中小学档案管理存在的问题及解决对策

刘秀桂

(山东省莱州市第十三中学,山东莱州 261400)

中小学档案管理存在的问题及解决对策

刘秀桂

(山东省莱州市第十三中学,山东莱州 261400)

随着时代的不断发展，社会的新鲜元素也不断涌现出来，这使得档案管理工作面临更大的考验。但是我国的中小学档案管理普遍还处于传统的管理模式，在档案管理过程中还存在着一些问题，例如专门负责管理档案的工作人员自身的素质较低；由于学校过于看重教育而忽略了档案管理的重要性；对其管理所投入的资金较低，从而导致了档案管理的发展一直停滞不前。所以，本文主要围绕中小学档案管理进行探究，通过对其中存在的问题进行了解，提出一些合理有效的解决策略，从自身着手，通过建立一个健全的档案管理体系，不断提升工作人员自身的专业素质，并加大对档案管理的投资力度，从而保证档案的高效管理。

中小学 档案管理 问题 对策

1 中小学校档案管理存在的问题

1.1 档案工作职责不清

在一些中小学中学校不太重视档案的管理,有的学校并没有在档案管理方面专门设置管理机构,更不用提专门负责管理档案的工作人员了,学校的档案并没有进行专门的整理和归纳。由于学校对档案的管理混乱,一些重要的档案被分散拿走却没有进行登记,档案很容易丢失,一旦丢失就很难进行查找,这些责任很难做到有人去负责,为学校造成很大的损失。

1.2 一些学校领导档案意识淡薄

我国在教育方面仍然采用应试教育,学校和教师都一直认为成绩至上,在中小学中,学校都十分重视教育任务,对于档案管理工作一直被学校的领导忽略,有的学校都没有将档案管理工作纳入到学校的重要议事范围内。对于学校中一些计划的制定、项目的考核检查、工作总结等活动中很少会涉及到有关档案管理的内容。由于学校的领导人不重视,对于档案管理所需要的财力、物力以及人力都没有得到有效的支持,一些学校在档案管理过程中没有设置专业的档案管理人员,有的甚至没有设置专门负责档案的人员,档案资料存放混乱,库房脏乱。有些比较有价值的信息档案都存放在个人的手中,导致存放比较分散,为今后的查找和使用带来了不便。

1.3 档案工作经费不足,管理手段落后

截止到目前为止,各别学校仍然没有了解档案管理的重要性,因此,档案管理仍然不在学校预算的范围之内。每个学校的教育经费都是有限的,一些县级以及县级以下的中小学中还要为学生和教师建设校舍、为教学购买教育器械。为校园继续必要的建设和维护,使得学校附带很多的欠款。尤其是一些偏远的山村,教师的工资发放都非常困难,对于档案管理这方面的花销更是少之又少。学校不愿意在这方面进行费用的投资,使得在档案管理的方式仍然处于落后的地位,给现代化教育的发展带来了一定的阻碍。

1.4 档案人员不稳定,业力素质偏低

有些学校在档案管理中并没有将工作落到实处,档案工作人员对于这个工作并没有做到专心投入。另外由于工作人员会经常性的调动职务,使得工作人员很难对专业内容灵活掌握,经常会在档案管理过程中出现错误,管理质量较差。

2 新时期加强中小学校档案管理工作的对策.

2.1 加强档案管理的领导,重视档案法律法规宣传,增强全体教职员工的档案意识

在学校的管理过程中档案管理是其中的非常重要的组成部分,为了做好档案管理工作,首先学校的领导必须要高度重视其重要性。因此,单位的领导要对档案的内容灵活掌握,经常性的对档案管理工作进行查看、询问或者是关心,从行动做起突出对档案管理的重视度,为其他工作的正常进行奠定基础。同时,还要将档案管理工作纳入到重要的一些议事日程之中,在学校的未来管理工作中将档案管理作为一个重要的管理内容,在进行中小学的档案管理时要与学校的教学任务同步,共同发展和进步。除此之外,学校还可以利用学习培训、会议等各种形式对档案管理进行宣传,提高人们对于党和国家相关规章制度的理解。同时,在宣传过程中要将一些典型的实例结合起来,在了解档案管理重要性的同时,还可以让教职员们从思想上认识到档案管理与我们的生活息息相关。只有这样教职人员才能在教学过程中更加支持档案管理工作的进行,有助于学校档案管理的高效进行。

