浅谈生物标本的档案管理

王小梅，杨洁

摘要：依据南京大学标本馆管理的实践，叙述标本档案的属性、特点及其收集、保管及利用的体会，探索实现标本档案日常管理及计算机管理的方法。

关健词：生物标本；档案管理；计算机管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）08-0014-03

生物标本档案是人们在生产活动和科研工作中形成的，对国家和社会有保存价值的以生物制品为主要载体的历史记录。正如挪威档案学家列维·米克伦所说：“档案的重要性在于它不仅仅是一种信息，而且是人类进行各种活动的记录，反映人类所获得的知识和经验，是反映人类文化和文明的基础。没有档案的世界，是一个没有记忆、没有文化、没有法律权利、没有历史的世界”。生物标本档案在人类的自然科学文化教育和传承中发挥着重要作用，它包括动物、植物、微生物等生物界多种门类的实体档案，通常由标本和文字记载组成。它生动形象地反映了生物物种资源的各种信息，具有真实性、凭证性、历史性、形象性，是生命科学研究的基础，因此做好生物标本档案的保护管理工作意义重大。本文以南京大学生物标本档案管理实践为例，就如何进行生物标本的档案管理做一些探讨。

一、南京大学生物标本馆情况

南京大学生物标本馆，是我国最早建立、最有特色的大学标本馆之一。它位于南京大学田家炳艺术中心的四楼，总面积约400平方米。它依托于南京大学生命科学院。其始建于1915年，是由原中央大学和金陵大学的标本室合并组建而成的，迄今已有90多年的历史。经过几代人的辛勤工作、不断积累，馆藏标本种类日益丰富，规模和影响不断扩大。南京大学生物标本馆的发展，凝聚着耿以礼、耿伯介、方文培等诸多国内外动植物界知名专家、学者的心血。现馆藏植物标本已达10万多份，模式标本500余份。以华东地区的植物标本为主，同时收录了全国及世界各地的植物标本，其中禾本科，藻类植物等标本蜚声国内外，具有很高的知名度。馆内有4个动物标本室分别为：哺乳类、鱼类、两栖类、和无脊椎动物。有些是国家一、二级珍贵保护动物的标本，如：藏羚羊、白鳍豚、中华鲟、灵猫、鹈鹕等。

二、标本档案的基本特性

了解研究标本档案的基本特性，根据它的性质特征采取相适应的保护措施，是发挥标本档案作用的基本保证。

1.标本档案具有易损性。标本档案源于有生命的动物、植物、微生物，由于这些生物体的构成不同，标本制作方式也就有所不同。生物标本制作方式主要可分为两大类：（1）干制标本：腊叶标本、叶脉标本、菌类标本、苔藓类标本、藻类标本、动物标本。（2）浸制标本：整体浸制标本、解剖浸制标本、个体发育浸制标本。容易损坏是这两类标本共有的特性。因此，必须采取与纸质档案不同的保管方式进行管理。

2.标本档案具有直观性。所谓直观，就是人们用肉眼观看时能感受到它的现实存在和形态。将这些标本展示出来，就能发挥它的作用。例如在植物学课堂教学中，通过苔藓、蕨类及裸类植物标本的学习，理解在植物的进化中最重要的一个环节是由水生到陆生。在动物学课堂教学中，教师在对脊椎动物各个类群做了讲解后，让学生通过观察动物标本，总结他们的生活环境，及各类动物哪些结构特征与生活环境相适应。标本能让同学们直观地感知和认识动植物，有利于他们理解和牢固掌握生物学的基础理论知识。标本开展启发式是教学最好的教具，将学生从被动式学习中解放出来。

3.标本档案具有真实性。档案的真实可靠性是档案的一种极为重要的特征。档案的真实性应当包含两个层面的意思：一是档案形制过程的真实，即档案形制过程的原生态（形制的真实）；二是档案所载的信息真实地反映了客观历史事实（内容的真实）。标本档案是档案家族的一个门类，它源于自然，是物质生命的展示，是生命历史的真实记录和稽凭。生物标本包含着物种的大量信息，诸如形态特征、地理分布、生态环境和物候期等。例如南京大学师生采集的黄山地区植物标本就真实地反映了黄山的植物分布情况、物种资源、及不同时期的植被的变化，是那个地区植物变化的最好的实物记录。

