高职院校非采购项目专项资金内控活动若干问题探讨

2014-08-27韩莹许春兰李雪梅李春艳

中国科技纵横 2014年13期

关键词：专项资金核算资产

韩莹许春兰李雪梅李春艳

(北京电子科技职业学院财务处,北京 100176)

高职院校非采购项目专项资金内控活动若干问题探讨

韩莹许春兰李雪梅李春艳

(北京电子科技职业学院财务处,北京 100176)

近年来,为促进职业教育事业发展,国家拨付大量专项资金用以高职院校的发展建设,专项经费拨付量空前增加,改变了职业院校传统的资金结构,但由于专项经费管理经验欠缺,内部控制机能僵化,专项管理尤其是非采购部分的专项管理暴露出的问题也越来越多。本文拟从内部控制角度分析高职院校非采购专项管理中存在的问题并提出相应的解决思路。

非采购专项资金内部控制

2008-2010年,我国陆续发布了《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引》和《企业内部控制评价指引》作为《规范》的具体指南。与企业相比较,行政事业单位的内部控制制度建设还相对滞后。2012年11月29日,为了进一步规范行政事业单位内部控制,财政部颁发了《行政事业单位内部控制规范(试行)》,自2014年1月1日起施行。但至今仍缺乏配套的指导性更强的指引、解释等具体应用指南,加之事业单位重视财务部门的服务职能尤于管理职能,财务部门在整个学校的管理中缺乏话语权,财务监督流于形式,致使内部控制建设仍然停留在表面层次,无法深入,尤其在专项资金的监管活动中更加力不从心。

专项资金通常适用政府采购形式完成,但近年来,随着教育政策调整,不需经过政府采购而由财政直接授权支付的资金量逐年增加,如科研基地、科研计划、教育教学、专业建设、创新人才等等,甚至部分实训基地建设项目中都含有一定量的非采购资金。而非采购资金的支付自由度大,执行成果多样、复杂,使财政部门监管缺乏公允量化尺度,绩效评估结果缺乏权威性,缺乏纠正执行中的低效率有效手段。

1 非采购专项资金内部控制活动中存在的问题

1.1 审批权限的归口管理存在不相容职务(或部门)未分离的情况

首先,授权审批人员与执行人员权限未分离。举例来说,目前部分非采购项目,分别由职能部门申报,内控流程要求主管申报的职能部门签字后再由主管院领导签字,表面上看是归口管理,但实质却是不相容职务未分离。握有审批权限的职能处室除具有审批权限外,自己还可以执行这些资金,既是运动员,又是裁判员,甚至某些个别的项目,这些职能部门可以预先确定留用金额,达到这一金额就限制支付,完全违背了项目资金本来的意图。

其次,拥有专项审批权限的部门有集体舞弊的可能性。就非采购资金的使用来讲,管理资金的职能部门内部本身是一个利益共同体,如部门领导安排行当、部门内部利益均沾,集体舞弊的可能性极大,出于个人利益考虑,下属也会不遗余力地去参与舞弊。

第三,部门领导越权经办下级业务。如某培训项目培训教师若干人,申报及报销手续由领导代办,被培训的教师可能根本就没有接受培训或甚至不知情,而专项款早已洗进了领导的腰包。

1.2 材料的核算明显缺乏内部控制

实验业务费用以核算进行科研实验的支出,其主要构成为实验用材料,高职院校材料的购置以非采购专项资金为主,随着高职院校工学结合教学模式的深入,学校材料购置量逐年增大,而管理部门未能够觉察到这种变化,缺乏有效的内部控制手段。如部分高职院校每年非采购专项中的实验业务费已达到上千万,而单据报销时却只需附上相应的材料购置发票,而无需材料的验收、入库凭证,领用随心所欲,为材料购置行为埋下了很大的隐患,造成高职院校财产的流失。所以,加强对材料的管理势在必行。

1.3 无形资产的核算未引起足够重视

无形资产的管理和核算在高职校财务管理与实务中一直处于薄弱环节,迄今为止,仍然有部分高职院校无形资产账面上仍然是一片空白,但无形资产在高职院校中赫然存在着,并且随着经济的发展,所占资产比重也越来越大,尤其是利用专项资金研究开发而形成无形资产。例如教师及科研人员利用专项资金形成的科研成果而申请的专利或非专利技术、校本教材、出版的著作、网络课程资源、学校为管理需要利用专项资金而购置的各类软件,这些都符合无形资产的定义,应归入无形资产进行管理,而多数职业院校并未意识到这一点,未将此纳入无形资产的核算范畴,导致无形资产流失严重,造成专项资金的浪费。例如,教师利用财政专项资金获得专利权,依据《中华人民共和国专利法》的规定,界定单位为专利权人的,在法定期限内单位所独占和专有的各种发明创造,该专利在未来时间取得的所有权收入,理应为单位所有,但由于专利权的取得常常在单位里以费用形式支付,而不计入无形资产,账簿中不核算。在这种情况下,就有可能会因该专利技术的归属权界定不清引起纠纷,造成学校利益的损失。

