城建档案信息化管理的对策

周琼

摘要：城市建设档案是一座城市在规划、建设和管理过程中形成的各种信息资源的汇集。目前我国城市建设快速发展，档案信息化管理在城市建设管理之中发挥着不可替代的作用，因此，加快档案信息化建设与改革步伐显得十分紧迫。本文分析了城建档案信息化管理的必要性及信息化管理中存在的问题，最后详细阐述了加强城建档案信息化管理的对策。

关键词：城建档案；信息化；管理；重视程度；保密管理

中图分类号： G27 文献标识码：A

一、城建档案信息化管理的必要性

（一）使工作效率得到提升

信息化的城建档案向建立城建档案和查阅城建档案的人都提供了方便，在面对众多纸质城建档案时，由于管理城建档案的人员任务非常繁重，致使他们在工作中容易出现差错，但运用计算机扫描便能快速使城建档案实现信息化，同时还能轻松处理完城建档案资料，如此一来，不仅使工作效率得到了提升，同时也使存储空间得到了节省。

（二）使城建档案管理工作得到改善

实现信息化的城建档案管理，能让城建档案管理部门由封闭性管理转为开放性管理，让城建档案管理方式可以从城建档案的保管和利用转变成城建档案的信息化服务、管理和采集，进而使城建档案资源能实现科学配置，从而为经济的发展提供更高效的服务。

（三）方便检查查询

对传统检索方式加以利用，城建档案管理者可从目录中找出城建档案，并按照记录到库房里进行查找，但这样做非常浪费人力。在实现城建档案的信息化管理之后，能使即时查询得以实现，管理者可选择最佳的查询方式，将所需城建档案从城建档案库里面检索出来。

（四）支撑科研活动

在对新项目和新技术进行开发时，须要以科技城建档案作为参考依据。科技城建档案作为城建档案重要构成成分，它的利用效率将会对科研活动产生至关重要的影响，只有对其予以充分利用，才能确保科研工作高效完成。支持管理和决策。信息化的城建档案管理能确保城建档案信息的可靠性和完整性，不仅能让员工通过计算机查阅相关城建档案资料，进而使他们的工作效率得到提升，同时还能综合分析城建档案信息，从而为领导决策提供文献支撑。[1]

二、城建档案信息化管理面临的主要问题

（一）重视程度不够

城建档案信息化工作的顺利开展需要一定的基础设备和网络通讯设施，而作为城市建设事业单位的档案部门，财政预算是其主要经费来源，信息化建设资金非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。同时，由于城建档案工作受重视程度不高，人力、物力、政策支持也有限，鲜有专项投入。因此，投入不足成为制约城建档案信息化建设的重要问题。

（二）前期准备不足

要想实现城建档案信息化，必须做好前期工作，但目前城建档案信息化前期工作还存在准备不足之处，主要体现为：

一是城建档案资料不齐全、不准确、质量不高。城建档案工作是涉及多种学科、专业技术性较强的工作，需要档案编制人员具备相应的专业技术能力。目前，城建档案中多数工程档案是由施工单位进行编制，由于施工单位重视的是施工技术与质量，对于竣工档案的编制，多数是临时指派一些未经过专业培训的人员来做，使得报送的档案标准不统一、整理不规范，最终导致进馆档案质量较低。

二是电子文件收集不齐全、不及时。目前，大多数城建档案部门都偏重于文本文件的收集，而对电子文件、图像文件、声音文件等则不够重视，对于电子文件的归档时间也没有明确规定。

（三）技术水平滞后

随着科学技术的进步，计算机及网络技术在城建管理中广泛运用，城建管理手段不断进步。但目前我国运用OA 办公系统管理档案的城市仍然较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。城建档案管理水平的滞后，必将影响城建管理水平的提高，影响业务技术的发展。

