电子医疗档案科学管理探究

冯哲

摘 要：文章主要列举了基层医疗单位新时期电子档案管理中存在的问题，分析认为，要正确对待所存在的问题，加强科学管理，唯有如此，才能确保医患双方利益，提升为群众服务水平。

关键词：新时期；高校；电子档案；策略

随着我国经济的快速发展以及医疗卫生水平的提高，社会各阶层对医学档案尤其是电子医疗档案的要求也不断提高。但是也要看到，在不少基层医疗单位，对电子医疗档案的管理过程中，还存在着管理不够专业、档案缺乏安全性等问题，如何加强基层医疗单位电子档案管理的有效性和科学性，成为档案管理工作者重点考虑的问题。

1 医疗电子档案管理存在的问题

1.1 专业机构与人才的匮乏

毋庸讳言，不少基层医疗单位时至今日仍然缺乏专门的医疗电子档案管理机构，加之管理者不太重视档案办公自动化网络建设，使得医疗电子档案管理远远比不上传统的纸质档案管理严格。如果对电子档案没有严格的管理，有可能造成医疗电子档案流失和泄密；不少医疗档案管理者不熟悉专业信息技术，对电子档案知识不能及时更新，操作上不能胜任，经常出现一些不经意的误操作。如新文档替代了旧文档，形成文件的丢失，导致文件缺失准确性和真实性，影响了电子档案的信任度；时常出现的计算机病毒也对医疗电子档案管理提出了严峻挑战，这些都亟需加强对专业机构个人才的建设。

1.2 操作与管理不规范

许多医疗机构在进行办公自动化建设时要么没有医疗档案管理者参加，或因医疗档案管理者计算机信息技术欠缺，这就让医疗电子档案管理从硬件上先天不足。与传统纸质档案管理相比，电子档案管理无论是在管理原则、归档范围、归档时间、组卷方式、保管条件和著录格式上缺少一整套完善统一的国家和地方部门的标准和制度，如果没有规范化的医疗电子档案管理制度，就会造成严重的档案质量问题。

1.3 存储方式不安全

不少医疗机构电子档案管理松散，防火墙技术比较低，还有的单位存储器容量小，新档案有时会替代以前的旧档案。造成医疗电子档案的不完整性。如果在存储过程中无意间的删改或电脑黑客攻击，就会造成电子档案的改动、泄密甚至丢失，给电子档案的管理留下安全隐患。

2 医疗电子档案管理的原则及策略

2.1 医疗电子档案管理的原则

（1）全程管理的原则，要建立起一个包括电子档案从生成流程、管理制度、管理方式和档案质量特点的技术方法体系、程序体系和目标管理体系，把各个环节管理系统化，做到无缝衔接。（2）前端控制原则，把医疗电子文件生成过程看作前端，对电子系统的前端进行设定，建立起有效的前端控制，从而确保对全程进行有效管理。（3）完整性保障原则，医疗电子档案的完整性是指医疗电子档案全部的内容信息，背景信息和元数据等内容全部完整无缺。医疗电子档案只有是完整的，它才具有价值，一旦电子文件缺失就会造成内容的不全面。（4）真实性保障原则，医疗电子档案的真实性是指文件的内容、背景和结构经过传输、分类、迁移等处理过程后内容保持依旧不变，与初始形成时的形态完全一致。维护医疗电子档案的真实性很难，因为医疗电子文件更改方便，增减过程没有痕迹，这给真实性的维护带来一定的难度。

2.2 医疗电子档案管理策略

第一，统一归档标准 事实上，基层医疗机构的医疗电子档案归档可以参照纸质文档的归档标准来制定。不论是管的原则、归档范围，还是著录的格式都要有具有自身独特性的标准。如医疗电子档案的归档范围要注重归档时对电子文档的有效性和完整性进行管理，医疗电子档案一旦建立就不能随意的进行修改、调阅和复制，以保证医疗电子档案的完整性和严肃性。

第二，提升管理素质 要对医疗电子档案实施有效的信息化管理，就必须有专业化的管理人员。各级医疗机构都必须建立起具有专业素质和优秀政治素质的管理员队伍，以保证其既具有专业的档案业务技能，也具有专业的信息管理技术。专业的医疗电子档案管理人员，除有一定专业技能之外，还要注重自身及时的自学和培训，以掌握电子档案各环节的基本要求，及时理解档案管理的新要求和新方法，以提高工作效率，保证档案质量；不断探索档案管理的新模式，使医疗电子档案管理更加科学、实用。

第三，资源共享 电子医疗档案记录着大量的、可利用的医学信息，是一种具有极大利用性的医学信息资源。医疗机构电子档案信息资源开发和利用越来越受到社会各个方面的关注。不断强化医疗电子档案信息的开发和利用，不仅有利于提升医疗机构的医学治疗管理水平，更有利于医疗机构对人才培养、创建新型人才创新模式的科学、有序的管理。信息技术时代，医疗机构的档案管理工作将以电子档案为主，纸质档案为辅，在各个医疗机构之间应建立起统一的软件，形成各单位之间的医疗档案有效交流，以发挥医疗电子档案的资源共享性。

第四，做好存储 医疗机构各部门向档案管理部门上交档案时通常会上交纸质和电子两份档案。这就是同步归档“双轨制”，这时纸质医疗档案和相对应的电子医疗档案的著录、内容、签署、编号应相统一。保存的医疗电子档案，要按照原有的档案分类进行管理和处理，并保存在可耐久的载体上，一套提供利用，一套封存保管，一套异地保定；要注重防磁，防湿等，以保证信息的完整性和安全性；对电子档案进行加密管理，采用档案备份、签署技术、防写措施、身份验证、消息认证、加密技术，确保医疗电子档案安全可靠。

医疗电子档案的使用和管理对基层医疗机构的档案管理是一个新的挑战，利用现代化的电子信息技术对医疗档案进行科学化的管理是档案管理的必由之路。基层医疗机构档案管理工作者要掌握现代化的信息技术，不断强化医疗电子档案管理手段，更好的服务于人民群众。endprint