1.4 无形资产视同固定资产管理

虽然事业单位会计制度早已对无形资产进行定义并明确了会计核算方法,但目前仍有高职院校将无形资产纳入固定资产的核算范畴。如购置的计算机软件,包括教学平台、收费系统、财务系统、学生管理系统、OA办公系统等等,都列入固定资产的核算范畴。而新事业单位会计制度规定:对于应用软件,如果其构成相关硬件不可缺少的组成部分,应当将该软件价值包括在所属硬件价值中,一并作为固定资产进行核算;如果其不构成相关硬件不可缺少的组成部分,应当将该软件作为无形资产核算。可见,将各类软件不加区分地直接计入固定资产核算是错误的。除此之外,固定资产和无形资产的摊销方法也存在一定的差异,新的事业单位会计制度要求固定资产在不考虑净残值的情况下,以年限平均法或工作量法计提折旧,而无形资产则以年限平均法进行摊销。笔者认为这种无形资产的管理模式目前虽然仍能够维持正常运转,但随着高校制度的进一步完善,由此带来的系列问题必然会彰显出来。

1.5 资产管理部门的资产入固手续尚未理顺

高职院校的内控流程设计一般是购置了固定资产或无形资产应先到资产管理部门入固,然后依据资产管理部门出具的入库凭证到账务部门入账报销。而实务中对于非采购专项资金通常是财务部门在审核单据的过程中发现疑似资产的单据再返回资产部门进行判断是否入固,致使财务部门成为资产入固的唯一防线,而资产管理部门的入固行为则陷于被动,可能导致固定资产或无形资产的流失。

2 高职院校加强内部控制活动改进管理水平的途径

合理保证管理和服务活动的合法合规是事业单位内部控制的基本目标,从运行风险角度分析,高职院校与高校具有一定的差异性。高职院校由于缺乏高校充沛的资金来源,加之近年来招生规模递减,这样的经济形势使高职院校运行风险主要集中于资金合理有效地运用。

2.1 控制活动是单位内部控制思想的具体体现

高职院校必须秉承不相容职务相分离的指导理念,针对非采购专项资金的管理这一理念的运用要突破个人行为防范的层面,也不能仅仅停留于财务部门内部,而要将其延伸至业务部门的层面,主要的防范对象应是业务部门集体舞弊行为,着眼于学校整体的内部控制的有效性。首先,要将非采购专项资金的审批权限与执行权限分离,取消业务部门如科技、教务、人事部门的非采购专项的审批权限,建立职业院校内部统一的财政专项资金的审批部门,该部门利益与专项资金的执行结果不相关。其次,对于较为敏感的项目支出,财务部门必须加强控制。具体的措施如培训、差旅、专家费等必须限制中介机构参与,为确保专家费的真实性,可以对专家所提供劳务的内容、具体时间、身份实行定期抽查制度。第三,重视职权之间的牵制和监督,限制高层管理人员的越权行为。财务部门必须禁止业务的代办行为,尤其禁止上级代办下级业务的行为,将舞弊的可能性扼杀在萌芽中。第四,尽量减少经办环节。加强公务卡结算制度,减少审批环节,减轻审批人员、经办人员、财务人员的工作强度。

2.2 权衡成本效益原则,建立合理有效的材料内部控制制度

新的《事业单位财务规则》要求事业单位应当建立健全存货的购买、验收、入库、保管、领用、发出、使用等制度,笔者认为可以将高职院校的材料管理纳入资产部门管理范畴,并将二级学院实训中心设置为材料的实际控制部门,设置熟悉业务的兼职资产管理员,负责组织材料的入库、验收等工作,并由资产部门牵头组织定期或不定期材料的盘点对账工作。

2.3 建设职业院校内部无形资产核算的规章制度

无形资产主要包括专利权、土地使用权、非专利技术、著作权、商标权、商誉等等,但无形资产的界定尤其是计价在实际工作中是还存在较大难度,必须具体情况具体分析。实务中可由资产部门协同财务部门根据学校的实际情况,制订学校内部的无形资产界定、计价、摊销、投资、收益等等相关政策。

2.4 无形资产从固定资产的核算中剥离出来

虽然在折旧的计提和无形资产摊销方法上,学校可以采用两者通用的折旧和计提方法,但非常重要的区别是,当月增加的固定资产当月不计提折旧,从下月开始计提,当月减少的固定资产,当月照提折旧,而无形资产摊销的规定却与此不同,如果将固定资产和无形资产混为一谈,在计提折旧和摊销时混乱的产生是必然的。并且随着事业单位会计制度的进一步完善,折旧计提的方法会更加灵活多样,为方便后续的工作,笔者认为高职院校资产部门应尽早将已经计入固定资产的无形资产剥离出来,进行追溯调整,单独立账,单独管理。

2.5 财务信息化手段可以进一步延伸至资产部门以便对资产入固行为进行严格管理

如可以利用财务预约系统进行资产的最初判定,报销人员在报销前需在系统中录入采购的物资、设备的数量、单价、金额,系统将根据单价和总价双重标准来判定是否达到资产标准;如果一旦有构成资产的可能,系统将自动要求报销人员上传相应合同的图像版文件,便于资产部门进行进一步确认,如果仍确认为资产,将提示报销人员到资产部门办理资产入固手续;最后,由资产部门根据发票、合同、或实地考察进行最终的确认。采用信息化手段进行资产的确认与入固可以避免人为的错误和疏漏,避免资产部门工作的被动局面。