三、标本档案的归档

1.收集范围。标本归档既有一般档案的共性，又有自已的特点。虽然标本与一般档案一样，都要经过收集、整理、编号、排列和保管等程序，但在各个程序、环节上，有其一定的特殊性。如植物标本的收集应选取最能反映植物整体面貌的、有代表性特征的植物体各部分器官。一份合格的标本应该是：（1）种子植物标本要带有花或果（种子）。（2）蕨类植物要有孢子囊群。（3）苔藓植物要有孢蒴，以及其他有重要形态鉴别特征的部分，如竹类植物要有几片箨叶、一段竹竿及地下茎。动物标本的收集内容囊括了无脊椎动物类、昆虫类、鱼类、两栖类、爬行类、鸟类、哺乳类七大类动物。动物标本以整体制作为主，部分标本会采取解剖某一部位的方式。照片也是标本档案的内容，它包括标本的整体、局部及不同生长期的照片。

2.标本野外记录与标本编号。标本在野外采集时只能采集整个植物体的一部分，而且有不少植物压制后与原来的颜色，气味等差别很大，如果所采回的标本没有详细记录，日后记忆模糊，就不可能对这一种植物完全了解，鉴定植物时也会发生困难。因此，记录工作在野外采集过程中是极其重要的，而且记录和采集工作是密不可分的。采集记录一般应掌握的两条基本原则是：一要记录在野外能看得见，而制成的标本无法反映的内容；二要记录标本压干后会消失或改变的特征。记录时注意观察。在同一株植物上有两种叶形时，采集时只能采到一种叶形的话，那么就要靠记录工作来帮助了。如禾本科植物象芦苇等高大的多年生草本植物，我们采集时只能采到其中的一部分，因此，我们必须将它们的高度、地上及地下茎的节的数目、颜色记录下来，这样采回来的标本对植物分类工作者才有价值。同一采集人采集号要连续不重复，同种植物的复份标本要编同一号。对植物标本的记录要认真检查、记录内容是否对应所采的标本，这点很重要，如果其中发生错误，标本就会失去价值，甚至影响到标本的鉴定工作。标本档案与文书档案的保管单位不同，文书档案以“份”或“卷”为保管单位，而标本档案则以“号”为保管单位。

3.标本的库房管理方法。编目后入库保存的标本分类排序方法是：动、植物标本分别按照动物、植物分类系统顺序排列。动物标本分为鸟类、兽类、昆虫类、鱼类和两栖爬行类入库保藏并分别按门、纲、目、科、属、种的系统排列。对大型珍稀动物标本如大熊猫、羚牛等应单独陈列，摆放在醒目位置；陈列的标本按分类存放在标本储藏室内供研究使用。蕨类植物科按秦仁昌（1978）的系统，裸子植物科按郑万钧的《中国植物志》第七卷的系统，被子植物科按恩格勒（A.Engler）系统排列，属和种分别按拉丁文字母顺序排列。标本必须要有标签，标签上应有标本的科名、学名（中文学名、拉丁学名）、采集人、采集地、采集时间、馆藏号等内容。对标本室的标本必须有详细的登记册。

四、生物标本的管理

生物标本档案的管理主要可分为日常管理和档案信息化管理。

1.日常管理。（1）标本保护，对标本的保藏、管理和养护，就是按标本自身的质地和特性，根据损坏原因、损坏规律等，采用科学的保护方法，延长其使用寿命。标本按制作方式划分：主要有干制标本和浸制标本。干制标本的保护主要是保形、保色。变形和退色是光照与氧化作用引起的。光照对色素的破坏极为明显，特别是紫外光，具有很强的解离色素物质的能力。标本本身含有丰富的有机物质，既是虫最嗜食的食料，又是霉菌繁殖的良好培养基。因此，标本的保护应定期检查，防潮、防虫、防光是标本保护中最主要的工作。标本档案的环境温度一般控制在20℃～23℃，湿度一般控制在55%～60%，干燥和低温有利于防止标本的霉变和虫蛀。浸制标本保护技术就是利用药剂浸渍液的化学性质来处理和保存标本。针对浸制标本的质变机理，常用的防护方法是：①选择适当的保存液。5%的福尔马林是最常用的植物标本保存液，动物浸制标本则多保存在10%的福尔马林液中。添加没食子酸、柠檬酸等抗氧剂，可制约自动氧化反应。②环境控制。库房应具备低温和弱光照等环境条件，展厅要避免使用天然光，采用不含短波辐射的人工光源。（2）标本损耗登记，在标本的使用过程中当发生标本丢失或损毁时，标本管理人员需要及时登记被丢失或损毁的标本，包括标本的名称、编号、丢失或损毁人员的姓名、课程名称、任课教师等相关信息。（3）模式标本的管理，模式标本的定义可以引用《国际动物命名法规》中的一段话来表述，模式标本“是所有动物分类单元学名的持有者。它提供了在动物学命名中的客观性，是国际参考的标准”。模式标本不同于一般供参观展览用的陈列标本，也不同于待研究或正在研究的标本，而是经研究者研究鉴定、公开发表后指定的，作为以后鉴定的标准和研究查考的依据，具有永久保存价值的标本。鉴于模式标本在科学研究上所具有的重要地位，认真研究其特点，并妥善保管收藏和提供利用，对科学研究有着极其重要的意义。

