事业单位财务档案管理探讨

杨欣欣

摘要：各级部门及单位应高度重视财务档案的管理工作，为更好地做好财务档案管理工作，应加大投资力度，明确专人管理，建立健全各项规章制度，同时加强档案信息化建设，逐渐实现财务档案的规范化管理。

关键词：财务档案管理；问题；建议

中图分类号：G271文献标识码： A

一、财务档案的内涵

想要做好财务档案管理工作，并促进单位的进一步发展，首先就要明确其主要含义。顾名思义，财务档案就是指单位内部有关财务情况的资料档案，是机关、企业单位、事业单位等在经营过程中，对自身的财务活动和资金利用状况进行的记载。而财务档案管理工作则是对这些资料进行科学管理和分析的对策。财务档案能够准确反映单位近几年的资金使用情况和债务盈亏，是反映单位经济活动的第一手资料，也是企业领导者制定战略计划的主要依据。财务档案的有效管理，能够确保单位资料的完整健全，实现资金的合理利用，并保证决策的正确性。但是，由于财务档案管理工作介于财务工作和档案管理工作之间，所以很多单位都忽略了其重要意义，使其成为了单位工作的难点。

二、财务档案管理工作存在的主要问题

1、财务档案管理人员整体素质偏低

一是学历方面，具有大专以上学历的为少数。档案人员学历低，也在一定程度上制约着队伍的发展。另外，取得会计专业技术资格的人数少之又少。二就业务方面来说，对于财务档案管理人员，严格的讲，不仅要具备财务人员从业资格，还要具备档案人员从业资格。有些单位没有配备专职的财务档案人员，只是由会计人员兼职，他们对于档案知识缺乏，没有受过正规培新，墨守陈规，不懂业务，更就谈不上科学管理财务档案了。但是随着我国经济飞速发展，档案数量也逐年增加。所以，配备专人管理财务档案，并且提高档案管理队伍素质尤其显得至关重要了。

2、重视程度有待提高

档案工作的目标是为了保存历史，服务现在，维护单位的正常运转，但部分档案管理人员法律意识较为薄弱，对档案工作的重要性和责任性认识不足，有的甚至抱着无所谓的态度，或多或少的导致财务档案管理流于形式，档案资料的收集、整理往往被忽视，造成不少重要的财务档案信息流失或失真。此外，有些事业单位的有关领导对财务档案管理工作的重视程度不够，在人员配备及财力方面没有给予足够的支持。在他们看来，单位的财务信息是属于机密文件，需采取相关保密措施进行管理，认为仅要将票据和账簿封存，有的甚至把财务的账单捆成一堆，然后随意地堆放，既没有建立相关档案，也没有进行管理。

3、财务归档工作不规范，相关基础设施不完善

现如今，很多单位的财务归档工作缺乏规范性，归档内容只限于凭证的收集和帐表的制作，有关单位合同、登记凭证、票据领用、资产评估、检验报告等资料的管理都相对匮乏，难以实现全面归档和全面管理。与此同时，单位内部也没有结合实际情况对其进行严加管理，资料错乱的现象时有发生。

另外，有关财务档案管理的设施也相对落后，没有根据相关要求建立专门的储存室，也没有专人进行管理。即便有些单位设立了专门的储存地点，但是却没有定期对其进行检查，内部的空气环境恶劣，安全保护措施差，导致档案资料受潮、发霉，甚至出现被他人恶意篡改和丢失的现象，严重阻碍了工作的顺利进行。

4、档案信息化程度不高

目前很多单位初期的财务档案信息化也主要是工作中配备了一定的计算机，将传统的、手工管理过程中产生的以及机打的档案目录信息输入计算机以便查找检索，提高了单位的调卷效率。但是对于数字化扫描、提供全面检索等信息化工作，仍存在着投入人力、财力、物力不足的现象，必须全方位的加大信息化程度。针对以上问题，我们要相应的采取合理的措施，不断完善现行的财务档案管理方法。

三、提升财务档案管理工作水平的建议

1、提高认识，树立管理意识

要做好事业单位财务档案管理工作，需要从提高认识入手，逐渐树立财务档案管理工作意识。财务档案管理人员要认识到财务档案管理工作的重要性和必要性，加强自身管理意识，在做好财务档案管理工作的同时，还要成为财务档案的监督者，形成主人翁意识，尽职尽责为单位的财务档案管理工作服务，严格细致的审核、鉴定财务档案，发挥财务档案部门的监督和协调能力。同时，要引起领导的重视，让领导层认清财务档案管理工作对于整个单位持续健康发展的关键作用，深刻体会财务档案管理工作对提高科学决策的积极影响，充分了解财务档案对单位经济活动和生产经营的重要意义，进而提高全体人员的档案管理意识，为财务档案管理工作奠定一个良好的环境基础，确保单位财务档案管理工作的顺利开展。

