试论如何提升档案管理水平

赵晶雯

（吉林人民广播电台，吉林 长春 130033）

0 前言

档案管理水平的高低与档案管理模式的选用息息相关，同时也与相关工作人员的管理素质不无关联。在实际工作中，无论是纸质的文件档案管理还是电子化的档案管理都要遵循一个主要原则，即按照一定的流程来进行档案管理，以便于档案部门内部各个环节的工作人员对档案管理的进度有所掌握，同时也便于档案查阅者进行查阅。为了提升档案管理水平，我国企事业单位或国家机关单位要进一步明确档案管理工作的目标，重视档案管理工作的落实程度，强化档案管理工作的基础架构及流程，通过开展档案管理人员的培训工作，令档案管理部门的职能作用突显出来[1]。只有这样，才能有效提升单位的档案管理水平，进而加强内部管理，提高市场竞争力。

1 明确档案管理工作的目标

现阶段，对于我国企事业单位或政府机关的档案管理目标而言，建立信息化、智能化的档案管理系统是当下乃至未来该环节工作的重点内容。档案管理的工作人员要明确档案管理工作的目标，通过各项管理手段的实施，将档案信息化管理工作落实下去，从而提升档案管理水平。

2 强化档案管理制度的基本架构及工作流程

为了保障企事业单位的档案管理水平维持在较高的程度，就必须从基础管理着手，不断强化档案管理工作的基础工作的落实情况，以及档案管理工作的各项流程。对于一项具体的工作而言，制定出明晰的工作制才能强化工作的执行力，以及监督工作的落实程度。所以，只有明晰档案管理制度的基本架构及工作流程，才能将档案管理水平维持在一定的高度。

2.1 档案管理工作的原则与意义

目前，我国企事业单位及政府机关档案管理部门的档案管理工作的执行遵循以下几项原则，其一，档案管理工作要按照一定的流程来进行，例如：档案分类、档案编排与档案归集等；其二，档案管理工作要与现代化技术进行整合，例如：运用电子计算机等硬件设备加快档案信息化管理的进程，并且要将重要的档案进行备份；第三，要强化档案管理人员的后续培训工作。通过档案管理工作的落实，可将我国企事业单位及政府机关的档案管理水平提升上来，进而提高单位的核心竞争力[3]。

2.2 档案管理制度的基本架构

对于我国现代社会中的企事业单位而言，各类日常工作文件的整理较为重要，因为其中蕴藏着企业经营管理的重要信息。在实践过程中，档案管理制度要进行分级管理，将档案按照不同的重要程度进行划分归类，尤其要重视重点档案的管理工作，对档案要进行妥善保管，并及时做好备份，以便于随时调用或转移。档案管理制度中要明确单位内部各部门档案的报送时间，各部门要派专人进行档案管理的协助工作，档案部门的工作人员要做好与各部门档案负责人之间的对接工作。另外，要定期对档案管理人员进行考核与评估。

2.3 档案管理工作的流程及其优化策略

档案管理工作的流程可分为三个主要步骤，即档案的收集、档案的分类、档案归档，这三个环节需要协调配合，才能将档案管理工作执行到位。从现实档案管理工作中可以清楚的看到每个环节的工作重点，例如：对于地方电视台的档案管理工作而言，要首先要按照档案的性质将档案进行分类管理，将栏目录制的媒体资料与文字档案等内容区分开，分别编号管理。在很多行业领域，档案管理水平的高低直接影响到单位内部资源的利用率，进而影响自身在业界的整体竞争力[4]。再比如，我国企事业单位内部的人事档案管理或业务档案管理，都是单位的核心资源。可以说，档案管理水平与实际档案工作的执行效果关系密切，而且也影响到企业经营管理的整体质量。

3 进一步强化档案部门的职能作用，提升单位档案管理水平

3.1 完善档案信息化建设的各项环节

档案信息化建设是强化档案管理水平的中药策略，相对于纸质文件档案来讲，电子信息化的档案更易进行查阅和调用，提升工作效率。档案信息化管理工作的环节有三项：其一是档案信息的录入工作；其二是档案信息的整理工作；其三是档案信息的查阅与调用工作。每个工作环节都需要相关工作人员的密切配合与操作，才能促进单位档案管理水平的快速提升。

3.2 提高单位档案管理人员的工作能力

要想进一步提升我国档案管理部门的管理水平，就需要不断强化档案管理人员的培训工作。只有通过专业的教育和培训，才可能将相关工作人员的敬业精神激发出来，以及将其专业能力提升上来。首先，培训的重点要放在提高工作人员对档案管理工作的重视程度上，一般情况下，档案管理工作的强度较大，往往需要耗费很多精力去处理不同的档案数据，并将数据进行分类，如若工作人员的工作责任感不强，就尽可能出现工作懈怠或粗心的情况发生，通过培训教育就在一定程度上降低了这种状况的发生概率；其次，要强化档案管理部门内外部的制度建设，并且建立独立的运行机制，通过加强制度建设与建立良性运行机制来进一步完善档案管理系统的构建，而且，二者也是开展档案工作者教育培训的关键和保证；最后，要建立健全的内部档案教育培训的管理制度，同时还要建立继续教育的约束和激励机制，约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。总之，通过档案管理培训工作的实施，激发档案工作者参加教育培训的主动性和积极性，以此来提升档案管理工作的整体效能。另外，在档案管理工作者上岗之前或平级档案管理岗位调换时，也要开展岗前培训或轮岗后的岗位培训，以便使档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。

4 结束语

档案管理工作是单位管理工作不可或缺的一部分，是提高和保证单位工作质量和工作效率的必要条件。档案管理效能的提升与我国企事业单位的档案管理部门人员工作效率及工作质量密不可分，也与档案管理部门所采用的档案管理模式有关。通常情况下，现代社会中企事业单位的档案管理部门采取的是档案信息化管理模式，即将传统的纸质档案转化为数据信息的形式存储在计算机等设备中，以备随时查询或调用档案。欲想要从根本上提高相关部门档案管理的水平，就要从基础的档案收集与整理着手开展档案管理，同时不断加强档案管理人员的业务水平，单位要对相关人员进行培训。科学规范的管理档案是衡量一个单位管理水平的重要尺度。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、管理、利用等各个环节的工作，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，提高管理效能，服务社会建设，将我国企事业单位的档案管理水平提升上来。

［1］王涛.基于如何提升档案管理效能的探析[J].中小企业管理与科技：下旬刊，2013，02（02）.

［2］李莲莲.浅论新形势下如何提升档案管理人员素质[J].华章，2012，12（30）.