采购系统数据分析

2014-09-24孙志斌

城市建设理论研究 2014年25期

关键词：采购计划流程图名称

孙志斌

摘要：在采购业务中，采购数据分析是一项重要而复杂的工作，它的主要工具是数据流程图。数据流程图描述了系统的分解及整个系统中信息的流动、存储、变化的全过程。做好系统数据分析对于一个软件来说十分重要。希望此研究对计算机采购软件的发展起指导作用。

关键字：计算机；软件系统；数据分析；数据库；

中图分类号：G623文献标识码： A

1、引言

采购系统管理包括采购订单维护、采购合同维护和采购订单结案三个部分。采购订单维护可以通过编号查询采购订单的制单日期、经手人以及订单的具体执行情况，也可以通过添加生成新的订单。采购合同维护是采购订单管理中的重要部分，采购人员通过添加合同编号、对应的订单编号、供应商名称、付款方式、收货时间、总价、合同签订时间以及相互之间约定的罚金比率和预付金额来生成新的采购合同，系统将自动添加到采购合同明细表中。同时．也可以通过输入合同编号来查询已生成合同的具体项目。采购订单结案中，采购人员可以添加订单编号、物料编号、物料名称、需求数量、物料规格、单价、需求时间以及供应商名称来生成采购订单的明细，

2.数据流程分析

数据流程分析把数据在组织中的流动过程抽象出来，专门考虑业务处理中的数据处理模式，目的在于发现和解决数据处理中的问题。它的主要工具是数据流程图（DFD）。数据流程图是现有数据流程的抽象，它舍弃了具体的组织结构、物流、场所等信息，仅从信息流动的角度考虑业务执行的过程。数据流程图的绘制应按业务流程图理出的业务流程顺序，将数据处理过程绘制成数据流程图。对于每个具体业务，再进一步细化，通过更详细的数据流程图描绘更具体的数据处理过程。

图形符号名称符号说明

实体记述系统以外的数据提供数据获得的组织机构个人，框内为实体名称

处理记述某种业务的手工或计算机处理，其中PM记述处理标号，C记述处理名称

数据存储记述与处理有关的数据存储，DN记述存储的标号，S记述存储数据的名称

数据流记述数据流的流动方向，FM技术数据流名称

表2.1数据流图符号说明

采购管理系统对物料采购提供从物料请购单、采购计划、采购订单、合同管理、供应商管理、到货接收、直至验收入库全过程的跟踪管理，监督和控制采购合同及订单的执行，控制物料储备趋于合理。对供应商实行供应商档案、供货历史等信息管理。其数据流程图如图所示图2.2采购管理数据流程图

图2.3采购计划管理数据流程图

图2.4采购订单处理数据流程图

图2.5采购收货处理数据流程图

3.数据库设计

概念结构设计

概念结构设计的特点能真实、充分地反映现实世界，包括事物和事物之间的联系，能满足用户对数据的处理要求。是对现实世界的一个真实模型。易于理解，从而可以用它和不熟悉计算机的用户交换意见，用户的积极参与是数据库的设计成功的关键.易于更改，当应用环境和应用要求改变时，容易对概念模型修改和扩充。易于向关系、网状、层次等各种数据模型转换。概念结构是对现实世界的一种抽象,从实际的人、物、事和概念中抽取所关心的共同特性，忽略非本质的细节把这些特性用各种概念精确地加以描述些概念组成了某种模型。描述概念模型的工具E-R模型。

如下图做出E-R图

图3.1采购管理ER图

4．功能实现

系统的功能划分为基本信息维护、信息查询、设备信息管理等三项功能。相对应有如下3个模块。

1.基本信息维护模块。该模块是用来对基本信息进行维护，对供应商信息和采购员信息进行更新，便于查询最新的信息，有助于采购设备。例如，某一个供应商不再为学校供应设备了，应及时将该供应商信息删除，购买设备时不再考虑该供应商。

2.信息查询模块。对库存信息进行查询，为制定采购计划提供参考以及为审核采购计划提供依据。对供应信息进行查询，可以为选择供应商提供参考，以最低价来购买设备，降低购买设备的成本。

3.设备信息管理模块。首先要制定设备采购计划，通过审核后，开始向供应商传递设备采购订单，所以设备采购计划和采购订单都需要留档。设备购买回来后，验收合格后需填写入库单，方可入库。入库单作为设备入库的原始单据，需妥善保管，以便后期的设备管理。

参考文献

[1]曾垂璧，李慧敏．集成化ERP管理模式[J]．北京：科研管理，2006

[2]侯书森，孔淑红．企业供应链管理[M]．北京：中国国际广播出版社，2002

[3]沈小静，谭广魁，唐长虹．采购管理[M]．北京：中国物资出版社，2003

[4]范罡．采购管理在企业中的应用[D]．厦门：厦门大学，2002