社会救助中心电子档案问题管理探讨

摘 要：随着时代的发展和社会的进步，我國的社会现代化正在稳步发展和建设中，在事业单位中计算机的普及和应用，促使工作人员利用电子文件进行档案管理。其中社会救助中心也利用了电子存储档案，但是在管理过程中出现了一些问题。本文就社会救助中心电子档案管理出现的问题进行探讨。

关键词：社会救助中心；电子档案；管理

中图分类号：G276

目前在社会救助中心中对电子文件进行收集和归类，形成的档案能够长期保存，这样就实现了档案的信息化建设和管理。目前信息化时代的到来，带动着科学技术的进步，社会救助中心普遍采用计算机技术进行档案管理，但是电子档案管理中也存在一些问题需要解决，本文就社会救助中心电子档案问题管理进行探讨。

1 社会救助中心电子档案管理的实际情况

1.1 电子档案管理的优势。社会救助中心进行电子档案管理，能够保证档案可以重复使用，不同的查询者可以在同一时间对同一份档案进行查询，这样能够使档案更方便、更快捷地被利用，提高了电子档案信息的利用率，并能够及时满足使用者的需要。

1.2 将不同类型的数字化信息进行档案化。信息化时代的到来，使档案信息的记录方式和记录载体更加多样化。主要的信息载体有电子报表、图形、视频文件、电子邮件、图像文件、数据文件、网页文件以及文本文件等。电子档案在管理方式、信息互动、载体形式的各种出现有力地冲击了纸质档案管理，这样就导致传统的纸质档案管理无法跟上现代化发展的脚步，因此出现了电子档案管理，其能够有效地将不同类型的数字化信息进行档案化，并有效地进行信息资源开发和信息共享，这样能够加快建设现代化的档案管理工作的进程。

1.3 电子档案的信息收集范围。社会救助中心的电子档案在收集信息资料时，主要的收集对象就是具有考察和利用价值的光盘或者是磁盘等材料载体上的文件人或者是在救助过程中真实反映救助中心各项工作以及活动情况的信息。一般来说，电子档案的信息收集范围包括：图像文件，主要是利用数码相机拍摄形成的图像文件；多媒体文件，主要是利用多媒体技术产生的并且需要借助多媒体设备反映出来的文件；文本文件，主要是利用计算机的文字处理技术形成的表格文件、文字文件等，主要是正式的电子文件和定稿的电子文件；影像文件，主要是通过计算机处理、利用视频设备放映出来的各种活动或会议的动态图像文件。

1.4 开发并利用电子档案。社会救助中心在进行电子档案管理时，要合理利用各种声像档案，使其能够在正常的中心工作中发挥作用，这样才能够使电子档案在保存的过程中合理进行使用。一般来说，社会救助中心总电子档案中记录的中心发展历史等影像能够有效地激发工作人员的工作积极性和主动性，其能够加强部门的凝聚力；同时在救助中心的官方网站上利用声像资料进行中心的介绍，能够让更多的人了解社会救助中心的工作性质和运行状况。

2 社会救助中心电子档案管理中存在的问题

2.1 电子档案不能完全取代纸质档案资料。在社会救助中心中的档案管理中，电子档案资料不能完全取代纸质的档案资料，目前中心的正常运行工作仍然需要纸质的资料进行查阅，电子档案还未能完全的独立进行存在。

2.2 声像档案未能统一归档。目前社会救助中心的声像档案资料主要是用于中心的宣传，开展的各项活动也主要是由中心的宣传部门进行拍摄和资料整理，大多数声像资料未能集中到综合档案室进行统一管理和保存，这样导致许多声像档案资料是不完整的，综合档案室在需要档案资料时还要和宣传部门进行联系，浪费时间。

2.3 工作人员不能及时确认系统信息。除了社会救助中心进行相关的社会救助工作以外，国家的民政局等部门也会进行贫困大学生救助、贫困户救助等一系列的资料拍摄和宣传，其中也会有许多具有保存价值的声像资料，若是社会救助中心未能及时了解社会中这些已经拍摄的信息资料情况，将会导致一部分最有价值的信息和资料未能保存。另外电子档案在形成过程中的时间花费比较少，因此也没有能够证明其实际贮存的证据，所以档案的管理人员需要针对电子档案中原始信息的长期保存问题进行深入探讨和研究。

