浅谈如何做好大型学术会议会务工作

2014-10-10汤茂买

经济研究导刊 2014年19期

关键词：计划

汤茂买

摘要：会议这种社会活动由来已久，是自有人类以来就存在的一种社会现象。在当今社会，会议是领导机构进行决策和管理、实现领导职能的一种重要方式。会务工作是一项复杂的系统工作，也是各单位办公室工作的一项重要职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作，特别是大型学术会议的会务工作量非常繁重，这就要求负责会务工作的同志务必要做到在纵向上服从上一级领导的协调和指挥，保持信息和通讯的绝对畅通；在横向上务必做到分工明确，事无巨细地落实每一个细节，尽职尽责，在完成个人本职工作的同时注意灵活处理突发事件和进行补位。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。

关键词：大型学术会议；会务工作；计划

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）19-0192-04

一、会前准备工作

会议的重点是计划性要好，就是要做好前期的准备工作。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否，体现着主办单位的办会水平。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%左右。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是大型学术会议成功的前提。因此，必须以高度的责任感做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括制定会议计划、组建会务班子、准备会议材料、安排会议后勤保障和布置会场等方面的工作。

（一）制订会议计划

第一步是拟定会议计划。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如大会主席团、秘书长会议等议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。

（二）组建会务班子

第二步是组建会务班子。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议整体负责的领导机构，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会（或领导小组），可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会（领导小组）下再建立子工作组，一般可设秘书组、接待组、宣传报道组、后勤保障组（除接待之外的安全保卫、水电等）等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。具体为下列图解（见下页表1）：

在秘书处的工作范围中，日程安排要详细，方便与会人员，分发到每个参会人员手中，使大家一目了然（下页表2为会议日程表）。

在接待小组的工作范围中，贵宾的接送与接待是重中之重，所以要把接送工作做细、做实。负责整个会务工作的负责人要掌握整体形势的变化，清楚每一位贵宾的行程变化，及时更改接待表格，迅速通知各相关小组和各驻点的工作人员，告之贵宾行程的变化，以便各点做出安排的更新（P194表3为接送贵宾详细安排表）。

在各个驻点都要详细安排人员负责相关服务工作，责任到人（P194表4为各驻点详细安排）。

（三）准备会议资料

会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料、来宾资料、会务资料和沟通资料。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。整个会议在开始前的一段时间，秘书处要准备好邀请工作（回执、专家名单、行程）、大会开闭幕式议程（领导主持发言）、大会主题报告议程、会议指南制作等方面的工作，要做到全面、具体。

（四）准备会议后勤保障

有些全国性会议、国际性大会规模较大，需连续召开几天，并且有外地同志、甚至有外宾参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编订住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责，并事先做好安排。同时，根据会议规模拟定会议预算，经过会议领导小组同意后执行。

（五）精心布置会场

会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：

1.悬挂会标、徽记、旗帜、主会场和分会场门牌及指示牌等。

2.设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒，并保证音响效果。

3.确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。

4.保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。

5.摆放适量花卉。

6.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

7.场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。

8.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会议期间服务工作

在会中服务阶段，会务人员须提前数小时到达会场，反复多次检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等方面的工作。

（一）签到与引导

签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。

（二）组织会议进行endprint

注意维持好会场秩序，会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议有关决议文件等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊，特别注意各种突发情况。

（三）搞好后勤保障

会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要准备必要的纸张、铅笔等，以备临时取用。会议期间的考察、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备简约的会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足，做到热情周到。

会中阶段，会务人员除了主要进行各种服务工作外，还要接受会中反馈信息，及时处理各种突发状况。要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任感。

三、会后总结工作

会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“善始善终”。会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。

（一）送别参会代表

与会人员的车票或机票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。

（二）会场整理善后

要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余会议材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；与酒店结算费用等。

（三）及时做好新闻报道

将本次会议的意义、内容等相关情况及时通过网站、报纸等多种途径予以报道，宣传会议的影响，从而达到召开此次会议的相关效果。

（四）整理会议文件

整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。

（五）经费总结