浅谈质量档案管理的信息化

张丽侠

摘 要：信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着信息技术的进步和发展，信息化进程不断加快。档案也不例外，许多企业的档案管理已经完全实现信息化，为企业发展提供真实、准确、快捷的档案信息服务。本文主要介绍质量档案管理的信息化，分析了现阶段档案管理信息化过程存在的诸多问题，希望能够为质量档案管理的信息化进程提供一些帮助。

关键词：质量档案；管理；信息化

一、质量档案管理的信息化定义

所谓质量档案管理的信息化，就是根据企业的实际情况，在质量档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业质量档案进行信息化处置、管理并提供利用服务。一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。

二、质量档案管理的信息化现状

质量档案管理的信息化虽然有诸多好处，国家也在不断推进，但实践中仍然进展缓慢，远没有达到全面普及和广泛应用的程度。大企业档案信息化建设进展迅速，但中小型企业发展现状仍不理想，主要存在以下几方面的问题：

1.基础配套设施不到位。随着信息化技术的迅速发展，质量档案管理工作将面临新的机遇与挑战，质量档案管理的信息化是一项系统化的浩大工程，是一项全新的工作。信息化建设需要购买大量的新设备，并投入大量的人力、物力、财力。但大多数企业无法提供也不愿提供大量资金来完成档案的信息化建设，从而档案的信息化建设一拖再拖。

2.缺乏档案专业人才。目前，大多数企业的质量档案管理人员还是信息化开始之前培养的人员，无法跟上时代的步伐，无法适应现代化的信息化管理模式。当提到档案管理时，甚至许多人认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了。出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。观念的落后，导致档案管理的信息化进程更慢。重新招聘无形之中又增加了企业的用工成本和财政压力。所以，许多中小企业仍然采用半传统、半信息化的管理模式，仍然处于比较落后的阶段。

3.档案内容的信息化进程缓慢。档案信息化建设落后的重要原因就是档案内容的信息化进程缓慢。传统档案多数以纸质原件等非信息状态体现，必须通过打字、扫描等形式将其传入电脑才能将传统的档案内容转化为信息状态，才能为实现质量档案信息化管理奠定基础。这个工作量非常大，并且十分繁琐，许多单位无法找到合适的人选来从事相关工作，只能将这个过程放一放或缓慢推进，从而影响整个档案信息化的进程。

4.缺乏有效整合。在推进档案管理信息化建设过程中，很重要的是充分利用企业各种信息资源为经营管理服务。一些企业档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。

5.缺乏长远规划。由于许多单位正处在企业管理信息化起步阶段，尚未掌握科学的企业管理方法，企业对自身的发展战略缺乏考虑。因此，很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设的成功实施。

三、质量档案管理的信息化建议

虽然质量档案管理的信息化现状不容乐观，存在诸多问题，但随着经济发展、技术进步和企业的发展壮大，这些问题都会解决。推进质量档案管理的信息化进程，还是要从以下三个方面来说：

1.建设档案管理信息化系统工程。企业在档案管理信息化建设进程中，应站在科研生产经营管理的整体规划高度，从全面和长远发展的角度来确定信息化建设的总体规划和长远规划。在信息化建设时，应注意使信息化建设和企业发展相辅相成，相互促进。企业质量管理的信息化、管理决策的信息化、办公自动化等信息系统与数字化档案管理系统充分衔接，实现信息资源共享，最大限度地支持企业的发展。不能孤立的仅建设质量档案的信息化管理工程，完工后也无法与其他系统相连，无法实现共享功能。

2.合理安排档案信息化建设进程。质量档案管理的信息化建设是一个长期的、艰巨的工程，其工作量非常大，从信息录入、建立管理系统、与相关系统共享资源等等，每一个环节都需要投入巨大的人力、物力和财力。因此，档案管理的信息化建设进程要从企业实际发展状况出发，符合企业自身的日常业务需要，要对档案管理信息化进行深入的可行性研究，逐步推进信息化建设。档案管理的信息化建设目的是为企业发展服务，利用管理和技术优势，为企业发展提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

3.提高档案工作人员素质。档案工作者必须具有较高的政治素质，良好的职业道德和崇高的敬业精神以及扎实的现代科技管理知识。随着当今信息网络技术的快速发展，档案管理已由过去的劳动密集型转为知识密集型工作，这要求管理者具有很强的能力，对专业性的档案要做到精确把握，并要根据企业需求提供大量的数据档案信息。每个企业都应当采取多种途径和方法，加大对档案管理人员的培训力度，有目的地培养和提高档案工作者对档案信息化管理知识的认识和技能，尽快提高工作水平和效果。

四、小结

质量档案管理的信息化已经成为质量档案管理模式中最为重要的一环，随着技术进步和企业发展而不断发展完善。我们应当更加重视质量档案管理的信息化建设，创新管理理念和方法，充分利用档案资源的优势，更好的为企业生产经营提供快捷有力的支撑，从而实现档案潜在的巨大利用价值。。

参考文献：

[1]刁学玲：浅谈新时期企业档案管理工作对企业发展的影响[J]，铁道建筑技术，2011（8）。

[2]孟世恩，梁博：我国档案信息网络一体化建设中存在的主要问题及对策[J]，档案学研究，2003（01）。endprint