工程档案电子化的技术要点分析

韩健

1 工程档案的重要性

工程档案产生于整个工程建设的全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到项目竣工验收、试运行、投入使用等过程中形成的，应当归档保存的信函、邮件、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。

工程档案的完整、系统、长久地保存，为今后提高工程项目管理水平，改善工程设计理念，扩展工程规划思路保留了宝贵的知识和信息资源；对于工程项目将来的改建、扩建保留了珍贵原始的依据和凭证。

2 工程档案电子化的必然趋势

在计算机尚未普及的年代， 工程档案的存储介质主要是纸质。在缩微技术引进后， 存储介质开始有胶片， 后来也有一定数量的录音带、录像带等磁性材料。总体来说， 纸作为工程档案的存储介质有其特有的优势， 价格便宜， 管理直观， 保存时间长。同时也存在着很大的问题， 如体积庞大， 保存条件相对苛刻， 重复利用相对困难， 检索速度慢等。随着科学技术的日新月异、生产建设水平的不断提高、计算机的普及和大范围应用、电子文件大量产生、各种新存储技术的不断更新，档案的载体被不断地充实和刷新，工程档案也必将随着科技的进步而走入以光盘、磁盘等作为载体保存电子文件的电子数字化时代，这是必然的趋势。

3 工程档案电子化的优势

电子档案其保存的档案材料全部为电子数字化，使我们在使用档案材料时，可以通过完善、敏锐的计算机智能检索系统，非常快速准确的查询资料。

电子档案是通过光盘、磁盘来存储资料，在科学、合适的保管条件和相应的使用情况下，通过现代阅读工具来进行档案的使用，即使多次使用也不会发生档案材料破损和缺损现象，需要详细研究的档案，在档案管理允许范围和授权下，可以随时打印到纸张上，而不会影响资料的保管和使用。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第539期2014年第07期-----转载须注名来源在保管期限上，通过严格控制电脑的复制转载过程，档案材料保管期限可以说会达到真正的完美永久。

利用功能强大的档案管理软件可以对电子档案轻松实现档案基础材料电子化，分类、组卷、立卷、装订等程序化，抄录、编排、打号等电脑化，使用高容量的存储器，达到占用空间小型化，节约大量的人力、物力、财力。并且一次投入，多次产出。

4 工程档案电子化技术要点

第一是应该能确保工程档案资料的真实、合法、有效、不被改动的原始凭证的功能，通过数字签名、信息认证、身份认证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，同时对所归档文件设置安全密钥，用以保障文件的不可改动，只可阅读。以确保电子档案的原始性、真实性和准确性，保证电子文件在法律上的凭证地位。

第二是拥有能提供随时实现即时生效的电子签章系统，通过一套标准化、规范化的软硬件结合的系统，使持章者可以在电子文件上完成签字、盖章，与传统的手写签名、盖章具有完全相同功能，同时依据《电子签名法》使所签署的文档具有可靠、真实的法律效力。

第三是要严格把握好工程档案材料格式的统一化。工程档案一个重要的属性是应用属性，因此归档的工程电子档案应该按照一个统一、通用、规定的格式来存储电子档案，诸如：工程文档可采用后缀名为* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程图纸可采用后缀名为* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后缀名为* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后缀名为* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的电子文件，应转换成通用格式的电子文件后再存储，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四是要建立一个完善、系统、统一、规范化的工程建设档案管理软件系统，该系统应涵盖了文件处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研于一体的档案管理软件系统，真正实现“一次登记，多次使用”的电子数字化档案的管理模式。

第五要建立一支工程档案电子数字化的人才队伍，这支队伍要具备较强、熟练的业务能力，独立地掌握和运用档案工作的各项规则、标准、技术、技能，具备一定的分析、综合、概括能力和文字表达能力。还要具有工程建设和管理方面的专业化、技术性的知识和能力，并且具备一定能力的计算机操作和维护水平。这样才能打造一个高层次、高标准、高效能的工程建设档案电子数字化的专业队伍。

工程档案的电子化发展，不仅能有效地实现工程档案的管理，提高工程档案管理效率，还具有明显的经济效益。