怎样做好高校档案工作执法自查——以四川建筑职业技术学院为例

王雅南

（四川建筑职业技术学院 档案馆，四川 德阳 618000）

为深入贯彻实施档案法律法规，切实加强高校档案工作，四川省档案局于2013年9月6日，发布了《四川省档案局关于开展高校档案工作执法检查的通知》，启动了高校档案工作执法检查。省档案局在全省各高校自查的基础上，于10月底至11月初，组成三个检查组，分别对西南民族大学、成都中医药大学、绵阳师范学院、成都信息工程学院、成都纺织高等专科学校、四川大学锦江学院、四川农业大学、成都工业学院、成都师范学院、成都学院等十所高校进行了执法检查[1]。虽然四川省档案馆没有抽查到四川建筑职业技术学院，按照要求，四川建院对档案工作执法情况认真开展了自查，主要从以下几个方面做好高校档案工作执法自查。

1 组织学习、贯彻执行法规

档案馆平时就认真组织全员学习、贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》及《高等学校档案管理办法》、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》等法律法规和规范性文件的情况，并进行了数据统计。

档案馆不定期对各系、各部门档案工作贯彻执行法规情况进行监督、检查和指导，档案馆是具有一定行政管理职能的业务管理部门，履行档案管理职责，并对全校档案工作进行组织、协调和管理。我院档案馆馆长及专职档案员，负责对对各部门、各院系及附属单位档案工作进行监督、检查和指导。2010年以来，档案馆到各归档部门与档案分室进行监督、检查和指导有记录的共计68 次。

2 加强档案工作的组织领导

四川建院档案工作实行综合管理，做到统一领导、统一机构、统一制度。实行院长领导，主管副院长协助校长负责档案工作。图书信息中心主任为部门主管，档案馆设馆长一人，各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人，各级档案工作职责明确。在全校形成了档案馆、学生档案分室、人事档案分室、财务档案分室以及各部门配备的34 名兼职档案员的档案工作系统，档案馆对全校档案工作进行组织、协调和管理。健全的制度保障了档案工作管理网络的有效畅通[2]。

3 档案工作条件保障

馆舍条件，不断改善。2010年以来，档案馆进行了2 次搬迁，条件越来越好。目前，档案馆位于新图书信息大楼五楼，档案馆面积总计491.62 平方米，其中，库房314.6 平方米、阅览室49.4 平方米、办公室45.62 平方米、档案数字加工室62 平方米。其它用房66m2，校史陈列馆面积641.4m2。实现了档案库房、阅览室、档案加工室、办公室四分开。

档案装具数量充足、符合要求。档案馆档案柜架数量满足需要。截止到2013年9月，档案馆五节档案柜有五节档案柜有112 组，底图柜6 节，白色立式铁皮双门柜6 个，立式铁皮双门柜4 个，铁皮书架8个，木制双门大立柜11 个。档案装具的购买都是在学院统一的中标公司购买，质量好。

档案现代化管理设备齐全.档案馆现有的管理设备满足档案管理现代化和规范化要求。有台式计算机7 台，电脑笔记本一台，打印机一台，普通扫描仪一台，高速彩色扫描仪一台，刻录机一台，复印机一台，照相机一台，摄像机一台，服务器一台，缝纫机一台。

4 档案规范化管理

四川建院建立了统一完善的档案管理制度，从机构设置、人员配备、各级工作职责、档案分类标准、到各类档案管理实施办法都制定了详细的规定，汇编成册为《四川建筑职业技术学院档案管理规章制度汇编》。该制度汇编分别于2009年3月，2012年4月，2013年1月进行了三次大的修编，成为学院档案管理的根本性文件。

定期布置、检查、总结、验收档案工作。从2009年四月开始，每年4月，都要召开全院档案工作暨专兼档案员培训会议。对全院上一年度的档案工作进行总结，对本年度的档案工作全布置和计划；根据建院[2011]51 号《档案工作年度考评办法》，每年3月，要根据对该文件的《四川建筑职业技术宋学院档案工作年度考评标准》和考评办法，档案工作考评组要对全院归档部门上一年度档案工作进行检查、考核、评比。

2013年3月15日，四川建筑职业技术学院档案馆通过通过四川省档案局、省教育厅组织的档案工作规范化管理考评认定，以90.7 分的成绩，达到了档案工作规范化管理四川省二级标准。

5 档案实体安全管理

学院以档案工作规范化达为契机，对照《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准》的要求，学院档案馆增加了库房管理需要的消防器材、防盗设施、安全监控系统、避光窗帘、空调机、除湿机、防磁柜、吸尘器、温湿度测试仪、消毒杀虫设备、定期投放防虫药物、防盗、防火报警系统及视频监控系统等档案安全保护设备[3]。档案馆还有存放涉密档案的档案专柜，机械密码柜，专门存放涉密档案。当档案出现破损时及时修复。库房管理坚持防火、防盗、防霉、防潮、防虫，档案馆隔年暑假前定期更换档案除虫药。保障了档案实体安全。

6 信息安全管理

随着档案管理手段自动化、储存数字化，传输网络化，从2011年春期开始，建院在原有网络化管理软硬件设备的基础上，又陆续增加、更新了现代化管理设施设备，如计算机、打印机、高速扫描仪、刻录机、复印机、照相机、摄像机、服务器、保障了档案管理系统的正常工作。服务器储存的档案信息除了每天本机定时备份，还实行了异地备份。整个档案管理系统由学院网络管理中心的计算机专业人员维护系统安全运行，保障了档案信息安全。

［1］省档案局开展高等学校档案工作执法检查[OL].http：//www.scsdaj.gov.cn/137/12806.aspx.[检索日期]2014-05-05.

［2］抓住机遇，以评促建，以评促改，以评促管：以四川建院档案工作规范化管理为例[J].科技视界，2013(36)：219.

［3］四川省教育厅，四川省档案局.四川省高等学校档案管理办法实施细则（试行）[S].〔2009〕204 号.2009-08-28.