新形势下提升院系级教务管理工作效率的对策探讨

张黎

[摘 要]院系级教务管理工作是高校教学教务工作的基础组成部分，对于保障整个高校教学活动正常有序进行有着极为重要的作用。为了进一步提升院系级教务管理工作效率，针对新形势下院系级教务管理工作具有的政策时效性强、复杂服务性强、管理协同性强等特点，应该加强院系教务人员在事务性统筹、信息化处理、协同创新等上的业务素质，以大力推进院系教务管理工作，更好地为高校教学工作提供优良的基础性教务保障。

[关键词]教务 院系 效率 管理

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2014）16-0179-02

一、引言

近几年来，随着高校教学和管理体制改革的不断深入，推行院系两级管理改革已成为本科高等院校改革的必然选择，国内大部分本科高校原有的一级集中管理体制，已逐步向院系二级管理体制转化。在本科教学管理重心下移背景下，本科教务工作的工作中心普遍下移，高校二级学院本科教学管理过程中的具体事务性工作的组织和实施，在很大程度上由各不同专业学院的专职教学秘书来完成。教务管理工作是学校教学工作的中枢，是维持学校教学机制正常运转的枢纽，不仅要重视教学教务分级管理，更要研讨如何进一步提升院系级教务管理工作的效率和成效，这对于保障高校教育教学质量有着很重要的现实意义。

二、院系级教务管理工作范围及特点

在日常的院系教务管理中，院系教学秘书的工作职责主要包括：（1）协助主管本科教学的领导处理日常教学的事务性工作，及时准确地将学校教务处及院系的各项教学规章制度、相关规定传达给本院师生，以有力保障院系各项教学顺利进行；（2）在正常教学过程中，协调处理学校教务处、院系、师生之间的关系，具体落实教学计划制订、主讲教师安排、日常调停课、学生考试、监考、成绩管理等具体的教务管理工作；（3）对院系日常本科教学计划实施过程进行常规管理和质量监控，协调各部门完成本科招生、学生入学、学年培养、课程实习、毕业设计、学位授予等各项本科专业的教务管理工作。

从上述院系级教学秘书承担主要工作职责，可以看出院系教务管理工作具有政策时效性强、复杂服务性强、管理协同性强等显著特点。

（一）院系教务管理工作具有很强的政策时效性

院系教务管理工作体现的大都是基层教学单位的日常教学活动，而学校整体教学活动一般由教务处统筹制定政策、计划运筹和执行指挥。学院教学秘书就是联系学校教务处、院系教学活动的中间联络站，经常性地需要及时向本院内部的分管领导和师生，传达下发学校教务处的相关教学政策文件和具体执行规定。与此同时，也需要阶段性地抓住当前的各项教学政策重心，精心安排，最大限度地准确把握各项教学任务的精神实质，为院系广大教师和学生做好时效性政策咨询安排，能对相关重点政策性问题进行粗略性解释。教务管理人员必须有能力顺畅地建立院系师生与学校教务处的进一步沟通渠道，以使全院的教学活动能够按照学校教务处的整体部署计划，有条不紊地开展下去。

（二）院系教务管理工作的复杂服务性强

院系教务管理工作是一项综合性的服务工作，其日常直接服务对象是广大的教师和学生，工作内容范围涉及面很广，每天都要从事大量的常规性教务管理工作，包括教学管理、学务管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理、教学运行管理等诸多方面，工作任务繁重而复杂。

（三）院系教务管理工作的事务协同性强

教学秘书作为全院办公机构的重要组成人员之一，日常教务管理工作需要在学院统一领导之下进行。其除了及时传达学校上级部门的各项文件精神外，也需要经常性地与学院其他工作人员、部门之间进行沟通，以便更好地了解本院教师学生的教学动态，从而能够及时将相关教学动态信息上报给主管领导。只有教学秘书与院系其他工作人员、部门一起协同合作，才能更好地完成日常事务性工作，从而使全院的日常教学管理工作平稳有序的推进。

三、提升院系级教务管理工作效率的对策探讨

（一）提升事务性统筹素质

院系级教务管理工作繁杂多变、头绪很多，政策时效性强，若事务性统筹能力不强，教务工作就很有可能处于一种混乱失序的状态。教学秘书必须清楚地掌握本院系的本科教学工作中所涉及的学生入学、教学培养、实习实践、毕业设计、日常运行等各个关键性环节，熟练掌握事务性统筹管理的专业理论和技能，学会运用一些适用的、科学的事务性统筹管理方法，从而使院系级教务管理工作更加规范化和科学化。

