以项目促发展 向智慧型档案馆迈进

张建伟+纪雅茹

近年来，石家庄市档案局以改革创新的精神积极探索新形势下档案信息化工作的新思路、新途径，以实现资源数字化、管理科学化、业务网络化为目标，建设了基于局域网面向档案馆工作人员和来馆查档人员的馆内档案利用服务平台、基于石家庄市电子政务网面向立档单位的数字档案数据中心共享平台、基于互联网建设的面向广大社会公众的档案信息网站。随着电子政务建设向纵深发展，电子文件和数字档案数量快速增长，档案管理已经步入云存储时代。传统的档案工作方法和思维方式面对新的机遇和挑战，正在逐步向提高信息化程度和网络依存度靠近，综合档案馆急需解决数字档案的网上采集、各种传统载体档案数字化、数字档案海量存储、档案在线利用等关键问题。

石家庄市档案局在这方面做出了大胆的尝试，在综合分析全市档案信息化建设水平和电子政务技术环境的基础上，提出了建设数字档案管理和信息共享的《区域性数字档案数据中心》项目，被河北省档案局确立为2014年度河北省档案科技项目，并列入国家档案局科技项目计划，目前系统开发工作已经全面展开。开展《区域性数字档案数据中心》项目建设，是适应信息社会要求，完善政府网络工程体系，拓宽档案信息利用渠道的必然选择。项目构建灵活、方便、大容量的数字档案智慧平台，以实现全市区域性档案数据信息资源的集中共享和跨馆查档为目标，拓展档案馆的信息服务方式，促进档案深度开发和广泛利用，为市、县两级档案馆和市直机关提供全方位、全天候的网上利用和相互查阅服务，实现档案管理方式和档案价值的全面提升。

一、提升融合，建设区域性数据中心

近年来，石家庄市档案信息化、数字化建设步伐不断加快，电子化形式的记录越来越多，产生的大量电子文件正成为新生档案的主体。但在实际档案管理工作中各单位普遍存在“重纸质轻电子”的现象，对电子文件归档重视程度不高，难以独立实现归档电子文件的专业化管理；由于电子文件存在易更改、易流失、非直读等多方面的缺陷，使其管理工作面临诸多难题。一方面，机关无纸化办公和电子政务快速发展形成的大量电子文件，需要借助系统平台及时归档成为电子档案，完善档案信息资源的归档、查询、利用服务。另一方面，电子文件归档简便而安全的方式是依托电子政务内网，建设数字档案数据中心，在线移交和接收各单位需归档的电子文件，实现电子档案采集、海量存储、查询利用等电子文件信息资源的集中共享、区域共享、社会共享。从而解决电子文件及时归档和安全管理问题，改变电子文件的无序管理和自然消失的现状，及时、有效地接收立档单位每年产生的大量电子文件，保障归档电子文件的真实性、完整性、有效性与存储安全，促进档案管理与信息化的深度融合势在必行。因此，有必要统一接收和集中管理各类电子文件和数字档案，推进电子政务建设的可持续发展及社会记忆的长久留存。

数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容，也是一项经常性的业务工作。石家庄市档案馆完成了馆藏利用率高、涉及民生的74个全宗档案的数字化任务，建立了机读目录数据库和原文数据库，录入文书档案、照片档案、图书资料等目录200多万条，扫描原文1000余万幅，数字档案资源日益丰富。要实现全部馆藏档案数字化的目标，档案馆不但要解决资金短缺、工作量大、人员不足等现实问题，而且要面对每年新接收入馆纸质档案数字化加工的巨大压力。为此石家庄市档案馆在加快馆藏档案数字化进程的同时，按照“存量数字化、增量电子化”的思路，积极推进原生电子文件的归档接收工作。2012年10月，中共石家庄市委、石家庄市人民政府印发了《关于进一步加强档案工作的意见》，意见中特别提出“从2013年起，市直各部门、市属各单位在向市档案馆移交档案时，同时移交纸质、电子两种档案。这就需要一套能够集成档案管理、在线移交、资源共享、安全存储等多功能的数字档案综合管理系统，为电子档案网上 “落户”档案馆搭建平台。

《区域性数字档案数据中心》项目有助于加快档案资源数字化、传输网络化、信息共享化、检索便捷化，充分发挥档案的公益性信息服务作用，是提高档案部门管理效率，增强为民服务水平的重要举措。石家庄市档案局坚持统筹规划、突出重点、分级建设、集中管理、安全保密的原则，从抓好馆藏资源数字化入手，大力加强全市档案信息化建设。但是，各单位档案室和各县（市）区档案馆由于资金投入不足、技术力量薄弱、软件管理不统一等因素，导致档案信息化发展水平不均衡，缺乏全市范围内的数字档案网络化综合管理和应用，致使档案信息化价值无法充分显现。最有效的解决方案就是依托电子政务内网整合全市档案信息资源，形成规范化、多层次的网络体系，借助网络化档案管理平台建设数字档案数据总库，进行档案数据的上传、移交和查询，增强数据存储备份的安全性，实现区域性档案信息资源的集中共享，促进档案深度开发和广泛利用，提供全方位、全天候的网上查阅利用服务，全面提高查档和办公的效率。

