发挥企业档案效能 服务企业发展大局

薛瑛

摘 要：企业档案是企业的无形资产，随着企业的不断发展，档案的管理工作在企业发展中越来越重要，本文主要从多个方面阐述了怎样做好档案管理工作，为新时期企业的档案管理工作提出了新的建议。

关键词：企业；档案效能；档案管理

企业档案是企业的无形资产，档案信息是企业发展的宝贵资源。近年来，我们紧紧围绕促进企业发展的大局，大力开发企业档案信息资源，为发展我市供热事业提供了充分的档案信息保障，使档案信息资源较好地转化为社会效益和经济效益。同时，也使档案管理步入了快通道，有了新的提高和发展。多年的企业档案工作实践，使我认识到，要搞好企业档案管理，必须做好以下几项工作：

1 营造舆论氛围，争取领导重视

要加大对《档案法》及档案管理办法等法律法规的宣传力度，增强企业领导者的档案意识。要站在实践科学发展观的高度，充分认识企业档案工作的重复性和必要性，努力扩大档案法规宣传覆盖面。要宣传企业重视档案工作，实现良性发展的典型事例，争取领导对档案工作的重视和支持，使档案工作成为企业管理不可缺少的一部分，切实把企业档案工作摆上议事日程，形成上下联动，齐抓共管档案的局面。只有这样，才能为企业档案工作的发展奠定坚实的基础。

2 转变思想观念，创新服务意识

当前，企业档案工作在为企业发展服务中存在着不少思想障碍，主要有二：一是重收集轻利用。不少企业档案工作者认为，只要按时接收、按时提供就行了。对于如何开发档案信息、提高档案利用率想的较少。二是被动服务。在档案利用工作中，依然奉行“你上门，我服务，你不来，我不去”这种几十年一贯制的陈旧服务模式，缺乏主动服务意识。要搞好企业档案信息资源开发利用工作，必须克服这些陈旧的思想观念。要克服“重管轻用”的思想，使企业档案工作的重心由以前的重基础工作向重利用工作转变，真正把档案工作的重点转移到档案信息资源开发利用上来，把“死档案”变成“活信息”，把“资料库”变为“信息库”。要改变过去“你上门，我服务”的被动服务，积极寻找信息，主动提供服务，同时努力提高服务水平，要热情、主动、负责、熟悉自己的服务对象，了解利用者的需求，及时有效地为其提供有价值的档案信息。

3 增强业务素质，提高服务水平

企业档案工作具有较强的专业性。加强企业档案工作者业务学习，不断更新专业知识，提高业务技能，是做好企业档案工作的基础。一是企业档案工作者要有自觉学习，增强业务素质的紧迫感。要坚持自学，充分利用工作之余，挤时间学，更新知识结构，掌握档案业务知识，市场经济知识和新知识、新技能，提高自身综合素质。二是建设档案行政管理部门，要针对企业特点，采取举办培训班、以会代训、到基层现场指导培训等各种灵活多样的形式开展企业档案业务培训工作，为企业档案工作人员提供学习、提高的良好环境。特别是要加强企业档案人员现代化管理知识的培训，促进企业档案管理现代化进程。三是企业应建立档案工作人员考核制度，对在工作中取得显著成果的档案工作人员，要及时予以表彰奖励，调动档案工作人员的积极性，主动性，推动企业档案信息资源的开发利用，获取更大的社会效益和经济效益。

4 重视档案信息化，实现管理现代化

随着科学技术的发展，以手工检索为主要手段的服务方式，已经远远不能适应新形势下人们的需求。计算机在档案管理上的使用，使档案工作者从繁重的手工劳动中解放出来，使大力开发和有效利用档案信息资源成为现实，并为最终实现档案信息资源共享打下了基础。加快企业档案信息化建设，运用现代信息技术手段进行企业档案信息开发，是提高档案信息开发和利用质量的重要手段，势在必行。企业档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想，新模式，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新和管理方法创新。建立、健全适应企业信息化环境的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下有序发展。完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其是那些对企业可持续发展具有潜在价值的文件材料；建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度；建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据存储和利用的安全。

5 开发档案资源，服务企业发展

一是要开辟档案信息资源。要扩大企业档案收集的对象和范围，要收集与企业档案关系密切的各种资料。企业档案收集、保管的重点要放在企业自身形成的材料和与企业经营有直接关系的文件。在注重收集文书档案的同时，要做好基建、设备、会计、声像及生产经营档案的收集归档共工作，为更好地提供利用打好基础。二是要挖掘各种档案信息，企业档案人员要对已经获取的与企业的生产经营活动密切相关的信息资源（文字、数据、图表等）进行综合处理，编制出有一定水平的综合性、专题性档案，为企业领导决策提供服务。三是要加大档案信息资源开发利用的深度和广度。企业档案工作人员要强化参与意识，紧紧围绕企业的发展，研究制定与之相适应的企业档案开发规划，使档案的开发利用扎实有效，有条不紊地进行，有效地为企业的发展服务，使企业档案信息资源更快更好地转化为社会效益和经济效益。

6 结语

新时期房产档案管理工作面临发展机遇也面临许多新的课题，只有注重基础工作，改进管理方法，提高现代化管理水平，加强档案工作者素质培养，就可以实现档案管理的安全化、科学化、现代化，使档案信息发挥更大的社会经济效益。

参考文献

[1]陈兆祦，档案管理学，中国人民大学出版社，1962年.

[2]张弘，林吕，文书与档案管理基础，电子科技大学出版社，2006年.

[3]余述文，档案管理工作手册，重庆出版社，2005年12月.

[4]国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布，企业档案管理办法.endprint