关于强化人事档案管理措施探索

胡庆珠

摘 要：人事档案管理就是对人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。随着市场经济的发展，许多种经济形势在社会大发展中形成，原有的人事档案管理制度已经无法满足日益发展的人事档案管理需求，需要越来越成熟的人事管理制度。我国当前人事档案管理制度存在一定的问题。笔者针对这些问题进行了一些探索，例如加強人员培训，完善人事档案管理制度，建立信息化管理模式。但是，真正强化人事档案管理还需大家在工作实践中探索出科学实用的方法。

关键字：人事档案；措施；制度；信息化

人事档案管理就是对人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案一般以个人为单位组织材料，重点记述和反映被管理者的个人经历以及道德才能表现，对其进行人事管理的以备相关单位进行考察的一种材料。这些材料是由人事、组织等相关部门在对人员进行培养选拔过程中形成的，主要记述对象的经历、学历、思想道德等各方面的最原始的记录。

一、人事档案管理的意义

随着市场经济的发展，许多种经济形势在社会大发展中形成，原有的人事档案管理制度已经无法满足日益发展的人事档案管理需求，需要越来越成熟的人事管理制度。在新的形势与旧的制度发生碰撞的情况下，新型的人事管理制度（如人事代理制度）也就产生了，人事管理活动也就日益成为了一种社会化的活动，作为负责人事档案相关工作也就逐渐具有社会化的性质。在市场经济时代，人事档案都是由工作者所在单位进行管理，市场经济条件下，这种模式必须改变，只有建立具有较强社会性人事管理机构，才能满足日益发展的社会经济。这种人事档案管理活动不是面向本单位人事档案进行管理，而是对整个社会提供人事档案管理服务的组织。

市场经济的发展的关键在于人才，离开人才也就无从发展。在市场经济中，各行各业的人才对人事档案也有多方面的需求。不管是国企还是外资企业人才招聘，不管是人才的选拔、任免还是招聘，人事档案在这些活动都占据着要的地位。利用种类、利用用途的多样性导致人事档案管理需求的多样性，使得人事档案管理不仅限于单位组织部门使用，更需要满足个人的要求，特别是那些与个人切身利益息息相关的，经常会被组织或者个人查阅。要求完全不同，展现出了不一样的利益需求。

二、人事档案管理存在的问题

首先是档案内容不够准确。现有的许多人事档案材料在内容上存在失真的现象，前后内容不符和正常的人事活动规律，为单位及个人造成巨大的人事困惑。比如出生年月随意记载，公历、农历不加区分随意填写，个别档案出现与真人出生年月相差巨大的现象。同时，参加工作的时间，加入中国共产党和中国共青团的时间展现出前后不一致，人事基础学历更是越写越高，完全没有真实展现真人应有的一些数据，为人才求职和单位求才造成巨大的困惑。

其次是档案材料不齐全。人事档案管理是一项非常专业性、机密性的工作，需要专人进行管理，单独存放，但是目前在很多单位却无法办到这一点，管理方式非常落后。在一些单位里面，分管人事档案工作的并不是专职人员，这些人员往往身兼数职，导致在工作过程因其专业性不够强或者不够专注产生许多档案管理中材归类不完整之处。这些工作人员只是将档案材料作为要保存的资料进行收集堆放，而并没有及时的进行归档，致使人事档案在保存过程不完整。主要表现为，一些人事年度考核表、履历表可能出现短缺，有时虽然有表，但是这些表并没有加盖公章，使其公信力出现一定的问题。同时，一些学历、培训、奖惩等相关材料本应也保存在人事档案中，但因未能及时收集，而继续保存在个人手中，造成人事档案材料的缺失。

最后，在我国，人事档案使用范围依然比较狭小。长期以来，我国人事档案管理制度范围狭窄，现有的人事档案管理依然是使用范围小，而且利用频率较低。九十年代以来，我国提出建设有中国特色的社会主义市场经济，经过二十年的发展，中国已经逐步建立日益完善的社会主义市场经济，在这种大时代背景下，人事档案无法及时转变，导致使用范围未能及时跟上社会经济的发展潮流。随着我国企事业人事制度的改革，以及我国大中专院院校就业制度的不断变革，原有的事业单位工作人员转为“社会人”，这就对人事档案管理提出了要求，需要人事档案管理制度更加符合社会的需求，满足人才求职和单位求才的真实需求，积极扩大人事档案的利用范围，大力提高人事档案的利用频率，使人事档案成为社会主义经济发展人才需求提供更有价值的资料数据依据。

三、人事档案管理措施探索

进入二十一世纪的第二个十年，我国社会经济发展迎来巨大的机遇期，在全球经济发展不前的国际背景下，中国的经济发展依然获得了飞速发展。随着社会经济改革的不断深入，我国人事档案管理改革也到了非改不可的时候了。

首先我们需要提高人事档案管理人员素质。当前人事管理存在的许多问题很大程度上是因为人事档案管理人员专业素质和政治素质不够过硬所造成的。因此，加强人事档案管理人员的培训就势在必行。

其次，积极规范人事档案管理制度。在人事档案管理过程当中，人员是基础，但是制度才是保障。人员可以流动，制度却能保障工作的完善。人事档案工作的性质决定这项工作的严肃性，因此必须建立一套科学的人事档案管理制度来保障人事档案管理工作的正常进行，避免出现不必要的麻烦。建立人事档案收集网络体系，人事档案收集工作有章可循，有据可依，明确人事档案收集的范围和要求，是人事档案能够更加真实的全面的反应一个人的情况。工作中，要重视人事档案的质量，紧抓管理工作，认真做好人事管理工作，保证人事档案材料的科学有效。

最后，加强信息化管理。随着当前信息科技的发展，人事档案管理工作也应积极顺应时代发展的潮流，以信息化的方式对人事档案进行管理。运用当代先进科技和最新管理手段，可以有效提高人事档案管理工作的工作效率，降低人事档案管理工作中出现的人为失误，保证人事档案管理材料的科学实用。

四、结语

人事档案管理在社会发展中具有重要的作用，促进人才求职和单位求才。但是我国人事档案管理制度无法跟上时代发展，因此档案管理改革就势在必行。加强管理人员培训，完善人事档案管理制度，建立信息化人事管理方式只是改进人事档案管理的措施之一，如何提高人事档案管理效率还需要社会在工作实践中积极探索出科学有效的方法。