2.4 电子档案管理人员的素质有待提高。社会救助中心电子档案的管理人员的知识、技术、能力、素质有待提高。目前电子档案管理人员缺乏必要的管理知识和能力，这样就有可能导致今后的电子档案管理出现问题。

3 社会救助中心电子档案管理的措施

3.1 加大电子档案管理的投入，对档案进行现代化管理

为了使社会救助中心的电子档案管理更加现代化，首先应该要加大电子计算机设备的投入，利用计算机进行系统中行政以及业务的档案储存，这样能够帮助使用者有效地、及时地进行资料查阅，不仅节省人力、财力和物力，同时也能够节省时间，提高电子档案的使用效率。在中心充分置办各种计算机设备、软件以及网络等现代化的办公设备，能够使电子档案的保存方式更加方便、简洁，减少档案的有效使用空间，同时也加强电子档案资料的保密程度，进而实现对电子档案的现代化管理。

3.2 健全管理制度，明确电子档案管理工作流程。电子档案的资料信息比较分散，因此应该要健全档案管理制度，使工作人员能够明确电子档案的管理流程。在电子档案的收集和归类过程中，工作人员需要形成必要的网络共享，不同部门之间进行信息共享，放置一些重要信息资料的遗漏，进而能够在电子档案的管理中及时进行资料文件的收集和管理，保证资料的完整性。一般说来，在对电子档案进行归档时，应该对长期保存的电子档案进行拷贝，保证其能有三套资料，这样就可以保存一套，用于异地保存一套，用于借阅一套，同时还要定期对档案进行复制，这样能够有效地保证资料完整，提高资料的可靠性和安全性；其次要把电子档案保存在具有防磁作用的装备中，这样能够保证光盘、磁盘等材料的稳定性，同时要对电子档案进行定期的复制和检测，保证存放的环境要具有防光、防雷电、防强震、调湿、调湿、防尘、防病毒控温、防盗、防磨损等特点。

3.3 提高电子档案管理人员的素质和能力必须更新思想观念，确立新的管理理念。一般来说，电子档案在管理中要遵循前端控制以及集成化管理的原则，这样就能够有效地利用计算机管理系统进行档案管理，同时按照国家对电子档案管理的相关标准和规范，对中心不同类型的数字化电子档案进行统一的档案化管理，这样就能够对电子档案资料和信息从产生、收集、归档、使用、保存、销毁、复制、检测等全过程进行一体化的周期性管理模式，有利于保证电子档案资料的有效性、完整性和真实性，这样电子档案能够长期的保存和使用。因此在电子档案的管理中应该要加强管理人员的知识结构调整，不仅要加强电子档案工管理人员的知识学习，同时还要促使他们不断吸收、消化和适应信息技术的发展成果，不断掌握基本的管理知识和技能，并能够在工作中积累经验，加强适应信息技术的需要，加强业务学习，积极参加相关的技术培训活动，这样不断掌握基本的信息管理技术和知识，进而更好地进行电子档案的管理工作。

4 结束语

社会救助中心利用电子档案进行管理，能够有效地进行信息资料查询和管理，同时能够提高工作效率。但是面对电子档案管理中存在的问题，中心应该要予以重视，并能够在解决这些问题的同时，有效地利用电子档案管理，促进各项工作和活动的顺利开展。

参考文献：

[1]栾薇.论电子档案的特点与管理[J].科技致富向导，2013（18）：331.

[2]孟令岩.电子档案与传统的纸质档案管理的辨析[J].办公室业务，2013（03）：194-195.

[3]何文丽.浅析流浪乞讨人员救助档案的管理[J].浙江档案，2010（02）：41.

作者简介：刘生辉（1976.11-），女，吉林舒兰人，档案馆员，本科，研究方向：档案管理。

作者单位：吉林省舒兰市社会救助事业中心，吉林舒兰 132600