疾控特色档案编研工作刍议

董杰

1 引言

档案既是历史文化资源，又是重要的信息资源。档案编研工作作为档案信息资源开发利用的一种重要形式，体现了一个档案馆的档案管理水平。

随着我国疾病控制事业的蓬勃发展，各级疾控部门的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。随着档案工作的发展，研究如何提高档案编研工作，深入开发档案信息资源已成为疾控中心档案工作中一项十分重要的任务。

疾控档案有关要求为加强各级疾病预防控制档案管理，提高档案科学管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在疾病预防控制工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《全国疾病预防控制机构工作规范》等规定，定义疾病预防控制档案：即在疾病控制、卫生监测、健康教育等活动中形成的各种门类、载体档案的总和。在开展编研工作时，在突出疾控部门专业特色上做文章，使编研材料有很强的专业性、实用性，才能受到业务人员的欢迎和好评。

2 疾控档案编研工作的原则

2.1 以疾控业务档案为主体的取材原则。疾控部门在以开展疾病控制为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、声像、实物等档案材料。但由于疾病控制是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体和业务档案也就具有了极强的专业性。此外，疾病控制在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展疾病控制的监测过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为中心开展卫生防病、监测工作服务。

2.2 满足疾控业务特色需求的选题原则。档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。

2.2.1 把握疾控业务中心工作整体需求。在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的

利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解

和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于业务工作。如近两三年来疾控部门的绩效考核工作是为上级的综合考评做准备工作，而绩效考核标准要求各科室出具近几年的业务工作、监测数据的综合分析。对此，档案室及早做出反应，在制订编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料，为及时满足疾控业务的利用需要起到了积极的作用。

2.2.2 注重疾控业务中心工作个性需求。疾控部门的主要业务是开展传染病、地方病、慢性病的预防和免疫规划工作的发展以及食品安全的监测、检测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。

2.3 符合系统实用的档案编研材料组织原则。档案部门在分析利用需求的基础上，针对原始档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如各疾控部门的档案中均有历年来国务院、卫生部及市政府颁发的关于传染病管理及卫生的法规、条例、程序及业务技术规范，而疾控部门作为卫生行政事业部门在履行其职责时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编，就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编具有实用性，操作上也具有简便性。

然而，由于疾病控制业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对疾病控制实施监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监测数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，档案部门如能将分散在各年档案中的监测数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供多次加工的档案信息上。从实践中看，根据各专业口的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如疾控部门所编制的“传染病分析”，“麻疹监测分析”，“流脑发病、死亡人数统计与分析”，这类编研材料被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示很强的实用性。

3 疾控档案编研工作的措施

3.1 争取业务部门参与，加大成果专业深度。档案部门根据所选题目，以疾控部门收藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。

3.2 扩大统计时间断限，提升编研成果价值。统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及疾病控制发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为了凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。

3.3 确保统计数据质量，准确揭示编研主题。编研不是杜撰，必须以档案材料为依据，在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提，因此，保证统计数据的真实性、准确性和完整性十分重要。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算。计算要正确，并要经过复核。

3.4 重视形式新颖美观，增强成果应用成效。编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖美观，使编研成果既具有可读性，又具有可观瞻性，增强成果的应用效果。

4 疾控档案编研人员的要求

档案人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色，为疾病控制业务服务，这是疾控中心档案工作不断发展和进取的需要。同时，这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。

作为疾控部门的档案人员，做好编研工作，应具备的专业知识应有两层含义，一是档案编研专业知识，二是疾病防控专业知识。目前的疾控部门档案人员多为“半路出家”，因此，加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习十分必要，这是做好编研工作的基础。另一方面，档案人员只有学习和掌握了疾病防控专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分的交流，才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然，这并不是要求档案人员要成为预防医学专家，但应该做到“耳熟能详”。还有，档案人员还应走出去，向兄弟单位学习编研工作的经验，这也是提高编研水平的捷径。

总之，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开发疾病控制档案信息资源，档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。

5 结语

综上所述，将疾控档案进行编研，是疾控中心贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合疾病控制业务工作的特点和需要，随着业务档案编研实践的发展，它将会更加完善，一定会为疾控部门业务工作的开展发挥重要作用。

编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

（作者单位：驻马店市疾病预防控制中心预防接种门诊 来稿日期：2014-06-18）