二、找准定位，明确项目建设任务目标

《区域性数字档案数据中心》项目以实用为目的，依托电子政务网研发一套综合管理系统，解决网上数字档案采集、各种传统载体档案数字化、数字档案云存储、档案在线利用、档案数据移交接收等关键问题，实现在线移交、接收和管理各单位需归档的电子文件。档案馆通过系统平台可以要求和控制接收各单位的档案类别，对数据移交后进行编目整理和数据质检，确保接收的准确性，最终实现电子档案的网络应用。同时建设同一平台下包括市直各单位电子文件（档案）原文和市、县两级档案馆文件级机读目录在内的数据中心，借助应用系统进行档案数据的上传、移交和查询，切实增强大数据存储备份的安全性，拓宽档案信息利用渠道，实现跨馆查档和全市区域性档案信息资源的集中共享。

项目开发为了满足目前档案管理需要，采用新技术，着眼于今后技术发展方向，符合国家信息化和档案行业相关标准。以面向未来、长远发展的眼光，整体规划，分步实施，逐步构建先进、实用、严谨、高效的档案管理系统。设计针对性强，采用便于操作的程序模块，积木式构造档案管理系统。各子系统可以集成管理，也可以独立使用。诸多子系统面向非计算机专业的档案管理人员，力求界面直观、可视性好、操作简便、易于掌握。endprint

三、精心设计，开发功能实用的系统平台

项目设计先进，符合国家相关标准。数据加工系统严格按照纸质档案数字化技术规范设计，为加工质量提供了保障。网络平台、系统平台、数据库平台及设备采用主流成熟适用的技术和产品。

项目具有全方位解决档案管理中各种信息处理的能力，易于维护、易管理、易操作，便于扩充和升级。系统支持分库定义、门类定义、工作流定义、报表定义。依托市电子政务网，采用VPN加密技术做到数据安全、保密性好，系统具有相当的容错能力，具有监控功能，对在线用户进行有效监控，实行分级管理，授予不同的操作权限。系统支持分级管理，可以针对不同的系统设置多级系统管理员。下载数据支持加密，保证系统的安全。查询速度快，对海量数据具有快速查询响应能力，没有等待感觉。系统利用全文检索（包括数据库自带全文检索和文本全文检索）对模糊检索进行特殊处理，保证系统的响应速度。采用积木式设计，可拼装使用，也可分散单独使用。支撑平台各核心模块可以任意组合以满足实际应用场景。系统具有高可靠性，具有备份、冗余、故障恢复等技术和功能，采用大型数据库的数据仓库技术，满足未来海量数据增加的需要，使系统安全可靠。

系统模块功能强大。主要功能模块有：电子文件在线登记、电子文件在线接收、数字档案管理、系统维护等。系统用户可以通过全宗号、用户名、用户密码验证后登录到《区域性数字档案数据中心》管理系统。

数据中心管理系统具有数据著录、数据报送、统计、报表打印功能，能进行数据的增加、删除、修改、排序、检索；在数据著录和扫描完成后能够直接上传到相应的数据接收库中；能够按年度、保管期限、实体分类分别统计在线登记的各类档案条目数量、电子原文数量和电子原文大小，从而实现各立档单位需报送档案的在线登记。综合档案馆可在线接收各立档单位通过在线登记系统报送的电子数据。用户登录后，系统能通过立档单位全宗号自动识别相应的数据表，并将条目数据和电子原文数据自动转入接收数据库中。各单位能够查看已上报的数据，包括条目数据和电子原文。所有已上报数据不允许删除，所有记录的修改都有日志记录。管理系统能够实现数字档案的全过程管理，包括数据采集、数据移交、数据整理、系统设置、全宗单位及信息门类定义、系统维护。

四、开拓创新，构建智慧档案管理新格局

石家庄市档案局继数字档案馆项目和区域性数字档案数据中心项目之后，2014年还将启动《档案库房自动控制系统》建设，谋划开展《电子文件（档案）登记备份中心》项目，在巩固和提升档案信息化建设成果的基础上，以智慧城市建设为契机，向建设智慧档案馆的新目标迈进，积极采用物联网、云计算、自动控制等新技术，以优化服务为方向、以深化应用为核心、以信息共享为主线，全面提升档案信息化应用和服务水平。endprint