2.档案信息化管理。《档案法》规定要“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。档案管理除保管档案实体、延长其保存寿命、维护历史真实面貌外，另一个重要任务就是管理。开发标本档案信息提供档案信息服务是档案管理的重要职责。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术支持。标本档案信息是研究生物系统分类、区系、进化、种群、群落等的基本资料，也是现代生物多样性保护决策的重要依据。传统的研究方法是逐份查阅标本。例如为分析某个地区，如省、县的植物区系状况，就要把采于该地区的标本从数十万甚至上百万份标本中逐一挑出摘记，然后才能进行分析。如此艰巨的工作，完全可以利用高效率的计算机来解决。

计算机管理标本档案的基础是建立标本档案数据库。标本档案数据库可以储存大量图文信息，使研究人员能通过计算机迅速、准确地查阅到与标本相关的所有文字和图像信息，方便教学、科研工作的开展。不应将建立标本档案数据库工作理解为是对各门类标本档案信息进行简单收集和录入，而应将其作为一项运用科学方法对标本档案信息进行充分、准确、规范的收集、整理、标引的高标准系统工程对待。处理输入系统内的信息是计算机分内之事，但输入哪些内容、输入内容是否正确，计算机是无法进行判断的。因此，在建立计算机标本档案数据库之前，需要精心准备各种标本数据，要按规范把大量的标本档案信息进行标引。标引工作的优劣，将对计算机档案数据库的质量产生直接影响。标本档案数据库标引的文字信息主要有中文名、拉丁名、编号、科、属、种、采集人、采集号、采集地点、采集时间、签定人、签定时间等；标本档案数据库标引的主要图像信息则是标本的形态、色彩、细微差异等文字信息难以准确描述的特征。总之做好数字化生物标本馆必须具备以下三个特点：（1）馆藏信息数字化。（2）信息传递网络化。（3）数据检索自由化。生物标本数字化是一项巨大的工程，庞大的标本数量，标本信息内容和形式的多样化。探索适合于生物数字采集、整理等式的方法和技术将有利于工作的开展。

生物标本档案是开展物种鉴定、资源调查、环境论证的历史记录，是对纸质档案的一种重要补充，在教学、科学研究以及科学普及工作等方面占据着不可替代的重要地位。对生物标本档案进行科学、有效的管理，使之更充分、高效地发挥作用是摆在我们面前的一项需要不断创新和提高的工作。南京大学标本馆在原有标本档案管理基础上，对标本档案管理工作进行了一些创新探索和尝试。通过运用先进的数字信息技术和网络技术，将馆藏资源信息进行数字化转换，建立了生物标本信息数据库和数字化生物标本馆，让传统的实物标本以崭新的姿态展示出来。未来，全新的数字化生物标本及其相关的物种信息借助于互联网将会实现资源全球共享，使生物标本档案的利用、服务途径进一步拓展，社会价值得到进一步实现，这是生物标本档案管理的必然趋势。

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基金项目：本文得到国家基础科学人才培养基金项目——南京大学生物学人才培养基地（项目编号NSFCJ1103512）。

作者简介：王小梅（1960-），女，馆员，南京大学数学系毕业，1981年至今在南京大学生命科学院工作，长期从事馆标本馆工作，参与国家自然基金项目及科技部项目，在国内外学术刊物上共发表研究论文7篇，其中SCI论文2篇。

通讯作者：杨洁（1965-），女，博士，教授，博士生导师，1997年在中国药科大学获理学博士学位，1999年至今，在南京大学生命科学学院工作，主持和参加国家自然科学基金项目、国家支撑计划项目、973纳米重大研究计划项目等，研究方向：生物信息学和中药现代化。