2.2 健全档案管理的各项制度建设,保证材料收集完整,促进档案工作规范管理

为了保证材料的完整性,首先要构建一个以科学为指导的档案管理制度,随着社会的不断发展,要对新出现的一些元素进行更新和添加,对档案管理模式进行不断的完善,这同时也是规范档案管理的重要举措。因此,每个学校都要根据本学校自身的实际情况,对档案进行分析,制定出一些合适的、科学有效的一个档案管理系统。在这个体系中要重点对档案管理方面的规章制度进行制定,对各个办公室、各处室的档案进行分类、归纳的管理,在分类管理时,要按照学校制定的档案管理规定严格进行,同时对于档案管理人员还要定期进行档案知识、相关规定等专业方面的考核,也可将学校的档案管理和教学管理进行同步的考核,这样不但提高了档案工作的地位,还能有效对档案管理人员的工作进行规范,确保了档案的完整性。为了构建完善的管理体系,将档案管理规定以书面文件的形式分发到每一个部门、教育组及处室等手中,这不但强有力的对档案的重要性进行了宣传,还能够有效树立人们的档案意识,在今后的档案管理过程中使每个人积极配合,有利于工作的顺利完成。除此之外,学校还要在规章制度中规定,如果对某一个课题进行研究时,课题组内必须有专门的人士对档案负责,并对档案及时的集中和上交,对档案的整理归纳质量也作为成员最后考核的一个标准,这样有利于档案全面完整的收集,促进档案管理制度的完善。

2.3 重视档案的开发和利用,发挥档案的社会效益

档案管理的主要目的是为了给以后的运用提供便利,所以,在档案管理过程中要提高管理人员的服务意识,在对档案资源信息开发运用时要采用多渠道、多途径的方式进行,这样才能够为学校在教学、研究以及教育活动等提供便利。同时,在档案管理中要充分利用各种编研活动,并对档案信息资源进行有规律、深层次的加工和归纳,根据这些信息编制一些专题汇编,使信息变得多层次、全方面,为使用者提供高效率的档案。除此之外,学校可以充分利用人们对于档案的反馈信息完善档案管理体制,这样有利于学校横向之间的有效沟通,有利于档案中的信息得到共享。在对档案管理的过程中,学校的领导人要重视起其重要性,通过加强档案管理不但能够教师的工作带来便利,还有助于教研活动的顺利开展。通过对档案进行开发和使用,还能够在档案的社会效益上发挥其积极的作用。

2.4 加强档案管理人员的培训,提高档案管理人员素质

要提高档案管理的质量,管理人员自身的专业素质是基础的保障,因此,在档案管理过程中要将管理人员素质的培养放在重点的位置上。在中小学中,学校对档案管理人员的知识培训和与教学知识同步进行,和普通的教学任务一样,使档案管理人员的专业素质得以提高。同时,学校还要时刻创造机会进行学习,可以为档案管理人员开展一些外校档案学习交流会或者是搭建一个有关于档案的一些活动,调动这些工作人员的参与积极性。在参与过程中也要对每一个人员的表现进行评价和记录,最后进行评比,对于表现良好的人员进行鼓励表扬,并进行一些物质鼓励,对于表现差的要进行一定的处罚,做到奖罚分明。利用多种多样的活动来提高整体的档案管理水平。通过对专业人员进行培训,为学校组建一批专业技能过强、法律意识过硬、业务能力强、富有责任心的档案管理队伍。这些专业人员不但能够对于档案管理业务游刃有余,还要对于计算机、网络的操作熟练精通,真正做到信息共享化的实现。

3 结语

在中小学中,提高学校的档案管理,构建一个完善的校园档案是至关重要的,这样才能够对学校进行公证的有效的评估,同时还能够为浏览历史资料、查找信息等活动时提供便利。因此,中小学有必要对档案进行科学有效的管理。在管理过程中可以通过加强档案管理的领导,重视档案法律法规宣传,从而增强全体教职员工的档案意识;通过重视档案的开发和利用,来全面发挥档案的社会效益;同时还可以健全档案管理的各项制度建设,保证材料收集完整。除此之外,还要加强档案管理人员的知识培训,提高档案管理人员素质,并加大档案管理经费投入,提升档案室配备,从而实现现代化的档案管理。

[1]胡秀芹.中小学档案管理的实践与探索——浅谈如何做好中小学学校档案管理工作[J].东方青年·教师,2011(8).

[2]朱艳玲.试论中小学档案工作人员在新形势下应具备的素质.[J]科技致富向导,2014(1).

[3]史芬芳.规范教学档案管理促进中小学校发展之我见.[J]读写算(教育教学研究),2013(7).

[4]徐慧玲,赵强,季学利.中小学校档案管理存在的问题及对策.[J]山东档案,2001(1).

刘秀桂(1967.11-),性别：女,籍贯：山东莱州,学历：大学本科,职称：档案馆员,研究方向：中小学档案管理。