浅析电力企业档案管理存在问题及解决措施

刘艳 张宁

国网冀北大城县供电有限公司 065900

摘要：档案作为企业的一项重要的基础工作，其作用的大小，价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高。电力企业档案管理的利用是电力企业管理工作的基础和重要环节，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。本文就电力企业档案管理中存在的问题及解决措施做分析介绍。

关键词：电力企业；档案管理；具体措施

一、电力企业档案管理的意义

作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力档案包含着许多内容，涉及到方方面面。档案是企业成长、发展历程的真实写照，涵盖着丰富的科技资源和知识信息，是一笔不可估量的财富。档案管理是保证电力企业健康稳定发展的客观需要，是提高工作质量和工作效率的有效手段。目前我国电力企业的档案管理还存在着许多问题，相关部门应结合实际，转变思想，以科学创新的理念加快企业档案管理的规范化建设，构建合理、有效的管理机制，不断完善档案管理工作，为促进企业发展壮大提供有力的信息保障。

二、电力企业档案管理中存在的问题

1、档案工作硬件投入不足

随着电力企业生产经营步伐的加快，原有档案用房过于狭小，档案管理设备陈旧，已不符合档案保管的标准。从总体情况看，普遍存在投入不足、档案管理的硬件建设严重滞后等问题，硬件建设已成为制约档案事业发展的瓶颈。档案综合管理的要求无法實现，成为空中楼阁。由于重视不够，不能达到档案管理的要求，仍然使用非标准档案柜，大多数档案库房缺少防高温、防潮湿、防虫措施，不少未按要求安装防盗设施。档案室专用微机、打印机、刻录机几乎未能完全到位，从而导致档案管理系统、档案数据库的建立，势必影响了档案工作的正常开展，也严重制约了档案的信息化建设。

2、档案资料收集不全面

当前对电力企业管理人员往往仅对工程进度、工程质量有较高的要求，而对档案管理、档案资料的收集却很忽视。导致档案管理的基础性工作投入不够，档案管理人员的工作处于被动的局面，只能依靠手工操作和凭经验进行管理，从而严重了档案功能的发挥，与当前电力工程日益增多的工作需要极不适应。再有，多数档案归档不及时，没有从签订合同准备开工就开始，而是等到工程接近完工时，才加班加点进行档案归档，导致部分文件资料遗失，有的甚至依靠回忆补记录等方法进行整理，从而使归档文件材料缺乏系统性、完整性和规范性。

3、档案管理信息化建设落后

信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，电力企业档案管理的信息化建设还比较落后，主要表现在以下几个方面：企业对档案信息化建设的投入不够；相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽然配备了相关的数字化硬件设施，但利用率很低；企业对档案信息资源的开发利用不足，未能实现资源共享；专业人才匮乏，制约了企业档案信息化建设的发展。

4、对档案管理认识不足

“电”是工业革命的产物，中国电力的大发展也就近几十年时间，一直以来，电力企业只注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设。再加上部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，电力企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。

三、提高电力档案管理的措施

1、配备必要的档案设备

档案改革的硬件是必不可少的条件，那就是档案的基础设施。档案现代化管理体制自然要配以现代化的设施。现代社会是网络信息化的时代，人们都借助网络信息了解事物和解决问题。档案管理工作也就必然要借助网络向人们传递它的讯息，提供它的利用价值。从而原始的传统的人工的档案工作方式、方法已经限制了档案工作的发展，使档案工作变得死气沉沉，严重阻碍了电力企业的向前发展。取而代之的是计算机技术在档案管理工作中地广泛运用。因而企业就要为档案工作开发或购买必要的档案管理软件，改造或新建档案库房，将铁柜换成现代化的密集架，购置现代化管理所需的计算机、复印机、服务器、扫描仪、光盘刻录机、数码相机和数码摄像机、光盘库等。

2、加强档案的信息开发利用

电力企业档案管理的目的就是开发利用档案信息资源，为企业经济建设服务。企业档案工作的服务由过去的封闭型转换为开放型，改变了以往重视管理，忽视开发利用工作的弊端。增强了信息的开发意识，积极开发档案信息资源，真正体现档案的实际价值，为企业发展和建设提供及时、准确、系统、全面的服务。企业档案打破传统服务方式，更新观念、转变作风、主动出击，把握市场动态、预测企业要求，了解捕捉市场经济和企业所需的档案，从而主动地、有针对性地做好服务工作。企业档案部门要及时了解企业各阶段中心工作和重点工作开展情况，扩大充实档案资料的信息量，为企业发展决策提供可靠依据，以增加企业的经济效益。

3、提高档案管理人员的思想觉悟

作为档案管理工作的具体执行者，档案管理人员的工作态度、工作效率直接影响着档案工作的质量和结果。档案管理工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作。档案人员除了要有扎实的业务功底，还要具备较强的服务意识，增强工作责任感。档案管理人员应明确自身的职责，规范各类档案资料的管理，保证档案的完整性、真实性和保密性，同时，还要对档案的信息资源进行开发利用，以更好地为企业服务，促进企业发展。因此，首先要让管理人员从传统的档案管理模式中转变过来，明白数字信息化档案管理、声像档案管理等的重要性，认识到档案管理基础设施、人员配备等的重要性；其次，可以通过检查等方式，使工程技术管理人员、档案管理人员等从思想上认识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作的重要价值和作用。

4、提高档案管理人员管理能力

在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。其中岗位培训是提高其管理能力的最主要途径。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，是受训人员更能较快的掌握。另外，加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。最后，还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。

结语

电力档案管理人员，一定要更新观念，提高自身素质，以适应21世纪新时代的要求。要树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念。全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的今后发展留下宝贵的档案资料，还要不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，争取为电力事业的发展做出应有的贡献。

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