加快高校人事档案管理信息化建设的思考

王馨苑

【摘 要】高校人事档案是高校重要的信息资料库，随着知识经济和信息化技术的不断发展，传统的人事档案管理已经满足不了时代的发展要求，高校人事档案管理的现状令人堪忧，人事档案的信息化管理显得尤为重要。本文将从转变管理观念、人事档案管理规范化、加快人事档案管理系统的开发、加强人才队伍建设等几个方面探讨加快高校人事档案管理信息化建设的措施。

【关键词】高校人事档案；档案管理；信息化管理

0 引言

高校人事档案是高校教职工的教学实践、工作业绩、科研成果等经历的原始记 录，是高校评定教师职称、考核奖惩等的重要依据。高校人事档案管理信息化是指将电子计算机和现代信息网络技术应用于高校人事档案管理活动中，为高校人事档案信息的记载、存档、检索和传输等提供高效服务，真正实现高校人事档案的资源共享和高效利用。受传统管理模式的影响，现代高校人事档案管理普遍存在以下亟待改进的问题：高校人事档案管理意识淡薄，对人事档案管理的重视程度不够；档案真实性得不到保障，人事档案的管理缺乏规范化；人事档案管理软件开发和应用滞后；缺乏专业的档案管理的高素质人才。随着信息技术的广泛应用，信息化管理也被越来越多的应用到高校人事档案的管理中，其必要性和可行性也日益突显。

1 加快高校人事档案管理信息化建设的措施

1.1 转变人事档案管理观念

很多档案管理人员的档案管理意识还停留在传统的纸质档案管理的层面，无法意识到信息化管理给档案管理带来的便利。现如今是知识经济和信息技术发展的时代，人才档案的信息量也在激增，这就需要信息化辅助纸质的档案管理。相关领导首先要意识到高校人事档案的重要性，加大对人事档案信息化管理的投入，加大档案管理专业人才的培养，为信息化管理提供有利条件。高校的档案管理人员也要积极转变观念，树立信息化服务的意识，不断学习档案管理系统，加强专业素养，利用信息化管理手段为高校人事档案体系的不断完善提供更专业的服务。

1.2 高校人事档案管理规范化

要加快高校人事档案管理信息化建设，除了树立良好的意识，也要建立健全高校人事档案管理的各项规章制度，这样才能保障档案管理的各项具体工作有法可依，使档案管理活动更规范化，标准化。我们在建立档案电子信息库的时候一定要严格保证档案的真实性、安全性和规范性，这是加快档案信息化管理的前提，同时，我们也能利用信息化技术，及时更新数据库信息，做好安全传输和人事档案保密工作，从而保证档案管理的规范化和动态化。

1.3 加快人事档案管理系统的开发

随着人事档案信息量的不断增加、不断更新，高校人事档案数字化管理系统将成为高校人事档案管理的必经之路。首先，要保障基础技术设施的健全完善，实现高校办公自动化及政务公开化，为人事档案管理信息化系统的应用打好基础。高校可以通过局域网络，建立高校人事档案网络化管理体系，实现信息资源共享。实现人事档案信息的资源共享要特别注意查阅权限和管理权限的系统设置。在查阅权限上，要根据不同的用户类别给予不同的查阅权限；在管理权限上，要按照系统管理员的级别和权限，设置不同的档案修改、分类、传输等功能，以保证人事档案的安全性和保密性。人事档案管理系统的开发，同时要注重数据库的更新，管理员要及时上传人事档案的更新信息，保证人事档案的动态性和实效性，使人事档案信息化管理更好地为高校人才队伍培养和建设提供有利条件。档案系统的开发可以在高校人才服务或者人才推荐上面进行创新性研究，改变以往人才数据库单向查询的局限性功能。为了体现高校人事档案的服务性质，系统可以针对不同的人才类型匹配不同的岗位需求，帮助用人单位或者人才本身做一個双向查阅或者选择功能，这样一来更能体现信息化管理人性化的一面。

1.4 加强档案管理人才队伍建设

高校人事档案管理是一项专业性较强的工作，尤其是档案管理从传统的纸质管理向信息化管理转型的时代，档案管理需要专业性和技术性更强的高素质人才。要想加快高效人事档案信息化管理的进程，就要在选人、育人方面加大力度。在选人方面，要注重选择既有档案管理专业知识又具备计算机技术应用能力的复合型人才。在育人方面，要加大人才技能培养的资金和设施投入，同时，要注重人才队伍档案管理意识的培养，不断发挥人的主观能动性，将高校人事档案的管理推向信息化和便利化。

2 结语

加快高校人事档案的信息化管理任重而道远，我们既然能清醒的认识到目前我国大部分高校档案管理存在的弊端，也深深明白推动高校人事档案管理信息化的必然趋势，就应该群策群力，不断探讨更多的有利于加快高校人事档案信息化管理的可行性措施。文中提到的优化措施只是起到抛砖引玉的作用，希望更多的高校档案管理人员能够不断完善专业技能，不断学习数字化科学技术，更好地为高校人事档案管理贡献力量。

【参考文献】

[1]赵丽萍.高校人事档案的数字化管理[J].人事档案管理，2003（3）.

[2]刘涛.高等学校人事档案信息化建设探析[J].陕西教育学院学报，2007（03）.

[3]孙欣荣.高等学校人事档案管理方式改革的探讨[J].江苏技术师范学院学报，2004，10（3）.

[责任编辑：薛俊歌]