关于农机监理电子档案安全管理的探讨

摘要：本文介绍了电子档案与传统纸质档案的不同，分析了目前农机监理电子档案在保存、使用中存在的问题，并提出了维护电子档案信息安全不仅需要有健全的管理措施，还需要信息安全技术。

关键词：农机监理；电子档案；信息安全

中图分类号： F322 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2014.19.0044

随着农业现代化的快速发展，农机监理档案信息化建设的全面推进，大大提高了农机档案的管理水平，充分发挥了农机档案的服务功能，极大地提高了工作效率，但同时也暴露了一些的电子档案安全管理方面的问题。如电子档案非授权访问、信息泄漏、数据被破坏或丢失、利用网络传播病毒等。本文就农机监理电子档案在管理利用中的安全问题进行如下探讨。

1保障农机监理电子档案信息安全的必要性

农机监理档案是各级农机安全监理部门在日常工作中形成并作为原始记录保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。它是农机安全监理代表国家对农用机械及其驾驶操作人员进行管理、核发牌证、处理事故的依据和凭证，具有法律效力，同时具有重要的保存和参考价值。农机监理电子档案的应用能够迅速而准确地统计出所辖范围内农用机械的拥有量、年检情况、农机事故、驾驶员情况及外省籍农用机械登记情况。农机监理档案信息化给农机监理工作带来了极大的便利，但同时也带来了信息泄漏、数据丢失或被篡改等风险。这对电子档案安全管理提出了更高的要求，及时采取必要措施保障电子档案信息安全是目前严峻而紧迫的问题。

2农机监理电子档案存在的安全隐患

2.1电子档案管理人员安全意识薄弱

目前普遍存在农机监理档案管理人员安全意识淡薄、网络安全及电子档案管理知识缺乏等问题，常出现由于保存不当而引起重要数据丢失的现象。电子档案的载体材料通常是磁盘或光盘，如不有效保护极易出现磨损、生霉、消磁、氧化等现象，从而造成数据丢失。同时档案管理人员对电子档案使用权限不设防，至使外来人员无意进入电子档案管理系统，造成无意侵权、信息泄漏等问题，这些都会给农机监理电子档案的安全性带来威胁。

2.2电子档案信息存在网络安全问题

农机监理档案信息系统是在互联网支持下使用的，而互联网是一个开放式体系，信息分布广、资源共享、通信信道公用等特点在给人们提供便利的同时，又为计算机病毒、黑客的攻击提供可乘之机，为窃取、删改档案信息等破坏行为提供方便。如没有有效的防控措施，极易造成农机档案信息系统被破坏或被非法使用。

2.3电子档案信息不稳定性问题

电子档案具备易修改、易复制、易删除、易损坏等特性。这与纸质档案有很大不同，纸质档案一旦形成，很难被篡改和复制，只要合理保管也不容易被损坏和丢失。而电子档案只要用简单的操作就可能对它进行任意修改、复制和删除。它可以在不同的计算机或者不同载体之间传递与复制，甚至被篡改后不留痕迹，同时还会由于存储介质损坏、计算机病毒、人为破坏等原因造成文件损坏或丢失。电子档案的这些特性对日常维护中的存储环境和管理方式提出了更高的要求。

3加强农机监理电子档案安全管理的措施

3.1加强农机档案管理人员队伍建设，提高安全责任意识

一是要增强电子档案管理人员的安全防护意识，把对农机监理电子档案保护意识融入到日常工作中，时刻做到“安全第一，预防为主”，建立健全电子档案定期检测、维护和登记制度；二是要加强电子档案信息安全知识及网络知识培训力度，使广大农机监理档案管理人员掌握电子文档管理及网络安全知识，提高对各种网络攻击手段的防范能力，对常见威胁能及时、有效处理。还可设立专门的人员负责检测网络运行情况，及时查杀病毒、击退黑客、修补漏洞，从而加强电子档案安全管理力度。

3.2加强农机监理电子档案载体的保护

一是对存放电子档案的载体定期检测和维护。可参照《电子文件归档与管理规范》的要求，将电子档案存放在适宜的环境，控制合适温湿度，注意避光、远离磁场保存；二是建立电子档案定期备份制度。电子档案备份是保障信息安全的有效措施之一，它不但可以为受损的信息系统提供有效的恢复数据，而且当原文件遭到破坏或丢失时，还可取而代之。为取得理想的备份效果，做到万无一失，可使用多层次综合备份技术，从硬件级、软件级、人工级三个层次分别备份，同时要定期对备份的磁盘或光盘时行抽检维护，做好检查登记。

3.3加强农机监理电子档案使用管理

一是要设定电子档案访问权限。可以将访问者分为管理级、使用级及浏览级等，控制不同用户能访问的目录、文件范围，并限定除管理级以外的用户对电子档案的操作权限，从而防止电子档案被恶意拷贝、篡改和删除；二是运用加密、签署等技术保护电子档案安全。有些不宜公开的电子档案要对其进行加密保护，防止信息泄露。同时利用签署技术验证文件是否出自原作者、是否被他人篡改，从而保证电子档案的真实性。

参考文献

[1]张红梅.浅谈档案现代化管理[J].档案管理，2011，（05）.

[2]王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J].河北大学学报，2002，（02）.

作者简介：王轶男，硕士学历，四平市农机监理处，研究方向：农业信息技术。

网络出版时间：2014-9-17 14：02：47

网络出版地址：http：//www.cnki.net/kcms/detail/22.1186.S.20140917.1402.003.htmlendprint