探析图书馆档案优化管理的措施及思考

肖艳平

摘 要：随着当今信息化管理建设步伐的加快，伴随着图书馆档案材料种类的数量在不断增加，提高图书馆档案管理系统必须能够更好地促进信息和专业的档案管理库的建设。文章论述了图书馆档案优化的重要性，接着分析了图书馆档案管理的现状，重点探讨如何提高运用现代图书管理理念和技术库文件的管理问题。

关键词：图书馆档案；优化管理；探析；措施

档案管理在图书馆工作中有着鲜明的性质：历史性，参考性，科学性。近几年来，伴随着我国院校自身教育规模的扩大，如何正确审视当代图书馆档案工作的重要性，推进图书馆档案优化管理工作，具有其重要的研究价值。

1 图书馆档案优化管理的必要性

1.1 优化档案管理能够有效确保图书馆工作的顺利进行

图书馆档案涉及到的内容非常多，包括图书馆工作的原始记录，图书馆工作人员的工作成果，经验，对图书馆人员编制进行详细的记录，并通过档案信息反映了图书馆和博物馆的情况及其业务发展中存在的问题是图书馆发展的跟踪记录，图书馆的管理和重要的参考价值，以及图书馆的未来发展的真正目标。

1.2 档案管理是图书馆进行科学管理的重要手段

通过建立和完善图书馆档案管理的科学性，图书馆可以进一步提高其自身档案管理系统，实现标准化和规范化的管理，充分发挥其在图书馆管理中的作用。另外，对于读者服务工作的管理过程，能够进行详细记录工作，都是为未来图书馆进一步提升读者服务质量打下坚实的基础。

2 图书馆档案优化管理当前存在问题

2.1 档案管理意识薄弱

许多图书馆都没有意识到图书馆档案管理的重要性，工作人员主观认为图书管理就是按照传统方法进行针对图书进行简单的文件分类，建立索引就可以了。更糟糕的是一些领导经常在会议重点讨论了档案管理考核的重要性，但在实际工作中也没有实行有效贯彻执行，甚至放弃档案管理。所以，对档案管理意识薄弱问题将不可避免地导致档案管理意识的降低，进而大大降低了图书档案管理的质量水平。

2.2 档案管理制度不完善、档案管理水平不高

目前的档案管理现状表明，从正规术语文件管理，没有完整的分类法可循，图书馆档案管理大多是按照传统分类方法，如数字法，子母法进行排序放置，而这种管理方法绝大多数是无法形成真正意义上的相对分类查找。由于档案管理机构水平不高，岗位职责不明确，责任分工不清，再加上一些图书馆档案管理人员不固定，服务质量不均衡，造成了档案工作发展滞后。有的图书馆甚至没有专门的档案管理机构及其专职人员，最终导致图书馆管理水平偏低。

2.3 对档案管理的进一步数字化开发利用进程缓慢

当前，部分图书馆的档案管理仍然使用纸质文献记录为主的传统管理模式，已不能满足人们快速访问档案文献资源的需求。许多图书馆没有数字化档案馆，对于档案文献的编写仍然停留在手工阶段。虽然每个档案管理部门已经配备了电脑等现代化设备，但使用的范围非常有限，使文件管理服务未能达到科学化发展。档案的收集，整理，分类，编目等工作量繁琐复杂，用手工完成录入速度慢，保存效果差。

3 图书馆档案优化管理的措施

3.1 优化完善图书馆档案管理机制

科学规划图书馆档案管理机制，优化图书馆档案信息技术基础设施建设，提高图书档案管理的信息化服务能力，不是几名图书馆工作人员就可以单独做的很好的，有很多档案材料往往涉及到多个部门，需要协调多方工作进行系统优化服务才行，在健全档案管理制度，建立档案保管期限表，文件和资料归档范围，明确保管期限表制，分保管期间，评估文件，文件规范的符合法律的发展，提高人们的意识，进一步推动图书馆档案管理建设。

3.2 加强档案数字化建设，建立图书管理数据库

所谓图书管理数据库管理系统，指的是图书档案信息的接收，传输，存储，以实现共享档案信息管理系统的文件。在今天加速全球化的进程中，实现数据库管理系统也使得文件管理从传统到纸质载体转变为电子载体，档案管理员能够针对图书信息进行存档数据处理，有效开展图书业务管理，共同实现图书管理信息的协调处理。因此，建立高效的图书档案数据库管理系统，是能够非常合理利用信息资源库文件信息数据库，能够实现将图书档案管理通过电脑档案信息化管理，进一步完善图书馆档案的日常管理工作。

3.3 提升图书档案管理人员的综合业务素质

图书馆应设置专职工作人员负责档案管理，注重员工的档案管理及其专业技能培训工作，尽量选择有着较高教育水平和业务经验丰富的员工。对于档案管理人员，应尽量保持其工作的稳定性。档案管理人员要定期进行培训，能够熟练掌握电脑等现代信息技术，精通图书馆档案管理系统。要充分认识到图书管理人员对图书馆发展工作的重要性，在工作中不断提升档案管理人员的综合素质，不断转变其工作观念，以适应现代社会发展的要求。图书馆档案管理人员也应提高工作的严肃性，增强工作责任感，及时的准确地对档案材料进行分类管理。

4 结论

优化图书管理工作，进一步加强信息档案和数字信息时代图书馆建设，抓住机遇，加快自身发展，建立健全现代化档案管理制度，实现更好地服务于我国社会改革发展和建设工作。

参考文献

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[2]黄遒.高校图书馆特点馆藏浅议[J]. 中国新技术新产品. 2010（01）endprint