高校院系级教务档案规范化管理方法探讨

张 黎，刘 艺

（重庆交通大学 a.理学院；b.档案馆，重庆 400074）

高校院系级教务档案规范化管理方法探讨

张 黎a，刘 艺b

（重庆交通大学 a.理学院；b.档案馆，重庆 400074）

院系教务档案管理工作是高校整个教学管理工作的重要组成部分，针对现有的院系教务管理过程中存在的认识不足、制度不全、专业性差等问题，提出了采用全面化、制度化、专业化的策略，实现高校院系级教务档案规范化管理，以进一步促进和提高高校教育教学质量。

高校；档案；教务；院系

一、引言

高等学校的中心工作是教学，学校的办学质量、教学秩序的稳定、教学活动的协调顺利，都离不开良好的教学管理工作。在国内高校“重心下移，权力下放、绩效职能考核”的大改革背景下，高校教务工作的工作重心普遍下移，很多具体的教务工作都由院系一级的专职教学秘书执行。其中，教务档案管理工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，也是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要指标之一。院系教务管理工作的效率和成效，对于顺利实现学校院系分级管理有着非常重要的作用。

二、现有院系教务档案管理的现状

重庆交通大学理学院作为学校的基础性院系，承担着全校的数学、物理、化学等公共基础课的教学，同时也设有信息与计算科学、数学与应用数学、应用化学、统计学等多个本科专业，教学任务繁重。在日常教学活动安排的过程中，存在年度教学计划制订、年度教学任务安排、年度教学教材征订、学期教学质量监控、学期课程考核、学期课程成绩统计上报、学生入学、毕业等一系列教学管理环节。在这一过程中，逐步形成的大量基础性教学文字、统计图表、教学课程资源、教师课程工作记录、相关教学活动照片等多种载体形式的汇编材料，真实地记录了理学院的日常教学内容、授课方法、教学途径、教学监控效果等全方位的教学信息。这些都是高校二级学院最原始、最重要的教务管理档案，也是院系进行教学管理活动时，不可或缺的参照依据和借鉴样本。

院系级教学秘书在日常工作中，都会对上述教务管理档案进行整理汇编，并妥善保管，以此作为后续提高教学工作效率和教学质量、完成各项教学评估、促进同行学术交流的信息资源基础。但在实际二级学院教务档案管理工作中，仍然存在三个方面需要改进和完善[1-2]：

1.对院系级教务档案的管理重要性认识不够。院系级教务档案存在记载内容繁杂、事务性、过程性强、总体量大、形式多样等特点，部分院系管理人员缺乏对教务档案基础性信息的重要性认识，往往会出现不按时保质整理归档，随意处置基础性纸质材料等严重问题。

2.院系级教务档案的管理制度不健全。院系级教务档案涉及整个学院教学进程的所有环节，但在现有的院系级教务档案管理制度中很大程度上没有得到健全或完整执行，在档案材料的利用过程中常常出现：乱翻乱抽院系级教务档案，不登记就擅自借阅或转阅档案，不及时归还甚至丢失等现象，缺乏对使用人和使用时间的有效约束。

3.院系级教务档案的管理方式缺乏专业性。院系级教务档案大都由学院教学秘书负责收集、整理、存档，但现有绝大多数的院系教学秘书并无专业的档案管理知识背景，也普遍缺乏相关的教务档案应如何管理的工作指导，往往会无意造成院系级教务档案搜集不全，未能及时存档等质量缺陷。

三、院系教务档案管理的规范化策略

基于上述分析认识，在院系教务档案管理中，可以进一步采用的主要规范化策略有[3-4]：

1.全面性策略。院系级教务档案范围非常广泛，覆盖了教学计划、教师课程、教学活动等基本教学的全过程。从院系级教学过程而言，凡是涉及教学各环节，符合教学活动规律，具有过程性、总结性、价值性、操作性的文字、图表、声像等载体材料原则上都应纳入院系级教务档案管理的范畴。

2.制度化策略。专门制定教务档案管理的各项规章制度，规范院系级教务人员在收集、保管、利用档案的实践工作中严格执行。常规制度内容应该包括：严格遵守档案工作规程；规范院系级教务档案收集的范畴；院系级教务档案建立后，应有专门的区域存放档案材料，加强其保密性，档案管理人员应将档案的出借、更换等利用情况记录在案；档案管理人员不得随意涂改、销毁教务档案等，杜绝院系级教务档案管理中的随意性。

