对档案馆的查阅接待工作的思考

刘亚华

陕西省府谷县档案局 719400

摘要：档案馆是一个向社会提供档案信息资源的场所，接待查阅工作是践行档案工作服务性的重要窗口。本文就档案馆的接待查阅工作进行了简单的分析。

关键词：档案馆；查阅；接待

一、档案馆查阅接待的类型及特点

1、社会各界人士来查阅。社会各界人士来查阅是档案馆查阅者的主要类型。此类查阅者是出于各种原因访问查阅档案，其中有为提高工资待遇、有为办理退休、补办户籍等等涉及个人利益而特地查阅档案的人员，有出于自身职业或爱好查阅档案的人员。这类查阅者查阅的档案范围较广，年度跨越较大，隐蔽性较深，查阅难度较大。

2、以单位或部门出面来查阅。这类型的查阅多以全宗为单位查询。查阅者往往带着问题而来，急于解决自己单位或部门面临的难题，提出的问题往往有的放矢，直指问题核心和关键，目标性较强，查阅档案门类专一，但查阅量却极大。

3、领导考察查阅指导工作。上级领导、同系统或相关系统单位领导、本单位领导等由于工作的目的，或为了调研档案工作，掌握档案工作实践情况，或是其他原因到档案馆进行考察，指导工作。各级领导到档案馆出于不同的目的，希望了解的目标也不尽相同，有想了解档案馆的硬件设施，有的对档案馆机构设置，人员编制感兴趣，有的希望了解档案馆历史，有的希望掌握档案馆特色、下一阶段发展重点，应根据不同的查阅需求，有侧重地进行介绍，解答领导疑问，满足领导的考察需求。

4、受邀到访查阅专题展览。这种类型的查阅者是指档案馆为满足社会对档案信息的特定需求定期或不定期，在本馆或临时确定的场所进行档案专题展览，受到档案馆邀请查阅展览的特定群体。这种类型的查阅者情况复杂，比如爱国主义教育专题档案展览受众广泛，各行各业人员都可能成为查阅者；而比如某学校校史展等则受众针对性更强，需要对专业、专题进行分析以了解查阅者需要，有针对性地进行查阅接待。

不管是哪种情况，档案馆都应该重视接待工作，将档案馆的友好、开放的胸怀展示给公众，改变和重塑档案馆的社会形象。

二、查阅接待的实施步骤

1、查阅前的准备阶段

查阅者来访之前，大多都会提前与档案馆进行联系。档案馆要做好查阅前的准备工作，掌握主动权，积极应对查阅接待工作。尤其是查阅量过大的首先要与查阅者约好时间，了解查阅的规模，搞清楚查阅者的类型和特点。根据不同的查阅者的不同目的的、不同重点，应制定相应的接待方案及查阅方式。对未开放档案的进行查阅，需向相关单位或部门开据查阅档案介绍信，然后向档案馆出具介绍信方可进行查阅。

2、查阅中的接待阶段

在查阅过程中，档案馆应该根据接待方案的重点、难点，实施相应的接待工作。在这个过程中，档案馆应该讲究态度、方法，针对不同的查阅者类型，按照接待方案的安排，有计划、有步骤地开展接待工作。注重对不同查阅者进行有区别的介绍，合理安排查阅的主次、先后、详略。在接待的过程中，接待人员的仪表应该大方得体，态度应该亲切自然，讲解应该认真细致，提高接待质量，树立档案馆良好社会形象，实现爱国主义教育基地的功能。

