高校院系行政秘书管理素质研究

邱晗凌，黄兰芳

（浙江大学 能源工程学系，浙江 杭州 310027）

【科学管理】

高校院系行政秘书管理素质研究

邱晗凌，黄兰芳

（浙江大学 能源工程学系，浙江 杭州 310027）

重视和加强管理是高等院校发展的必然要求，院系行政秘书管理素质的高低直接影响到院系乃至高校的健康发展。本文对高校院系行政秘书的工作特点进行了介绍，分析了院系行政秘书的素质要求及提高院系行政秘书管理素质的基本途径，为提高高校院系行政秘书管理素质提供参考。

院系；行政秘书；管理素质

院系是高校中按学科性质设立的基层单位，院系行政秘书则是院系中专门处理综合事务的行政管理岗位。院系行政秘书独特的工作特点，要求其必须具有较高的管理素质才能适应高等院校发展的要求。

一、院系行政秘书的工作特点

院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说，根据院系规模和工作需要，院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐，工作范围涉及院系工作的各个方面：文件的收发、传阅；行政档案管理；印章管理；财务管理；文书处理；会务工作；信息、宣传工作；保密工作；接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达，左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者，要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务，又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系，为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。美国企业家西洛斯·梅考克提出的梅考克法则将管理视为“一种严肃的爱”。与企业管理不同，对于高校来讲，管理更准确地说是“服务”。院系行政秘书的工作直接面向广大师生，必须坚持以人为本，树立良好的服务意识。工作中要有强烈的责任心，为师生服务要做到认真负责，更要真诚、热情。

二、院系级行政秘书应具备的管理素质

院系行政秘书工作的特殊性要求其必须具备较高的管理素质，包括政治素质、业务素质、心理素质。同时还要具备一定的法律素养，树立良好的个人形象。政治素质是高校院系行政秘书最重要的素质。行政秘书要有坚定的政治立场，了解国家重大政治活动，在任何时刻都要维护好国家、学校、院系的利益，拒腐防变，保持优良的作风。业务素质是行政秘书必须具备的基本素质，包括协调能力、表达能力、信息处理能力等。院系级行政秘书要有较高的协调能力，要善于协调各种关系，及时沟通信息，消除矛盾、融洽关系，在坚持原则的基础上注重工作方式的灵活性，调动一切积极因素，为单位营造良好的工作氛围。文书、宣传工作是院系行政秘书工作中的重要内容，这就要求行政秘书必须具备较高的表达能力。

在信息处理工作中，行政秘书要有超前意识，要善于运用科学的分析手段和思维方法，对事物的发展做出科学的预测，及时向领导提供正确的预测性信息[1]。处理信息，要跟得上潮流的发展，如掌握微博、微信等现代信息技术，为师生提供贴心服务。高校院系是培育人才的基本单位，院系行政秘书的工作与高等教育紧密相关。因此，高校院系行政秘书必须具有教育学、心理学知识，从而有效保证工作质量，提高效率。行政秘书必须具备基本的法律知识和素养。如在盖章用印等方面要做到有章可循、有法必依，尽量避免纠纷的产生。院系行政秘书岗位是外界了解院系的重要窗口，行政秘书的言谈举止、个人素养直接关系着院系的对外形象。因此，院系行政秘书必须树立良好的个人形象，在对外交往中维护好院系和学校利益，做好本单位的形象大使。

三、提高院系级行政秘书管理素质的基本途径

特殊的角色定位要求院系级行政秘书必须具有较高的管理素质。然而，目前高校院系行政秘书队伍普遍呈现管理素质整体不高，发展不平衡的状态。院系行政秘书的管理素质距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。为了提升院系行政秘书队伍的管理素质，要在把好入行关的基础上，注重对行政秘书加强培训等多种途径的运用。

