如何在新形势下做好办公室行政管理工作

韩宁

一、办公室工作的重要性

办公室在一个单位中的地位和作用是非常重要的，它是一个单位的“窗口”。首先，从办公室的地位来看，办公室是单位正常运转的“桥梁”和“纽带”，办公室及其工作人员是联系上下工作的保证。比如，电话结转这个工作，它就代表着联系内外、左右单位的第一形象，他要反应上级指示、各种问讯以及最新情况等。所以，办公室工作虽然处理的都是一些琐碎事物，每天都是简单的重复，但却是一个单位的“窗口”。办公室工作人员在认识到这一点后，就必须在事前充分掌握单位的基本情况，在处理相关人员的咨询时注意讲话的态度和意识，才能使咨询者满意，维护好单位的美好形象。其次，从办公室效率来看，办公室综合协调、处理、解决单位每项工作各个环节的合理、准确、及时的链接。所以，办公室工作人员必须找准、认识到行政管理工作的位置和职能，以全方位服务为理念，尽心尽力为领导服务、为机关服务、为基层服务。这样才能树立一个良好的“窗口”形象，把办公室工作效率提高起来，有序开展办公室的各项工作。[1]

二、办公室的行政管理职能

办公室处理的主要是上级部门和本单位下达的工作，其行政管理职能主要包括以下四个方面：

参谋职能。办公室人员要做好领导的参谋，深入一线，掌握和了解基层情况，进行经验总结，提出合适的改革建议，并及时向领导汇报情况，适时的提出自己的意见。这样，领导人员才能真实掌握基层情况，并作出相应的调整和改变。

助手职能。办公室人员也是领导的助手，办公室人员要严格按照上级机关的部署，结合领导意见，贯彻执行领导的指令，检查落实执行结果。只有做到了这些方面，才能更好的加强机关管理、保证工作质量、维护工作的正常秩序。

保障职能。办公室是上级部门和本单位布置的各项具体工作及时有效完成的重要保障。办公室不仅要保证领导集中精力处理工作问题，还要注意与单位各部门建立良好的工作关系，与他们进行良好的沟通，倾听他们的意见。这样才能使员工工作更有积极性，形成一种团结的工作氛围，共同完成工作任务。

协调职能。我们前面提到过，办公室在单位里起着承上启下、联系内外的作用，它在行政管理工作中主要负责协调各方面的工作，维持工作正常秩序，传达上级领导的指示，协调好各部门的关系。因此，办公室必须做好协调工作，协调单位上下级以及各部门之间的关系，保证单位工作的正常的运行。[2]

三、做好办公室行政管理工作的建议

办公室其实也是一个单位的服务部门，是单位的“窗口”，所以办公室人员必须提高自身服务意识，主动为人服务。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第539期2014年第07期-----转载须注名来源办公室的作用主要是贯彻执行领导决策、及时反馈群众意见以及协调内外之间的关系。办公室人员在工作时要增强工作的预见性，对于事情要尽量全面一些。另外，办公室人员虽然只是传达上下级的意见，但在工作中还是要提高创新意识，与时俱进，以开拓创新的精神来工作，这样才能适应企业发展的需要。还有要积极思考，善于提出问题，发现问题，并对于出现的问题及时采取各种措施予以解决。

办公室是一个单位对外形象的“窗口”，并且经常在领导身边工作，所以办公室人员必须树立良好的形象，这样才能不失领导的形象。对于此，要加强廉政建设，帮助办公室人员树立正确的价值观，工作上忠于职守，生活上乐于奉献，思维上勇于创新，这样才能树立良好的形象，同时也做好了单位的“窗口”，为企业的形象大大加分。

办公室是一个整体，是一个团队，在工作上必须注重团结协作，同心协力，共同配合。企业管理人员要坚持以人为本的管理思想，鼓励办公室人员主动发表自己的看法，同时也要认识到他们各有各的特点以及特长，所以要注重激发工作人员的潜能，鼓励他们发挥自己的特长，为企业贡献自己的一份力量。最后，还可以适当的采用激励机制，鼓励创新，做到人尽其才，人尽其用。只有形成这样一个具有活力且团结的团队，才能把办公室行政管理工作做好。

前面我们提到过办公室具有参谋职能，所以办公室人员必须做好调研工作，为领导决策提供正确有效的依据。办公室人员在做好调研后，要认真写好调研报告，并提出行之有效的建议和意见。另外，办公室工作人员在制定工作目标时，要注重效率以及目标的可行性，将预期目标与奋斗目标相结合。

从办公室工作人员个人来说，要多学习，多思考，注重提高个人素质。这样才能不断进步，不断更新思想，才能适应当前不断发展的形势。第一、办公室人员必须有辨别政治是非和理论联系实际的能力，所以必须加强政治理论的学习，了解和掌握现阶段的改革发展的思路和方针，树立坚定的政治信念。第二、办公室人员要提升法律观念，注重学习法律法规。同时还要监督其他部门学习，依法办事，这样才能整体提高单位的依法行政水平。第三、办公室也需要全面型的人才，必须具备政治理论、政策法规、科学文化、专业知识、行政管理以及公共关系等各方面的知识，所以办公室工作人员必须不断学习，完善知识结构，才能适应企业发展的需要。第四、现在计算机已被运用到各个领域，所以办公室人员不仅要提高自身业务水平，还要熟练掌握办公室自动化系统，这样才能提高工作效率。[3]

（作者单位：中国科学院过程工程研究所）