现代科技档案的保管条件和方法

安艳芳

摘 要：科技档案在现代经济建设中起着举足轻重的作用。它的存在为企业建设带来了很好的经济效益和社会效益，成为了档案部门服务于经济建设的主要切入点，而这就对科技档案的管理提出了更高的要求。

关键词：科技档案；保管条件；保管方法；防护措施

中图分类号：G275.3；G275.6 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）16-0120-02

科技档案管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发、利用的一项专门工作，它包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供、利用等内容。科技档案管理在企业、事业单位和城市、矿井建设工作中都是一项技术基础工作，大范围地组织、开发和利用科技档案信息资源，让科技档案信息在企业、事业单位建设中产生更多的经济效益和社会效益，是科技档案工作的重心和归宿。使科技档案能够更好地满足社会需求，发挥科技档案自身的作用和价值，这对现代科技档案的保管条件和保管方法提出了较高的要求。

1 科技档案的保管条件和防护措施

1.1 科技档案保管的基础条件

1.1.1 档案库房

库房是存放科技档案的必备场所，是保护档案的先决条件。对科技档案库房的基本要求是：坚固耐用、经济美观、抗震、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防火、防盗和防鼠。对库房除了有以上几点基本要求外，还对其有特殊的要求，即墙体要达到要求的厚度，以起到保温、隔热的作用；窗户不宜太大也不宜太多，有条件的全部采用空调，库房不设置窗户更有利于节约能源；远离易燃、易爆物和污染源；库房门窗要密闭、坚固，应与办公室、借阅室、整理室分开。

1.1.2 档案装具

装具是保管档案的基本设备，它是指用来存放档案的柜、架、箱等。从生产材料上看，科技档案装具有木制装具和金属装具之分。一般而言，金属装具更美观，且有利于防火、防虫，有可调性和机动性，有利于移装、运输，便于使用，所以，在科技档案工作实践中应用的较多。档案装具种类很多，但是，它们各有所长，建议根据本单位的实际情况灵活配置。

1.2 科技档案保管的防护措施

1.2.1 库房防火

库房防火是档案保管的重中之重，不能有丝毫疏忽，所以，库房必须配备充足的消防灭火设备，地理位置较高的库房还应该安装避雷装置。库房里要严禁吸烟和使用明火，比如我单位会定期开展消防安全检查工作，发现不安全的因素立即排除、整改，让人人都有安全防火意识，人人都是安全员，这样就可以防患于未然。

1.2.2 库房防潮、防高温

档案的寿命与库房的温度、湿度有密切的关系，温度过高或过低不仅会对档案造成一定的破坏，还会对整体存放环境造成一定的影响。为了使库房的温度和湿度符合要求，我单位严格按照国家档案局1987年颁发的档案库房技术管理暂行规定对档案库房和声像、照片档案库房的温度进行控制，温度应控制在14～24 ℃，相对湿度应控制在45%～60%，保管特殊载体形式的档案还应做特殊的要求。同时，还要做好库房的通风工作，为了控制和调节温度、湿度，可以根据室内温度计和湿度计显示的数据定期派专人专管通风，以达到规定的要求。

1.2.3 防光、防尘

库房防光是为了减少和避免各种光照损害，库房窗户上最好选用毛玻璃或茶色玻璃，而窗户不宜多制，最好选择窄小的，在条件允许的情况下，还可以安装防光、隔热窗帘。对库房的灯光要求相对严格，要尽量使用白炽灯，不可以使用日光灯。为了保险起见，灯上可加盖灯罩，出库时要随手关灯。如果发现库房内无人，但灯还没有关，就要追究相关责任人的责任。

防尘工作重在搞好库房内、外的环境卫生，要保持库区清洁，定期、不定期地对装具、案卷和所有库内设备的墙壁、地面进行除尘，使档案库房的卫生条件符合卫生规定标准。同时，有条件的单位还可以安装空气净化装置。

1.2.4 防虫、防鼠、防盗

防虫、防鼠、防盗的具体做法是：①要控制好库房内的温度、湿度，抵制档案害虫的生长、发育和繁殖；②要在档案库房和箱柜内存放适宜的防虫剂、防鼠剂；③要搞好防疫工作，并定期检查；④库房门窗要用铁皮和钢筋焊接、加固，并在门上安装保险锁和报警器装置，必要时，例如节假日，可以在门上加封条以确保安全。