1.提高入行标准。目前，许多高等院校已提高了对行政管理岗位的入行标准。浙江大学等高校已对党政管理岗位的入行标准提高到硕士学历，甚至博士学历并面向社会公开进行招聘考试，通过笔试、面试等形式对求职人员进行全面考察。

2.重视对院系行政秘书的培训。在高学历的基础上选拔行政秘书是提高从业人员素质的重要保障，但只有高学历是远远不够的，入职后学校对从业人员的培训更为重要。目前，行政秘书普遍面临“重使用、轻培训”的状况。行政秘书除了认真做事之外，还需掌握一定的管理、信息、教育学等知识。高校可以利用自身有利条件请管理学科、教育学科、法学学科的老师为行政秘书做专题培训。此外，在高校国际化推进日益迅速的今天，院系行政秘书熟练掌握国际化运作的能力十分重要。高等院校可以通过组织院系行政秘书出国学习、交流，使其管理理念和知识水平与国际前沿接轨。

3.构筑专业平台，促进院系行政秘书的专业发展。欧美等发达国家十分注重高效行政人员的专业化发展。美国通过设立美国学校管理人员协会等组织为高校行政管理人员提升管理素质提供平台，为高校院系行政秘书提供专业服务，有效地维护了高校行政秘书的权益，促进了行政秘书管理水平的专业化提升。我国应该借鉴其成功经验，构筑具有中国特色的专业平台，促进高校院系行政秘书的专业发展，以提高其管理素质和专业化水平。

4.健全竞争、激励机制。竞争是提高工作效率的有效途径。健全竞争机制，可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大锅饭”状态。竞争必须以激励为保障，只有公平、公正、合理的考核体系才能激发员工的工作热情，对竞争起到相应的激励作用。美国管理学家贝雷尔森和斯坦尼尔认为“一切内心要争取的条件、希望、愿望、动力等都构成了对人的激励。……它是人类活动的一种内心状态”[2]。通过竞争和激励机制，员工在薪水和职位晋升等机会中获得公平、公正对待，其工作能力和努力程度将得到最大程度的激发。

5.重视对非事业编制行政秘书的管理。由于学校人员编制的限制，有些高校院系可能存在编内人员不能满足院系行政事务烦琐复杂的需要，也会聘用一些非事业编制的合同制用工人员作为适当补充。“合同制人员已经成为高校员工的重要组成部分”[3]。院系应重视对这类非事业编制性质行政秘书的管理，为其提供稳定的工作环境和适当的发展空间。同时，对能力高的秘书给予相应的物质和精神鼓励，留住好的人才[3]。

6.行政秘书要勤于学习和实践，提升自身素养。人的各种能力是在后天的学习、生活和社会实践中形成和发展起来的。提高秘书素质最有效的办法是自学，这是秘书成才的根本途径[4]。院系级行政秘书要有良好的学习态度，注重自身学习能力的提高。工作生活中，要积极向周围素质高、能力高、经验多的领导和同事学习，不断总结经验、勤于思考、勇于创新，跟得上时代发展的要求。

四、结语

邓小平同志说过，我们需要大量的、合格的学校管理人员。加强高校管理工作，关键在于管理队伍。院系行政秘书作为高校最基层的行政管理人员，其工作看似平凡，但每一项工作都与院系乃至学校的发展息息相关。因此，院系行政秘书人员管理素质的整体水平对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。

[1]杨锋.秘书实务[M].北京：中国人民大学出版社，2011.

[2]小詹姆斯.管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，1982.

[3]王春红.如何有效地进行高校合同制秘书管理[J].人力资源管理，2012，（3）.

[4]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨[J].高等函授学报，2010，（4）.

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1674-9324（2014）36-0009-02

邱晗凌（1980-），女，河北新河人，研究生，浙江大学能源工程学系行政秘书，研究方向：教育管理；黄兰芳（1985-），女，浙江嘉善人，研究生，浙江大学能源工程学系教学秘书，研究方向：教育管理。