为了高效有序地开展院系级教务管理工作，教学秘书必须注意到该项工作政策责任大、时间要求迫切的特点，针对每学年每学期的重点教学工作目标，必须提早制定周密的计划，以增加工作的主动性和预见性。当政策性具体工作任务下达后，院系教学秘书需妥善安排现有的各项工作顺序，分清当前时段中教务工作的轻重缓急，以增强教务工作的计划性和条理性。在日常的院系教务管理工作过程，也需要注意加强与兄弟院系教学秘书的联系，交流与研讨工作中遇到的问题和典型案例，取长补短，多渠道提升自身的事务性统筹素质和能力。

（二）提升信息化处理素质

当前，高校教务管理正向信息化、现代化方向发展，随着计算机应用的普及和校园局域网系统的开发应用，高校教学管理手段也日益现代化、规范化。绝大多数高校都已经建立了专门的教务管理系统、教学质量监控系统、毕业设计管理系统、OA办公系统等多方面的管理信息系统，院系级教务档案也逐渐呈现出“无纸化”办公的新趋势。这时，教学秘书就应主动适应信息化环境下对教务管理提出的新要求，通过熟练掌握使用计算机、网絡、电子表格软件等多种信息化技术工具和手段，从而实现日常院系级教务管理工作的半自动化或自动化。这样就能够大幅度地提高教学计划管理、学生选课管理、课程成绩汇总分析等院系级教务管理的工作效率。

高校方面也应尽可能地为院系级教学秘书多提供一些信息化培训机会，既可在校内组织专门的业务培训，也可以联系其他院校，组织院系教学秘书到校外参加相关的教务管理信息化专题培训。通过多种形式的学习和培训，让教学秘书不断地了解、熟悉、掌握相关的计算机、网络系统、电子处理软件等信息化知识，利用各类信息化技术来处理各种教务信息，并努力实现院系级教务管理的网络信息共享，使传统的纸质化、零散化、人工化的院系级教学管理模式，不断朝着现代信息环境下的院系级教务管理无纸化、共享化、综合自动化方向发展。

（三）提升协同创新素质

目前，为了满足社会高速发展的需要，高校本科教学规模日益扩大，不同专业院系的办学方式也越来越多样化，普通本科、校企联合、定向培养、短期集中培训、双学位等多种教学培养形式并行。因此，院系级教学秘书的工作涉及面就很广，既要和学校内部上级教学管理职能部门人员、其他各院系的师生打交道，也要同联合定点企业、送培单位等机构接触。在日常的院系教务管理工作中，碰到的新问题和矛盾也日益增多，上述情况都要求教务秘书通过必要的协同和创新方法，来确保院系级教务管理活动的高效推进。

作为高校方面，应该尽可能为院系教学管理人员提供专门的锻炼学习机会，鼓励有志向的教学秘书进一步学习深造，使其有机会和时间得到专业系统的关于院系教务工作处理原则性、灵活性和应变性等方面的协同创新素质培训。同时，可通过科学合理地制定院系教学秘书考核管理办法，奖励教务管理工作中表现突出的人员，从而拓展出教学秘书良好的个人发展空间，以充分调动他们的协同创新积极性，进一步强化个人协同创新素质修养。与此同时，院系教学秘书在各自的实际工作中，面对教务管理出现的新形势、新任务、新问题，也要不断勇于尝试更好的工作新途径、新方法，有意识的深入探索利用协同创新思维解决院系级教务管理问题的新方法，以适应不断变化的教务管理工作，提高自身的工作效率和效果。

四、结论

在全国高校教学和管理体制改革深入推进的新形势下，高校院系级教学管理工作的地位不仅更为重要，而且对教务管理人员也提出了更多、更高的工作要求。广大基层的教学秘书要善于运用事务统筹化、工作信息化、协同创新化的思维，大力推进院系教务管理工作，不断深入探索基层教务管理工作新的模式，以更好地为高校教学工作提供优良的基础性教务保障。

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[责任编辑：钟 岚]