档案征集工作规范化管理初探

幕立伟

摘要：档案管理工作作为档案管理体系中至关重要的组成部分，对于提高档案征集工作效率有着关键性的影响。而就我国当前档案征集管理工作现状来看，其中存在着很多的问题和不足，相关档案馆领导者并未真正意识到档案征集工作规范化管理的重要性，从而导致大量有价值的档案资源无法得到有效的利用，大大降低了档案管理工作质量，并从一定程度上，严重阻碍了我国档案事业的长远发展。因此，笔者通过结合自身实践工作经验，具体对档案征集工作规范化管理进行了研究讨论，同时提出了相关有效的建议措施。

关键词：档案征集工作;规范化;管理措施

相比于档案管理中其他工作环节来说，档案征集工作自身具备了明显的技术性与政策性的特点，其中存在着很多偶然性因素。所以，在实际的档案征集工作过程中，档案馆应该采用更多先进有效的管理方法，对其进行规划化的管理，制定出科学合理的档案征集工作流程，依法对档案征集工作进行梳理。同时，还要加强建立一套完善的档案征集管理体系，确保所有档案资源的最大化价值得以展现，进一步提高档案征集工作水平，促进我国档案事业的长远发展。对此，本文重点对档案征集工作规范化管理进行了探讨分析，从而总结出以下相关结论，以供参考。

1、档案征集工作的流程

档案征集工作主要指的是人力资源与社会保障局根据具体的征集计划来征集所需线索、明确主要的征集对象，通过规范的程序征集对象进入馆内，将实际征集的对象变成档案馆藏品的过程。我们通常将该过程划分为以下几个环节：首先是征集计划的编制;其次是征集对象明确后，档案征集工作人员和征集对象持有人间的互动过程;第三是对已选的征集对象进行评估鉴定和征集批准的过程;第四是和征集对象持有人進行征集手续的办理过程。第五是档案征集工作人员将征集档案和有关文件递交给馆内相关部门的过程。我们可以将档案征集工作的这五个环节细化为几个工作步骤，即档案征集计划的制定、档案征集意向的提出、征集对象的评估、基于征集对象开展相关专家鉴定会、档案征集的审批、缔约，征集档案的接收、征集档案的移交处理、针对征集对象构建财务档案、把征集对象移交库房、业务档案的构建，档案征集工作可根据这一流程顺利的运转。

2.档案征集工作规范化管理的途径

2.1 提出档案征集的意向

在开展档案征集工作之前，应该事先由两名或两名以上的工作人员提出明确的档案征集意向。同时，相关的档案征集人员还要提交档案申请表、档案征集意向书等有关资料。其中，档案征集意向书是非常至关重要的，因此，上级部门将会通过这份文件资料真实了解到档案持有人是否资源出让征集对象。所以，在实际的档案征集工作中，档案征集工作要将征集对象的家庭住址、数量等基本信息情况认真填写到档案征集意向书中。并且，还要对出让价格以及分配情况进行清楚详细的记录。另外，还要留下征集对象的联系方式，以免日后出现问题，方便解决。最后，工作人员在对档案征集申请表进行制定时，应该将有效的征集想法和意见告知给档案征集人员，从而确保档案征集工作更加规范化。

2.2档案征集计划的制定

档案征集计划在档案征集工作人员的工作中起到了指引作用并且，其还是后续对征集对象予以准确评估与鉴定的最有力依据。档案征集计划内容具体应涵盖征集方式、征集原则、入藏标准、征集范围等诸多的内容" 档案征集工作人员主要担任归档人一职，财务人员主要是接收人。归档共有以下几项内容$征集对象评估报告（副本），征集对象专家鉴定会会议纪要（正本）、档案征集协议（正本）、征集经费支付凭证（正本）、征集档案点交记录表等。

2.3征集对象评估

通常情况下，在实际的档案征集工作中，主要是对征集对象进行了全面的评估，而在这一环节中，相关档案征集工作人员应该充分准备好相关材料，具体包括了申请表、档案原件、档案征集意向书等等。其次，在对征集档案评估专家的选择上，将会由档案馆领导统一制定。

2.4档案征集审批

在进行档案征集审批过程时，档案征集工作人员应该实现准备好所需的相关材料，其中具体有档案审批意向书、审批表、申请等。之后，档案持有人会将征集档案交给征集对象。并且，双方还要签订一份档案征集费用支付的凭证文件，以免以后发生不必要的经济纠纷。

2.5档案征集缔约

在这一环节的档案征集工作中，一般是需要档案征集工作人员与档案持有人共同完成的。制定的档案征集文件协议也要一式三份。其中，档案持有人将会保留一份，另外两份将由档案馆统一保管。在这一环节过程中，要将档案数量、名称等情况清楚反映在档案征集协议清单中。

2.6 基于征集对象开展的专家鉴定会议

开展专家鉴定会过程中，档案征集工作者要准备好所需的材料，具体有：档案征集意向书、申请表、征集对象原件等。担任鉴定会的鉴定人员应从档案征集的专家库中抽取，最后将形成文件作为专家基于征集对象而开展的鉴定会议的会议纪要。相关整理工作者要及时有效的整理所需资料并递交给档案管理部门，需要进行转交的资料包括了档案征集意向书、申请表、审批表合同、专家鉴定会的会议纪要等诸多资料的正本。同时，还有征集资料的有关资料与图片以及征集的经费支出凭证的副本。

2.7征集档案的移交整理

档案持有人把征集档案及其相关资料移交到征集人员手中，涵盖了征集档案意向书。审批表合同评估报告、移交目录等诸多资料的正木，同时，还包括征集对象的相关资料和图片以及经费支出凭证的副木。形成文件是征集档案的点交记录表与文件清单。

2.8构建财务档案

主要是把征集对象的评估报告、专家鉴定会的会议纪要和审批表这三方的副本、征集协议与经费支出凭证的正本予以归档处理。

2.9移交库房

档案整理人员担任移交人，由库房管理人员接收。移交之前，要保证档案已经根据相关要求进行了著录和整理。主要移交档案目录、征集档案，要构建移交目录和库房接收登记表、

2.10构建业务档案

整理工作人员要把有关的档案资料移交到业务档案管理部门。移交的内容不仅要涵盖档案申请中移交的资料，还应涵盖库存接收登记表的正本。

3.规范档案征集人员行为

现有的行政规章，如《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定：“档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。”“档案征集人员将征集的档案据为已有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分。

征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求

4.结束语

综上所述，可以得知，想要做好档案征集工作并不是一件简答的事情，由于档案征集工作的特殊性和复杂性，也给档案征集工作人员造成了很多的不便，致使档案征集工作效率和质量无法得到有效的保障。因此，为了确保档案征集工作的顺利开展，进一步提升整体档案管理水平，档案馆领导者必须高度重视对档案征集工作的规范化管理，建立健全的档案征集管理体系，从而充分保障档案征集工作质量。

参考文献：

[1]邓振然.档案征集工作的体会和做法[J].档案天地.2002（04）

[2]宋南.更新观念 拓宽领域 做好档案征集工作[J].浙江档案.2003（02）

[3]陈太平，郑国凡.关于档案征集工作的几点思考[J].档案天地.2005（S1）