2 科技档案的保管方法

2.1 图纸的保管方法

为了最大限度地延长图底和复印图纸的使用寿命，便于日常提供、利用，最好对其进行单独保管，严禁折叠存放，并另设库房存放。目前，底图具体的保管方法有两种。

2.1.1 平摊式放法保管

将图按套或按保管时间编写顺序号，并按号编制目录，然后展开平放在底图柜的抽屉中。这种方法能够保证底图平整，不易折损，有利于保护底图，而且取放和查找也很方便。但是，使用此方法必须具备一定的物质条件，比如，保管档案的库房要有足够的空间，需购置专门的底图柜。

2.1.2 卷筒式放法保管

将底图按套或按保管单位卷起来装入规定的金属筒里，然后分别存入专用底图柜的小格子中。这种方法也能保证底图平整、无折痕，比较节省空间，而且利用起来比较方便，需要时将图纸取出打开即可使用。

2.2 磁性材料的保管方法

科技档案中的磁性材料主要有录像带、光盘、胶片、硬盘等。其保管方法为：①在放置磁性材料时，如果外包装盒较软，就要尽量保证其平放时不受压，以免把磁带压坏；②磁性材料防磁的具体措施是把磁带放入专业存放的金属柜中保存，做到远离放射性磁场，同时，周围不能有变压器、电动机等电气设备；③不定期地清点、检查、盘查防磁柜内的材料。

摘 要：科技档案在现代经济建设中起着举足轻重的作用。它的存在为企业建设带来了很好的经济效益和社会效益，成为了档案部门服务于经济建设的主要切入点，而这就对科技档案的管理提出了更高的要求。

关键词：科技档案；保管条件；保管方法；防护措施

中图分类号：G275.3；G275.6 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）16-0120-02

科技档案管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发、利用的一项专门工作，它包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供、利用等内容。科技档案管理在企业、事业单位和城市、矿井建设工作中都是一项技术基础工作，大范围地组织、开发和利用科技档案信息资源，让科技档案信息在企业、事业单位建设中产生更多的经济效益和社会效益，是科技档案工作的重心和归宿。使科技档案能够更好地满足社会需求，发挥科技档案自身的作用和价值，这对现代科技档案的保管条件和保管方法提出了较高的要求。

1 科技档案的保管条件和防护措施

1.1 科技档案保管的基础条件

1.1.1 档案库房

库房是存放科技档案的必备场所，是保护档案的先决条件。对科技档案库房的基本要求是：坚固耐用、经济美观、抗震、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防火、防盗和防鼠。对库房除了有以上几点基本要求外，还对其有特殊的要求，即墙体要达到要求的厚度，以起到保温、隔热的作用；窗户不宜太大也不宜太多，有条件的全部采用空调，库房不设置窗户更有利于节约能源；远离易燃、易爆物和污染源；库房门窗要密闭、坚固，应与办公室、借阅室、整理室分开。

1.1.2 档案装具

装具是保管档案的基本设备，它是指用来存放档案的柜、架、箱等。从生产材料上看，科技档案装具有木制装具和金属装具之分。一般而言，金属装具更美观，且有利于防火、防虫，有可调性和机动性，有利于移装、运输，便于使用，所以，在科技档案工作实践中应用的较多。档案装具种类很多，但是，它们各有所长，建议根据本单位的实际情况灵活配置。

1.2 科技档案保管的防护措施

1.2.1 库房防火

库房防火是档案保管的重中之重，不能有丝毫疏忽，所以，库房必须配备充足的消防灭火设备，地理位置较高的库房还应该安装避雷装置。库房里要严禁吸烟和使用明火，比如我单位会定期开展消防安全检查工作，发现不安全的因素立即排除、整改，让人人都有安全防火意识，人人都是安全员，这样就可以防患于未然。

1.2.2 库房防潮、防高温

档案的寿命与库房的温度、湿度有密切的关系，温度过高或过低不仅会对档案造成一定的破坏，还会对整体存放环境造成一定的影响。为了使库房的温度和湿度符合要求，我单位严格按照国家档案局1987年颁发的档案库房技术管理暂行规定对档案库房和声像、照片档案库房的温度进行控制，温度应控制在14～24 ℃，相对湿度应控制在45%～60%，保管特殊载体形式的档案还应做特殊的要求。同时，还要做好库房的通风工作，为了控制和调节温度、湿度，可以根据室内温度计和湿度计显示的数据定期派专人专管通风，以达到规定的要求。

