论科技期刊与档案管理的融合发展

张玉芳

陕西省粮油科学研究设计院 陕西省西安市 710082

摘要：在当今瞬息万变的知识经济大潮中，科技期刊在传播科技成果、科普知识和科研学术方面都发挥着不可替代的作用。而如何管理好、使用好科技期刊的档案成为一个重要课题。因此办好科技期刊，提高我国科技期刊的运营工作，对我佃的经济建设和科学发展都具有十分重要的现实意义。

关键词：科技期刊；档案管理；发展

引言

我国是当今世界科技期刊的大国，数量仅次于美国，但是从总体水平来说，我国科技期刊与科技强国还存在着一定的差距。众所周知，对于任何一个组织来说，档案管理都是一项非常重要的工作，正所谓“千里之堤，毁于蚁穴”，可见细微工作的重要性。然而随着高科技时代的到来，人们更加迫切的需要了解掌握各种科普知识，才能跟上飞速发展的科技步伐。那么档案管理也需要相应的信息化了。

一、科技期刊的发展问题

与其他期刊相比较而言，科技期刊的编辑工作要求更高。因为，它所要求的不仅是一名合格的稿件加工人员，而是要求编辑人员既能够熟练掌握现代编辑加工技能，深谙各项编辑加工标准，完成学科价值意义上的一个编辑所应该完成的任务，同时，他必须对所编辑的专业性的科技文章具有一定的了解，有一定的鉴别能力并能给出专业的评价，且拥有自身独特的理解与看法，因为期刊编辑人员的知识水平、编审能力、信息采集能力等都将直接影响刊社的效益。这就要求刊社人才要有丰富的专业知识、大胆的创新意识、敏锐的信息捕捉和把握能力等，从而推动期刊实现可持续性发展。

1、要加强期刊内部人员的业务和现代化技术的培训工作，为员工提供参加业务学习的机会，使他们熟悉并热爱本职工作，提高期刊内部员工的团结协作能力。

2、与期刊专业的全国知名教授、专家和学者建立良好的稳固的关系，以利于运用其在该领域的权威性，塑造和树立本刊的品牌形象。

3、优秀的稿源一直是保证科技期刊内容质量的重中之重。在此，要保证期刊文章作者的学术和业界经验水平。

4、要注重培养具有坚实的专业基础知识以及较强的营销能力的复合型营销推广队伍。

二、科技期刊的档案信息化管理的必要性

科技期刊的档案管理是科技期刊服务部门为开展编辑业务工作而建立的，目的是实现期刊编辑从网上申报、推荐、审批立项、合同签订、项目管理及验收、资料归档等全流程的电子化管理，并与上级编辑业务综合管理系统实现无缝对接，从而提升业务管理的水平和效率，实现业务档案管理的科学化、规范化。科技期刊档案管理的系统信息化，不仅级提高科技期刊工作人员的工作效率、处理能力，还极大地加强部门之间的沟通和资源共享，密切与社会各界的联系，提供高质量的档案信息服务，让一切繁杂的工作尽可能的简单，明了化，为工作人员节省不必要的时间，从而使工作更快捷简便。

三、科技期刊的信息化管理使期刊业务呈现多样化

长期以来，科技期刊作为一种专业化的期刊，有其独特和针对的目标受众群，在鱼龙混杂的科技期刊市场，同质化现像严重。对此，要想在期刊市场占据自己的一席之地，就必须多样化发展。在科技期刊的管理工作中，有较多的文献资料，这些资料是文献资源中的活跃要素，期刊管理工作的信息化技术解决了这一问题：人们可以根据自己的需要，通过计算机互联网进行文献的选择、检索和查阅工作，大大提高了人们获取文献的效率，也提升了期刊的信息化管理水平。与此同时，合理的档案管理还可以增强期刊知名度和提高期刊的美誉度。因为期刊质量永远是品牌价值的核心内容。

四、科技档案信息化管理的社会效益

1、提高科技档案管理质量和效率，用查找、浏览、筛选命令显示出所需项目档案信息，利用档案库数据自行生成各类报表，节省大量手工操作填表时间。

2、提高科技项目档案的利用率，进行档案的查询，可以按业务类型、业务名称、申报专题、技术领域、推荐单位、年度等任意条件查询相关科技项目档案；科技项目基本情况的统计和查询，档案输出，可以输出单个档案、全体档案、各类档案名册等。省去了调卷、阅卷、摘抄材料等工序，为科技档案管理人员和利用者节省了大量时间。

3、延长科技项目档案材料的寿命。以计算机查询为主，从而使原始档案材料的利用率大大降低。减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成档案的磨损，有效地延长了科技项目档案的寿命。

五、档案管理的网络信息化存在的问题以及解决办法

网路信息化应用于档案管理实际上是将文件存储在光磁介质之中，并且其存在的形式是一种数字代码，它需要依靠相关电脑的软硬件系统和存储介质才能拥有生命力。所以这种档案管理方式不仅受到任务操作影响还受到了许多自然因素的影响。此外，在利用电子数据保存资料的时候，电子数据对操作以及设备具有很高的依赖性。所以应用电子文件进行资料保存时必须要注意资料的安全。在将网络信息化的技术应用在档案管理时，还存在着很多安全隐患问题方面。一方面是在利用网络信息化技术进行档案管理时一定会用到网络和计算机，而一旦有网络黑客的入侵就可能会使资料被盗用或者受到损坏，而且这种入侵是隐蔽、突发的，令人防不胜防。另一方面是在设备和数据载体出现物力故障时，可能会损害到原有文件，危及到资料的正常运行。所以利用这一技术进行档案管理的同时，也会增加管理的难度。

为了避免上述一些问题的出现，有效保证资料安全性，在管理时一定要做好杀毒软件安装和防火墙处理，与此同时要定期对电脑进行杀毒，要防止病毒的入侵。在对于设备技术故障还有物理故障时，管理人员必须在管理时定期对设备和数据载体进行详细检查，避免故障发生只够所造成的不可挽回局面。此外，在利用网络信息化进行档案管理时的网络一般比较小，但是还应该对保密方面的工作加强管理，在管理人员对档案进行管理的时候要制定一个全面的管理制度，使网络信息化管理技术应用于方案管理的时候可以依靠一定的制度进行管理。防止一系列人为原因导致的破坏。可以利用设置系统密码的方式对网络档案信息进行有效管理，想要进入系统就需要一个身份验证的过程，有效预防对资料蓄意破坏的人进入。

通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享，企业科技档案是具有保存价值的科技文件，是企业档案的重要内容，也是企业重要的知识资源。

结语

我国科技期刊必须深化改革，实现集约型方式经营和多样化，走产业化道路努力做到新颖，细化，形式活泼。这是能够突破重围、力求发展的不二法门。也是中国科技期刊走出低谷的一条合理路线。如今，在商品生产的激烈竞争中，档案信息能够在经济决策的正确与否，起到关键性作用。知己知彼，才能百战百胜。在经济决策中，一个商家不仅掌握自己生产工艺技术中的档案信息，而且还要掌握市场及同行业的档案信息。而同行对档案信息通常是互相保密的。一条档案信息有时可以使一个企业起死回生，扭亏转盈。档案信息化建设应从基礎做起，以实际需要进行档案信息化建设。