2、建立和完善财务档案信息管理系统

随着计算机及互联网在档案管理领域的应用日益广泛，建立完善的财务档案信息管理系统也是现代信息管理系统、提高经济主体档案管理和档案服务水平的必然选择。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。建立完善的财务档案信息系统，可降低重复性劳动，保证档案信息的完整性。另外，在财务档案利用方面，也可以采取多种途径实行光盘远程检索服务、联机公共目录查询，通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询，不断拓宽财务档案信息可充分利用空间。

3、不断健全、完善档案鉴定销毁制度

财务档案的鉴定销毁是财务档案管理中重要的一环，我们要遵照《财务档案管理办法》规定，制定符合自己实际情况的鉴定销毁制度，由档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，真正做到档案鉴定销毁工作有法可依、有法必依，不断规范销毁程序。

4、改善硬件，转变管理方式

为提高财务档案管理工作者的工作效率，改善财务档案利用的便利性，事业单位的财务档案管理方式应由传统管理转变为现代化管理，实现财务档案管理的数字化与网络化。一方面，要改善财务档案管理的硬件基础。配备专门的计算机及软件，让财务人员真正从手工记账中脱离出来。同时加大库房建设的资金投入，实现办公、阅档、库房分离。另一方面，要加强财务档案信息化建设。及时采集和整理各种财务数据，将财务会计文档、表格、报告等数据直接输入或转换进入档案数据库，确保财务档案信息的完整性、同步性、实用性。同时，建立固定资产管理、预决算管理、债务管理等子数据库，并及时更新各类数据库信息，有效提高财务档案材料的利用率，促进经济活动有序开展，实现单位财务档案管理工作的再提升。

5、做好财务档案的编研究工作，加大开发力度

财务档案是档案重要的组成部分，也是财务档案工作人员首先要根据市场经济的需要，大力开发和利用本单位财务档案信息资源，为单位的经济增长方式的根本转变服务。首先要转变思想。我们要全面树立起财务档案工作为单位经济发展服务的观念，变被动变主动，实现服务范围、对象逐步向经济、技术方面转变。比如：通过对近年来本所财务档案资源进行的对比，特别是对收入来源、固定资产增减变动以及成本费用情况进行对比分析，可以一目了然地为领导改革方案的实施提供了详实有力地依据，同时增加了财务档案资源的透明度，提高了广大群众的工作积极性。

6、注重财务档案的分类工作以及基础设施的建设

单位内部涉及到的资料数据众多，为了确保财务档案的规范性，就一定要做好档案的分类工作。建立财务档案数据库，使用电子文档对其进行归档，并细化具体的分类内容。例如可以将会计账簿、会计凭证、合同管理、票据管理、财务报告等进行严格分类，细化具体的电子信息归档内容，使其走上电子化道路，从而提高工作效率。

另外，单位还要完善财务档案管理工作的设备设施，逐步改进以往管理中设施的落后性，逐渐增加资金的投入力度，将信息化技术引入其中，并设立专门的档案管理库，做好内部通风、用电等工作。与此同时，单位的财务档案管理人员还要定期对设备设施进行检测和维修，经常对其进行打扫，保证档案储存室的清洁卫生，避免出现资料遗失和篡改的现象，确保档案不会丢失和损坏。另外 ，单位内部的财务档案管理人员还要健全灭火器、温度计、干燥剂等基础设备，当储存室出现危险现象的时候，要能够及时进行处理。

结束语

随着改革开放的不断深入，我国事业单位的规模、特点与所处环境都已经发生了不同程度的变化，传统的财务档案管理模式已难以适应现阶段事业单位管理与发展的需要，新的工作内容对财务档案管理工作提出新的要求和挑战。因此，事业单位财务档案管理工作要在树立财务档案管理意识的基础上，提升财务档案管理素质，健全财务档案管理机制，转变财务档案管理方式，成为财务工作的关键着力点，进而提高财政资金的使用效率，促进事业单位各项工作和活动的顺利开展。

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