1.2.3 防光、防尘

库房防光是为了减少和避免各种光照损害，库房窗户上最好选用毛玻璃或茶色玻璃，而窗户不宜多制，最好选择窄小的，在条件允许的情况下，还可以安装防光、隔热窗帘。对库房的灯光要求相对严格，要尽量使用白炽灯，不可以使用日光灯。为了保险起见，灯上可加盖灯罩，出库时要随手关灯。如果发现库房内无人，但灯还没有关，就要追究相关责任人的责任。

防尘工作重在搞好库房内、外的环境卫生，要保持库区清洁，定期、不定期地对装具、案卷和所有库内设备的墙壁、地面进行除尘，使档案库房的卫生条件符合卫生规定标准。同时，有条件的单位还可以安装空气净化装置。

1.2.4 防虫、防鼠、防盗

防虫、防鼠、防盗的具体做法是：①要控制好库房内的温度、湿度，抵制档案害虫的生长、发育和繁殖；②要在档案库房和箱柜内存放适宜的防虫剂、防鼠剂；③要搞好防疫工作，并定期检查；④库房门窗要用铁皮和钢筋焊接、加固，并在门上安装保险锁和报警器装置，必要时，例如节假日，可以在门上加封条以确保安全。

2 科技档案的保管方法

2.1 图纸的保管方法

为了最大限度地延长图底和复印图纸的使用寿命，便于日常提供、利用，最好对其进行单独保管，严禁折叠存放，并另设库房存放。目前，底图具体的保管方法有两种。

2.1.1 平摊式放法保管

将图按套或按保管时间编写顺序号，并按号编制目录，然后展开平放在底图柜的抽屉中。这种方法能够保证底图平整，不易折损，有利于保护底图，而且取放和查找也很方便。但是，使用此方法必须具备一定的物质条件，比如，保管档案的库房要有足够的空间，需购置专门的底图柜。

2.1.2 卷筒式放法保管

将底图按套或按保管单位卷起来装入规定的金属筒里，然后分别存入专用底图柜的小格子中。这种方法也能保证底图平整、无折痕，比较节省空间，而且利用起来比较方便，需要时将图纸取出打开即可使用。

2.2 磁性材料的保管方法

科技档案中的磁性材料主要有录像带、光盘、胶片、硬盘等。其保管方法为：①在放置磁性材料时，如果外包装盒较软，就要尽量保证其平放时不受压，以免把磁带压坏；②磁性材料防磁的具体措施是把磁带放入专业存放的金属柜中保存，做到远离放射性磁场，同时，周围不能有变压器、电动机等电气设备；③不定期地清点、检查、盘查防磁柜内的材料。

摘 要：科技档案在现代经济建设中起着举足轻重的作用。它的存在为企业建设带来了很好的经济效益和社会效益，成为了档案部门服务于经济建设的主要切入点，而这就对科技档案的管理提出了更高的要求。

关键词：科技档案；保管条件；保管方法；防护措施

中图分类号：G275.3；G275.6 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）16-0120-02

科技档案管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发、利用的一项专门工作，它包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供、利用等内容。科技档案管理在企业、事业单位和城市、矿井建设工作中都是一项技术基础工作，大范围地组织、开发和利用科技档案信息资源，让科技档案信息在企业、事业单位建设中产生更多的经济效益和社会效益，是科技档案工作的重心和归宿。使科技档案能够更好地满足社会需求，发挥科技档案自身的作用和价值，这对现代科技档案的保管条件和保管方法提出了较高的要求。

1 科技档案的保管条件和防护措施

1.1 科技档案保管的基础条件

1.1.1 档案库房

库房是存放科技档案的必备场所，是保护档案的先决条件。对科技档案库房的基本要求是：坚固耐用、经济美观、抗震、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防火、防盗和防鼠。对库房除了有以上几点基本要求外，还对其有特殊的要求，即墙体要达到要求的厚度，以起到保温、隔热的作用；窗户不宜太大也不宜太多，有条件的全部采用空调，库房不设置窗户更有利于节约能源；远离易燃、易爆物和污染源；库房门窗要密闭、坚固，应与办公室、借阅室、整理室分开。