（四）人员素质偏低

城建档案工作人员中档案专业出身的较少，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏。在城市规划建设过程中，对档案管理人员的素质提高和继续教育也没有纳入人员培训计划，导致许多城建档案工作人员的思想观念、管理水平跟不上信息时代的脚步，缺乏创新和活力，影响着整个城建档案信息化的进程。

三、加强城建档案信息化管理的对策

（一）信息化管理意识的提升

由于城建档案管理的信息化意识薄弱，因而要通过各种形式，让组织管理人员对城建档案的信息化管理予以重视，使他们能加大对法规和法律的宣传力度，使他们能增强对城建档案的管理意识，让其明白城建档案文件的归档和累积都是他们应该完成的工作，通过对城建档案进行信息化建设可以打破城建档案管理中的许多局限，从而更好地为社会提供服务。

（二）建设城建档案信息资源

通过各种信息技术使城建档案数字化得以实现，使文档管理能实现网络一体化。在网络的协助下，使城建档案资源数字化得以完成，作为城建档案的管理人员须对文件的归档和鉴定予以监督，避免出现归档不及时、不规范和不完善的情况。作为一项长期工作，城建档案信息资源的建设是城建档案信息化建设最为基础和信息化水平加以衡量的标志，同时也是信息化城建档案建设成败至关重要的一环。因而一定要建立统一标准，打破各自为政局面，使资源共享得以实现，让使用者能够更方便的获取城建档案信息资源，并获取核心内容。由于城建档案的信息资源是社会发展和国民经济重要的战略资源，利用和开发信息资源就是使案资源能更有效地为社会提供服务。

（三）加大对城建档案信息化建设的资金投入

目前城建档案管理资金主要靠政府财政投入，这就要求我们城建档案管理者要利用各种渠道，多向主管上级领导做汇报，争取领导的支持，特别是争取资金方面的投入，积极推进信息化基础设施建设。在选用计算机设备时应根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，购买设备和平台软件时要选择主流技术和主流产品。要选择先进、成熟、适用的技术，避免片面追求最新、最高级的技术而带来的资金浪费。要进一步提高城建档案管理软件的技术水平。通过考察鉴定，选择符合城建档案管理规范标准，经实际使用证明技术成熟、水平较高，适用大、中、小不同城市规模的管理软件在全省推广，避免低水平重复开发造成资金和时间的浪费，为保证城建档案信息交换、实现资源共享创造条件。

（四）实施城建档案的分级管理以及保密管理

按管理权限，以解决好使用权和管理权为突破口，坚持谁管理谁负责，逐层逐级建立城建档案局域网，通过局域网之间的相互连接，实行城建档案的网络化管理，从而保证项目业主根据不同的工作需要，随时设立所需要档案资料，提高信息利用的效率。

加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性，最大限度地发挥档案馆的社会功能。建设业主单位只能阅读无法更改，从而进一步减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，并有效减少弃档、死档和无档现象。

不断完善城建档案信息化管理的保密制度，传统的城建档案纸质管理便于档案管理人员做好档案的查阅、登记、转移工作，信息化管理之后，保密工作重要性将突显出来，必须在制度上加以约束，确保电子文件和信息查询系统只能在被授权的情况下使用，这在国际上也是通行的做法。

（五）不断的提高档案工作人员的知识水平

档案管理信息化是一个系统性工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调。需要掌握国内外、省内外信息化建设的现状、问题。需要了解电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用等工作。需要一大批懂得现代化管理的基本知识、熟练的操作微机，了解网络知识，灵活的使用档案管理软件，能后胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作性人才。我们需要通过高等院校培养高层次档案信息化管理人才、通过继续教育的形式，培训当前在岗档案管理人员，普及信息化管理知识，通过岗位培训，使得档案信息化管理知识成为入门必读。使得我们档案管理人员的信息化水平得到极大的提高。[2]

参考文献

[1]范宝君.浅析标准化管理在信息化建设中的地位和作用[J].科技信息(科学教研)，2007.18.

[2]曾虹.加强城建档案信息化管理探讨[J].中国西部科技，2009.17.