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县级财务的visual FoxPro计算机管理

2014-09-29喻长建

中低纬山地气象 2014年4期
关键词:流水账账目账本

喻长建,喻 宇

(1.湖南省岳阳市气象局,湖南 岳阳 414000;2.湖南省湘阴县气象局,湖南 湘阴 414600)

1 引言

二十一世纪以来,县级气象机构的特点是人员少,事情杂,兼职多,而县级气象局的财务归市气象局核算中心管理,县局仅设一名报账人员。随着气象事业的发展,对气象财务的管理要求越来越高,因而县级财务也要求科学化管理。笔者曾于3 a前在汨罗市气象局兼财务工作。对汨罗市气象局的财务曾采用visual FoxPro进行计算机管理。

县气象局财务账目分零余额账户、零余额现金、基本账户、非零余额现金和防雷账户。少量现金账目的资金分类由市局会计优先零余额现金入账而确认,账目只能在市局报账后方可录入分类账本;少量开支先付款后入账因而造成延迟入账,极易产生账目差错,visual FoxPro管理账目解决了更改资金分类和按时入账的问题。visual FoxPro是县级财务管理人员的最好帮手。

2 数据库的建立

建立一个visual FoxPro的流水账miluo.dbf(见图1),打开FoxPro命令文件VFP6.EXE,在命令窗口输入“modi stru”设置“年、月、日、号、资金分类、收支、摘要、金额、余额、类值”等相关字段,资金分类中输入“零余额账户、零余额现金、基本账户、非零余额现金和防雷”分别代表5个不同账户,以利于调整变更资金分类。根据流水账miluo.dbf分解为零余额账户 miluoj.dbf(图2)、零余额现金 miluox.dbf(图3)、基本账户 miluol.dbf、非零余额现金miluoc.dbf、和防雷账户miluof.dbf分账目。

图1 流水账miluo.dbf

3 数据的处理

数据的处理采用visual FoxPro命令编程处理,分别为数据的录入、初始值建立、账目分类、统计计算,程序文件为miluo.prg。

图2 零余额账户miluoj.dbf

图3 零余额现金miluox.dbf

3.1 数据的录入

进入visual FoxPro目录打开命令文件VFP6.EXE,在命令窗口输入“do miluo”打开数据库miluo.dbf,点击追加记录输入流水账相关内容和数据。

3.2 初始值的建立

初始值为财务人员接手时的各分类账目的余额,有基本账户余额、非零余额现金和防雷账户余额。零余额账户余额和零余额现金余额在年度结算中都为零。这些初始值均赋值到visual FoxPro命令程序中。

3.3 账目分类

银行账目分零余额账户和基本账户两类,一但账目发生资金分类就已固定;现金账目分零余额现金、非零余额现金和防雷账户3类,在报账前后可进行资金分类变更。每一类账目都从流水账读出,由visual FoxPro命令程序处理。

3.4 统计计算

流水账分解后形成了独立的5个账目,采用visual FoxPro命令编程计算。

4 visual FoxPro管理县级财务的好处

4.1 便于账目的核对和查询

在自查账本现金余额与实际金额不符时,可将有疑问账目时段内的3项现金账目用替代命令归总为一类现金统一计算,比对账本现金余额与实际金额,便于查对。流水账余额就是单位的资金总额,便于单位领导过问查询。

4.2 便于账目的登录

报账后,5个类别的账目分为5类,直接从5个分数据库中抄录到账本中即可,确保所有数据准确无误,确保账本美观整洁。对于已付款未报账的账目可通过更改时间排序后延,确保账目不出现遗漏。

4.3 便于数据的处理

visual FoxPro管理账目,既可以修改程序命令文件管理数据,也可以直接输入命令处理数据,对于数据排序、批量修改、计算都很方便。

4.4 便于账目的保存

账目一旦发生,即可录入数据库,确保账目的原始存在,即使原始票据或账本发生意外,还可采取相应补救措施,便于账目的保存。

5 结束语

采用visual FoxPro管理县局财务,既简单又科学,既方便又快捷,既准确又美观。避免了账目抄录到账本中的修改,避免了先付款后报账容易引起的差错,确保了各类账目数据的准确美观,对县局财务人员管理财务具有较好的实用性和推广价值。

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