3.专业化策略。学校档案馆要加强对院系级教务档案管理工作的经常性指导，档案馆专职档案员可每年对院系级教务档案管理的人员（兼职档案员）进行培训，学习必要的教务档案管理相关知识和技能。教务档案管理要坚持从高、从严、从细的要求，对于院系级教务档案的数据收集、统计汇总、信息填充要真实准确，编辑设计的教务档案项目、图表、展示要科学合理，展现院系级教学工作的真实性面貌。

四、院系教务档案管理的规范化方法

为了做好院系教务档案管理工作，可以采用的主要规范化方法有[5-6]：

1.院系级教务档案管理全面化。院系级教务档案来源丰富、内容繁杂，形式多样，这给基层教务档案的高效管理带来了一定的工作难度。因此，必须要建立操作性强、全面科学化的院系级教务档案管理方法，实现教学文档的一体化管理模式。围绕教学过程的各种环节，科学化建立院系级教学案卷的归档类别，可按照学年、学期、教学计划、教师课程等内容分门别类存放；要大力利用现有信息技术手段，试图构建专门的院系级教学档案管理系统，对各类教务档案条目、摘要和全文内容，进行电子化归档整理；建成各类目检索数据库，统一管理、查阅、检索原有分散、庞杂、多样的院系级教务档案，从而实现教务档案信息的资源共享，有效提高院二级学院教务档案的管理效率。

2.院系级教务档案管理制度化。完善的院系级教务资料是做好教务档案管理工作的基础，院系级教务档案管理制度建设的关键是管理制度的规范性、专业性、可执行性。必须围绕院系级教务档案管理具体工作目标，制定和完善院教务档案管理制度，做到“有章、有法、有序”，明确教务档案管理岗位的工作职责与范围。依据各项工作的目标要求和质量标准，健全院系级教务档案管理岗位责任制，明晰管理层次，合理分工、明确职责。教务档案管理目标、日常实施、工作指导等环节，不仅要求院系级教务档案的收集、整理、归档要符合一定的顺序和线索，也要求教务档案文件的文体格式、行文规则和语言规则，符合教务档案制度化标准，构成一个有序、封闭的院系级教务档案管理机制，从而在整体上提升院系级教务档案管理的制度化水平。

3.院系级教务档案管理专业化。现代档案管理工作对院系级教务档案管理人员提出了更高的要求，不仅要具有强烈的责任心，还要有一定的档案知识和处理技能，院系级教务档案管理人员的业务素质直接关系到教务档案工作质量的好坏。学校档案馆、教务处等相关部门可通过定期组织专门培训、讨论等活动，让二级学院教学秘书学习掌握院系级教务档案管理的专业理论与知识，深入探索教务档案管理的新方式；并需要多提供一些好的学习条件，让各院系教学秘书有机会走出校门，参观交流各地其他兄弟院校的教务档案管理先进经验，使院系级教务档案的管理工作更专业，更好地为教学服务。档案馆和相关部门领导定期检查，具体针对各个院系级教务档案管理情况，有针对性地提出工作改进意见，切实全面推动各学院教务秘书的档案管理工作能力的提高。同时，也需要对院系级教务档案管理业务水平高、工作业绩突出的人员进行奖励晋升，这样才能激发各学院从事这一工作的人员不断提高自身从事教务档案管理工作的业务素质，在该项工作中形成强大的工作动力。

五、结论

教学工作是高校的中心工作，院系作为承担基层教学任务的单位，对于保障高校教育教学质量起着关键作用，院系级教务档案、教学档案的收集、整理、保存和利用的规范化管理是基层教学管理工作的重要组成部分。在当前教育大变革、专业精细化发展的大背景下，各高校要改进自身的教学档案管理，就必须重视和加强院系级教务档案管理工作的全面化、制度化、专业化建设，从而更好地提高高校教育教学质量。

[1]陈蓉莉.浅议高职院校系级教学秘书的档案意识[J].杨凌职业技术学院学报，2012，11（6）：37-39.

[2]杜永莲，谢旭东.高校教务管理规范化探析[J].合作经济与科技，2012，（2）：112-113.

[3]邵丽丽，付万兴.高校教务档案管理常见问题及对策[J].中国电力教育，2010，（3）：51-52.

[4]申涛.浅析医科类院校教务管理档案的完善及管理[J].赤峰学院学报（自然科学版），2012，28（4）：100-101.

[5]刘俊.高校教学档案管理和利用策略[J].北京教育学院学报，2011，（6）：53-56.

[6]吴卫.高校教学人员档案管理探析[J].黑龙江档案，2011，（4）：59-61.

G647

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1674-9324（2014）35-0010-02

张黎（1977-），女，重庆人，本科，重庆交通大学理学院，主要从事教务管理。