探讨科技档案管理方法

赵洪

摘要：科技档案是科学技术储备的一种形式，是公司的宝贵财富。科技档案的完整、准确、既可作为对科技人员考核、评审、奖励的重要依据，又是继续进行科技研究的必要条件，同时也关系到科技管理工作的效率和质量。

关键词：科技档案；管理方法

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及社会从事生产、科研、基建及管理活动形成的，对国家和社会具有保存价值的，应当归档保存的科技文件材料，是科学技术档案的简称，是具有保存价值的科技文件材料有条件的归档转化而来的。

一、科技档案的管理

（一）科技档案是科技进步活动中形成的应当归档保存的图纸，图表，文字材料，计算材料，照片，录音，录像带等科技文件材料。科技档案实行集中统一管理，科技档案由档案室负责保管。

（二）科技档案工作内容包括收集、整理、分类、保管、利用和统计等，要求做到档案案卷完整、系统、准确、安全和有效利用。

（三）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。

（四）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设臵科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。

（五）为了做好科技档案的收集，应采取有效的收集控制措施，主要是科技进步专责人参加科研成果和科技项目鉴定会，参加工程项目竣工验收会，参加设备开箱验收等工作进行资料的收集。

二、科技档案的保管期限

（一）科技档案的保管期限分永久，长期，短期三种.长期为十六年至五十年，短期为十五年以下；

（二）凡是对工作查考，技术进步，科学研究有长远利用价值的档案列为永久保管；对企业在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保管；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长；

（三）公司科技进步领导小组为科技档案鉴定小组，由科技进步专责人对超过保管期限的科技档案提出存毁意见，报鉴定小组，经批准后，按规定程序进行销毁；

（四）每年一季度，对上一年度科技档案的收集、整理、移交、保管、利用、销毁的档案进行统计。

三、案卷編目

案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编页号、填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。

（一）编页号。为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。其方法是：（1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；（2）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角编号；（3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已有页号，不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。

（二）填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有：序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字材料图样的编制日期；以及备注和页次。

（三）填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

（四）填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。

（五）编制案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名和档案号。

四、科技档案的归档

（一）公司科技进步涉及的各部室在开展科技进步活动中，应当认真形成完整，系统的科技文件材料，并认真进行收集，积累，整理，注明保管期限，密级及时向档案室归档.任何单位及个人不得擅自将科技档案据为已有；

（二）科研技改方面的归档范围包括：科研技改项目的立项、申请、实施、竣工、成果鉴定的文件、图纸、说明书、科研成果推广应用中的反馈材料；

（三）科技档案的归档要求： 公司科技进步涉及的各部室在开展科技进步活动中需要存档的案卷应先移至科技进步专责人保管，由科技进步专责人统一移交档案室。归档的案卷必须签字齐全，履行交接手续，填写移交清册一式二份，交接双方签字，各执一份备查。

五、小结

随着社会的发展和技术的进步，影响档案网络安全的因素越来越复杂。因此，档案安全管理是一项长期而艰巨的工程，涉及意识、管理、技术、法律、制度、人员等各个方面。这就要求档案管理部门必须以科学发展观统领档案工作，在各级领导的大力支持下，经过档案人员坚持不懈的努力，最大限度地延长档案的寿命，使社会“记忆体”得以“永存”，为档案信息的长期安全保存和快速有效利用做出应有的贡献。

参考文献：

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[2]孟庆琳.现代科技档案的管理问题.科技情报开发与经济

[3]马瑞奇.科技档案标准化浅议档案

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