期刊库能完整、准确地反映真实的收藏情况。这样做虽然比较麻烦，但起到的作用则不仅仅只是真实揭示馆藏，而对未来优化和调整馆藏结构都提供了很好的依据。我们完全可以按购进的光盘数据库的收录情况对原有订购刊物从品种到数量进行增减，去除重复订购，补充缺藏期刊，一方面可节省经费，另一方面又可使馆藏质量不断提高。

8）非正式出版的期刊，非正式出版的期刊是指不具备国际标准书号;和没有统一刊号的刊物。馆藏中有相当一部分是非正式出版物，但因为它们所发表的学术信息与我院教学科研有密切的关系，一向是我馆的收藏对象。因此在著录过程中要根据各校各馆的具体情况，通过对照实物，将书目信息及时增加到数据库中去。

由于回溯建库工作量大，同一种期刊往往不能集中在同一台计算机输入，多台同时进行， 编目员在执行管理软件的“查重”菜单项时操作不规范，会产生重复著录现象。一个好的数据库必须做好重复数据的控制，编目时要求多途径查重。积极利用和发挥系统提供的辅助录入和自动查重功能， 在确定无数据的前提下再执行录入操作，避免重复录入;发现有重复现象，要及时处理好。

以上种种情况表明，期刊书目数据库建设是一项复杂的工程，与手工目录相比具有很多新的特点。只有深人研究期刊的特点及机读目录中所面临的各种新问题，并采取标准化、规范化的对策，才能真正建设好高质量的期刊书目数据库。

【参考文献】

[1]钱红.期刊回溯建库前的准备工作[J].内蒙古科技与经济，2005（2）.

[2]刘春远.对我馆期刊回溯建库的认识与实践[J].信息资源建设与管理，2006，4.

[责任编辑：杨玉洁]