比如兄弟单位查阅者，档案馆接待此类查阅者应强调最新措施，最新技术，最新工作思路或是工作中的得失、经验，介绍可以借鉴的做法等等，同时应该利用交流的机会，虚心向兄弟单位的查阅者学习，达到促进工作、促进感情的目的。再如学生查阅者，档案馆接待此类查阅者可以突出具体的档案整理流程，向学生们演示档案如何从文件一步一步转化为档案案卷的过程，使学生们对档案馆的工作有一个清晰而直观的了解。引起学生对档案的兴趣，为档案馆吸引潜在的人才打下良好基础。另外，针对其他社各界、上级部门来访查阅者，可对档案馆与当地的历史渊源、建设历程、变迁沿革等情况作为重点进行介绍；查阅库房档案时，应对记载地区、单位历史变迁有重大意义的实物类、声像类档案进行着重介绍，以加大对档案馆及档案的影响与重视。

3、查阅后的意见反馈

查阅接待工作完成后还需要收集查阅者的意见和建议，这对衡量当前工作、制定下一阶段工作重点、改进方向、发展趋势都将起到重要的作用，也更好的起到宣传档案馆及档案的作用。意见反馈主要从几个方面进行采集，一是对查阅服务工作的评价，主要包括对服务人员态度、内容、水平的评价；二是对档案馆的评价，主要包括档案馆的总体印象、对档案馆需要改进的地方、档案馆发展的趋势和方向等问题的意见和建议等；三是了解查阅者对所查档案的利用情况及查阅后的利用效果。

三、查阅接待需要注意的问题

1、思想重视，态度认真，搞好接待工作。档案馆工作人员应该认识到查阅接待工作的重要性和必要性，在思想上重视这一工作，认识到这一工作对自身形象的塑造和提高社会地位的重要性。这样才能在态度上认真，在接待工作进行的过程中耐心细致，做好解释答疑工作，积极与来访人士进行友好交流，促进双方了解，加强双方友谊，给查阅的人士留下良好的印象，产生良好的社会效益。

2、争取领导重视和支持，优化档案馆资源。档案馆接待各界人士不是一个部门的事情，而是整个单位的事情，需要单位领导的重视和支持。有时还需单位领导出面参与接待，给与查阅者相应的接待规格。档案馆要向单位领导积极宣传，提高单位领导的档案意识，让领导认识到档案馆的窗口宣传作用，让领导认识到档案馆能够为单位增光添彩，从而提高档案馆在单位的地位，优化档案馆的对外交流的环境，提高档案工作水平。

3、注意宣传，吸引眼球，树立良好社会形象。档案馆的接待工作需要主动扩大影响，引起本单位乃至社会广泛关注，利用接待查阅这一对外交流的契机，宣传档案、宣传档案工作、提高本单位档案意识。档案馆要改变默默无闻的传统作风，尝试高调做事，亮出自我，在接待好查阅者的同时，不忘进行自我宣传。目的是为了重塑档案馆社会形象，改变过去冷漠、高高在上或埋没于故纸堆的的传统形象，树立热情、周到、开放、与时俱进的新时期形象。可利用媒体和网络，用简讯、快报、动态信息等形式广而告之。

4、合理安排，周详规划，加强接待人员素质。档案馆进行查阅接待工作需要认真细致的事前准备、过程中的周到服务和事后的总结反馈，是一系列前后贯通、联系始终的工作，需要接待人员高度的责任心和较高的公关水平。目前档案馆的实际状况，接待人员极少可能是专门的公关人员，一般都是本馆工作人员，接待的方式方法和服务态度上难免有所欠缺。解决的方法，一方面是在查阅前的筹划方面下功夫，做到尽可能的合理和周详，考虑各方面因素，结合对查阅者的了解制定接待方案，并在实施接待的过程中多一份耐心；另一方面档案馆要加强、提高工作人员综合素质，特别是加强服务意识的树立以适应各式各样的查阅者。必要时应给与工作人员培训的机会，学习礼仪、形体、公共关系、沟通、演讲等方面的知识。

参考文献：

[1]王贞，营造档案馆日活动良好社会效果[J]，中国档案，2011（2）：p40-41

[2]張协军、颜素红，潍坊市档案馆开放日迎来三百名市民查阅[J]，山东档案.2011（3）：p59