1.1.2 档案装具

装具是保管档案的基本设备，它是指用来存放档案的柜、架、箱等。从生产材料上看，科技档案装具有木制装具和金属装具之分。一般而言，金属装具更美观，且有利于防火、防虫，有可调性和机动性，有利于移装、运输，便于使用，所以，在科技档案工作实践中应用的较多。档案装具种类很多，但是，它们各有所长，建议根据本单位的实际情况灵活配置。

1.2 科技档案保管的防护措施

1.2.1 库房防火

库房防火是档案保管的重中之重，不能有丝毫疏忽，所以，库房必须配备充足的消防灭火设备，地理位置较高的库房还应该安装避雷装置。库房里要严禁吸烟和使用明火，比如我单位会定期开展消防安全检查工作，发现不安全的因素立即排除、整改，让人人都有安全防火意识，人人都是安全员，这样就可以防患于未然。

1.2.2 库房防潮、防高温

档案的寿命与库房的温度、湿度有密切的关系，温度过高或过低不仅会对档案造成一定的破坏，还会对整体存放环境造成一定的影响。为了使库房的温度和湿度符合要求，我单位严格按照国家档案局1987年颁发的档案库房技术管理暂行规定对档案库房和声像、照片档案库房的温度进行控制，温度应控制在14～24 ℃，相对湿度应控制在45%～60%，保管特殊载体形式的档案还应做特殊的要求。同时，还要做好库房的通风工作，为了控制和调节温度、湿度，可以根据室内温度计和湿度计显示的数据定期派专人专管通风，以达到规定的要求。

1.2.3 防光、防尘

库房防光是为了减少和避免各种光照损害，库房窗户上最好选用毛玻璃或茶色玻璃，而窗户不宜多制，最好选择窄小的，在条件允许的情况下，还可以安装防光、隔热窗帘。对库房的灯光要求相对严格，要尽量使用白炽灯，不可以使用日光灯。为了保险起见，灯上可加盖灯罩，出库时要随手关灯。如果发现库房内无人，但灯还没有关，就要追究相关责任人的责任。

防尘工作重在搞好库房内、外的环境卫生，要保持库区清洁，定期、不定期地对装具、案卷和所有库内设备的墙壁、地面进行除尘，使档案库房的卫生条件符合卫生规定标准。同时，有条件的单位还可以安装空气净化装置。

1.2.4 防虫、防鼠、防盗

防虫、防鼠、防盗的具体做法是：①要控制好库房内的温度、湿度，抵制档案害虫的生长、发育和繁殖；②要在档案库房和箱柜内存放适宜的防虫剂、防鼠剂；③要搞好防疫工作，并定期检查；④库房门窗要用铁皮和钢筋焊接、加固，并在门上安装保险锁和报警器装置，必要时，例如节假日，可以在门上加封条以确保安全。

2 科技档案的保管方法

2.1 图纸的保管方法

为了最大限度地延长图底和复印图纸的使用寿命，便于日常提供、利用，最好对其进行单独保管，严禁折叠存放，并另设库房存放。目前，底图具体的保管方法有两种。

2.1.1 平摊式放法保管

将图按套或按保管时间编写顺序号，并按号编制目录，然后展开平放在底图柜的抽屉中。这种方法能够保证底图平整，不易折损，有利于保护底图，而且取放和查找也很方便。但是，使用此方法必须具备一定的物质条件，比如，保管档案的库房要有足够的空间，需购置专门的底图柜。

2.1.2 卷筒式放法保管

将底图按套或按保管单位卷起来装入规定的金属筒里，然后分别存入专用底图柜的小格子中。这种方法也能保证底图平整、无折痕，比较节省空间，而且利用起来比较方便，需要时将图纸取出打开即可使用。

2.2 磁性材料的保管方法

科技档案中的磁性材料主要有录像带、光盘、胶片、硬盘等。其保管方法为：①在放置磁性材料时，如果外包装盒较软，就要尽量保证其平放时不受压，以免把磁带压坏；②磁性材料防磁的具体措施是把磁带放入专业存放的金属柜中保存，做到远离放射性磁场，同时，周围不能有变压器、电动机等电气设备；③不定期地清点、检查、盘查防磁柜内的材料。