现代企业信息化环境下的档案工作创新

陈天月

摘 要：本文首先对现代企业信息化环境与档案工作的开展状况进行分析，说明现代企业信息化环境对档案工作的影响，引出创新档案工作的必要性；随后，作者从三个方面阐述如何在现代企业信息化环境下进行档案工作创新，最后，对档案工作创新进行要点问题的说明和探讨，希望本文能够为新时期企业档案工作的发展提供帮助和建议。

关键词：现代企业;信息化环境;档案工作

引言：企业档案是对企业发展的记录，包括企业生产经营、人事、企业发展规划等各个方面。企业档案工作能够为企业发展提供经验总结，为企业制定未来战略提供借鉴，为企业发展前景进行预测和分析提供依据，因此，在信息化环境下如何创新档案管理，使之为现代企业的发展，发挥更为有效的任用，值得我们进行思考和探讨。

1.现代企业信息化环境与档案工作

1.1 现代企业信息化环境概述

现代企业环境体现出十分明显的信息化特征，表现在三个方面，首先，企业的日常工作多通过信息化手段完成，如设备的电脑化控制、产品信息的采集、员工考评、财务报表等，ERP的使用已经成为大多数企业发展的模块之一；其次，企业的经济利益实现依靠信息化手段，如通过远程操控完成合同的签订、对运输途中的商品进行跟踪等；最后，企业发展实际应用的资源是以信息为载体的，及当前企业发展所需的“知识资本”，实际上体现在企业的信息化程度上，企业的信息化程度越高，企业运营的效率就越高。

1.2 现代企业信息化环境对档案工作发展的影响

现代企业信息化环境直接影响到档案工作的发展，同样表现在三个方面，首先，档案资料的构成发生变化，档案资料从单纯的纸质发展成为以电子数据为主要形式；其次，档案管理方式发生变化，手工的管理已经不再是企业档案工作的主要方式，实现信息化管理是企业档案工作发展的重点内容；最后，档案工作人员的工作理念也发生改变，适应企业信息化环境，寻找档案工作在企业信息化进程中的切入点，实现档案工作的信息化，是档案工作发展的主要方向。

2.在现代企业信息化环境下进行档案工作创新的手段

2.1 改善档案管理工作人员的工作意识

在现代企业信息环境下的档案工作要想发挥对企业的宣传作用和对员工、企业发展的服务作用，就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用，即，企业应该重视档案管理工作人才队伍的建设，优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质，并且重视对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度。

2.2 针对信息化环境对档案工作制定标准化程序

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各企业档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了企业档案数字化建设的发展。有的企业在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响企业对档案数字化建设的信心。因此，笔者认为，为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据我国企业的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，帮助企业在档案数字化建设中少走弯路。

2.3 加快企业档案网络化建设促进企业资源共享

企业各子公司之间的档案网络化建设势在必行。首先，企业应该从档案管理信息化本身入手，进行企业档案库建设，并通过企业内部网站建设，实现企业档案库的互相连接，进而达到资源共享的目的；另外，企业对档案的保存、调用应该实现网络化，单一子公司的档案不应该仅存于单独的资料库里，对多个子公司的档案进行云备份和综合管理是必须的，这需要相应的档案管理软件的支持；最后，企业应对档案管理工作进行综合性的评定，以档案管理网络化为基础，确保信息技术下的档案管理工作能够真正发挥效用。

3.创新企业档案管理途径需要注意的问题

3.1 档案管理方法应与企业信息化程度相匹配

在现代企业信息技术环境下的档案工作创新途径有很多种，大多与档案管理办法的革新有关系，企业需要注意的是，不管引用什么办法，档案管理工作的信息化程度都应该与企业的信息化程度相匹配。如果企业尚未拥有对信息技术进行足够的掌控的能力，不能保证信息技术环境下企业档案的安全，则所采取的的档案管理方法也应当加以斟酌。

3.2 重视档案管理软件的高效使用

目前软件市场上流行的档案管理软件有许多种，但并不是任何软件都适合企业档案管理工作的，档案管理工作人员应该根据工作实际妥善选择管理软件，使信息管理的投资得以高效利用，使信息技术的使用能够真正促进档案工作的发展，而不是成为档案工作中的“麻烦”。

参考文献：

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