企业档案管理问题与对策

孙红

对企业来讲，做好档案管理工作对整个公司都有非常重要的影响，同时根据档案的重要性，对其进行完善的管理也是公司最基础的工作内容，这样才能确保大家的档案和公司文件长久留存和为以后的决策提供依据。那么怎么做好管理工作就成了现在非常迫切解决的问题。这其中尤其是针对国有企业，在其长时间发展过程中，留下了大量的资料和档案数据，对现在乃至将来都会是至关重要的部分，所以这就要求企业的行政管理部门切实做好信息的归档工作，让这些珍贵的数据资料长久完好保存下去。由于档案的特殊性，其保密性和安全性很重要，对此，国家也制定了严格的执行管理办法，行政管理部门的档案管理需要达到相应标准才能合格，当前随着信息化的深入，档案管理也面临着新的环境，在逐渐开放的网络时代，档案管理信息化已经日益突出。因此，随着环境的改变，企业需要根据实际情况进行相关改变，利用好现有的基础条件，通过努力对档案的有效管理，在信息化的时代里做好档案管理和开发，促进档案管理工作的有序进行。

一、企业档案管理工作中存在的问题

1、档案管理意识还较为淡薄。第一是档案管理人员认识有偏差。对于大多数企业来讲，档案管理作为一个并不产生经济效益的部门，对其人力、物力投入都不多，更不用说在设备更新上持续，因此在实际处理过程中要把档案管理作为一项具有深远意义的工作来做，提高工作人员对档案管理的认识高度，同时加强管理部门与业务部门之间的联系，解除之前相互隔绝的状态，让管理人员认识到管理工作的重要，了解为什么要开展管理工作，怎么做好管理工作；第二是在管理的实际工作中加强重视。随着信息化深入，一些企业开始认识到档案管理工作的重要性，对其实用性也认识加强，跟之前肤浅的认知相比，现在已经认识到档案管理不仅仅是单纯的收集文件和公司信息，而是花更多的时间和精力去做维护，让档案管理工作服务好企业；第三是发挥好管理人员的主观能动性。对于档案管理工作来讲，很多事情都是比较细致的，如果只重视对形式的在意，那么其管理实质将会得到忽视，同时在企业员工以后的晋升过程中也会得到不健全的资料，所以需要管理人员根据管理实际工作，采取认真负责的态度去做事。

2、档案管理力量还较为薄弱。第一是档案管理队伍流动性较大。作为一个普通的行政部门，档案管理人员是由一些勤杂同事担任或由一些工作内容不多的同事去做，从而使得该部门的人事变动非常频繁，不是因为离职，而是工作岗位之间的流动，使得管理工作无法持续进行，随着人员的变动，一些问题长期得不到解决和处理，管理混乱的状态一直存在；第二是管理质量不高。由于现有的工作人员只进行简单的归档工作，处理一些简单档案存取，而跟档案管理息息相关的工作没有切实做扎实，使得管理非常混乱。

3、档案管理观念还较为落后。第一改变现有的管理方式。作为一个不被重视的管理部门，现代信息化手段不是很先进，所以主要都是手工管理，包括平常使用比较多的收集、整理、归类甚至查阅等，这些也大多人一直沿用的方式，而现代化的管理手段都被搁置了，使得一些资料查找都是人为操作，这样速度极慢，效率极低；第二支持资金没有保障。由于日常维护经费紧张，对于这些不重要的部门更是没有充足的资金支持，从而在档案管理工作上迟迟无法高效进行。

二、企业档案管理对策

一是客观管理与微观管理相结合。作为一项基础管理工作，档案管理其实与企业管理是一个整体，其管理效果的好坏都对整个企业的生产管理产生重要的影响，在这个日益竞争强烈的环境里，企业要提高效率，努力在竞争中脱颖而出，让整个企业适应社会环境，创造更多的利润，因此管理人员要勇于解放思想，解除过去落后的思维习惯，跟随企业的经营活动一同成长，让自己的工作更好服务于企业发展。

二是行政管理与法制工作相结合。现在企业的档案管理还是归附于行政部门中的子部门，其整个工作属于行政部门统筹管理，并对其进行协调处理，受到其直接管理和监督。在实际执行过程中，要严格按照国家法律法规进行执行和贯彻，并结合企业实际情况通过有效组合，找出促进企业档案管理的有效方法，并为企业档案管理工作做好基础保障。作为直属部门的行政部，要加强对档案管理工作的监督，实行责任负责制，加大资金支持力度，引进现代信息管理设备，促进档案管理工作信息化。在实际过程中，让专人负责理顺之前的工作内容，为后期的发展提供基础保障，这样让档案管理工作服务于公司良好运作。

三是贯彻标准与企业实际相结合。作为一项重要的管理工作，这需要相关部门进行鉴定，通过流程和程序让整个档案管理工作科学有序。对于实际管理工作，需要依照现有的两项标准：一是基础标准，二是技术标准。作为对现代企业影响较大的档案管理，必须按照相应标准执行，只有按照标准流程进行才能让企业的社会效益得到最大化的发挥。不过随着环境的不断变化，一些标准也会随着不断改变，因此在坚持执行的同时也要因时因地而发生变化，从整體上制定一个全面性的具有指导意义的，这样在实际处理过程中就有章可循，根据实际问题进行实际处理。

四是档案工作要有计划和目标。每一个企业都需要进行档案管理工作，因此在实际企业里要着重考虑到自身情况，根据企业发展情况进行科学规划，把握好企业档案管理工作的主动性和前瞻性，结合以往经验，制定出具有实际指导意义的档案发展细则，让以后的工作人员坚持和完善。要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，顺应当今科学技术的发展趋势，大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新，广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率，借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。（作者单位：黄冈市农业机械化技术推广站）

参考文献：

[1]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考，2011-8

[2]俞建文.职业教育教研机构的教学管理功能探讨.2011-9