冯家山水库水利工程档案管理存在的问题及对策

白萍丽

（宝鸡市冯家山水库管理局 陕西 宝鸡 721300）

1 冯家山水库管理局水利工程档案管理的基本情况

冯家山水库位于千河下游的陈仓、凤翔、千阳三县(区)交界处，是陕西省关中最大的蓄水工程。该工程是以农业灌溉及工业、城市居民生活供水为主，兼作防洪、发电等综合利用的大（二）型水利工程。水库工程于1970年动工兴建，1974年下闸蓄水，同年8月向灌区供水灌溉，1980年整个工程基本建成，1982年1月竣工交付使用。

水库档案管理工作从1979年开始，到现在已有34年。截至目前，共收集整编的各类档案资料8698卷册（其中水利工程档案5963卷）。冯家山目前共有18个基层单位分别单独建档，并都配备专兼职档案管理人员。

近几年,通过抢抓西部大开发、国家加大对水利工程等社会基础设施建设投入历史性机遇，冯家山积极实施项目带动战略，完成了冯家山水库除险加固、关中灌区改造工程世行贷款项目、灌区六座小型水库除险加固等建设项目，正在实施的有大型灌区续建配套节水改造项目、大型泵站更新改造项目等建设项目，在水利工程项目建设建设过程中形成了较为完整的的档案资料，主要包括建设前期的批文、施工图纸、建设日志和竣工验收资料等，这些文档材料全面反映了水利工程建设的详细情况。通过收集整理，形成了许多专项档案卷册。但在档案收集、管理和档案管理队伍建设等方面还存在一些亟待解决的问题，需要我们认真对待并逐步加以解决。

2 档案管理中存在主要问题

2.1 档案管理意识薄弱

冯家山水库始建于20世纪七十年代，水库管理工程点多线长面广，单位驻地分散，特别是在工程建设期，既有工程建设指挥部，又有灌区各县的民兵团；在工程建设和运行管理期间，各单位以工程的建设、运行管理为主，对档案的管理未纳入重要的议事日程，从单位负责人到部门负责人对档案管理未引起足够的重视，无论人力、物力、设施、设备都不到位，单位主要以水利工程工程建设管理、工程运行管理、灌区管理人员为主，缺乏专业档案管理人员，档案管理人员多数为兼职人员，工作人员对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新，对档案管理工作在单位的运行管理中的重要作用认识不足，没有很好地和有关部门主动联系，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难，甚至造成工程验收困难。

2.2 档案资料收集不完整

冯家山水库灌区缺乏档案管理专业人才和专业知识，加之档案管理人员不稳定，工作频繁调换，交接工作不细，导致部分档案收集不系统、不完整，档案资料得不到有效的管理与利用。

水利工程管理单位档案资料可以说是门类齐全，包括一般的文书档案，还包括技术档案、财务档案等，涉及不同的部门和人员，在工程建设时期应以技术档案管理为重点，运行管理时期以管理资料和技术资料为重点。在工程建设时期，管理部门既有水库建设指挥部、又有民兵团，工程资料分头管理，档案资料的收集和整理制度不完善，枢纽和干渠工程的资料在冯家山，而支渠以下的灌区工程资料和抽水站资料在所属各县区水利管理单位。枢纽和干渠工程从1970年动工兴建，直到1980年前后才开始整理工程资料，时间长久使一些工程资料遗失，有的资料流失到私人手中未能收集整理，县区水管单位的工程资料遗失流失更为严重；工程运行管理期间的档案资料收集整理虽有一些制度规定，但因单位分散、重视程度不一、人员业务素质参差不齐，资料收齐整理仍然不系统、不规范、不完整。

2.3 档案信息化管理不完善

冯家山水库管理局是水库工程的专管机构，档案资料自成体系，资源共享观念淡薄。由于受单位经济收入的制约，办公自动化程度较低，档案管理模式较陈旧，尚未形成档案信息及检索系统，档案的查找、检索、借阅、归档仍是手工作业，档案信息资源不能共享。

2.4 档案管理人员专业素质不高

冯家山是以水利工程管理为主的准公益单位，大都是从事水工程建设、管理的专技干部和工勤人员，档案管理人员都是兼职人员，30多年来没有一名档案管理专业人员，档案管理队伍缺乏系统地专业知识和理论功底，档案管理人员的知识结构不尽合理。

3 水利工程档案管理的对策

3.1 提高档案管理是单位管理一项重要工作的意识

加强对档案工作的集中统一管理，是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。主管领导对档案工作的重视，是做好档案工作的前提。把档案工作列入领导议事日程，是时代发展的需要，也是规范档案工作的需要。档案管理人员应充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动努力做好档案管理工作，争取领导对档案管理工作的重视和支持。通过近年来在项目建设管理中稽察、检查、审计和验收环节中档案管理的作用凸现，在办理在乡镇以上水利工程管理单位工作过的农业户籍人员养老补助工作中人事、行政、财务档案发挥了较大的作用，提高了单位和部门领导对档案管理工作重要性的认识，把档案管理工作纳入重要的议事日程，提高各级重视档案管理的意识，将档案管理纳入对各单位、各部门的考核体系中。

水利工程档案要遵照统—领导、统一制度，分级管理的原则。成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。要做到主要领导宏观抓，分管领导亲自抓，设立专职档案员，在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成系统的档案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程前期、建设各阶段还是单位内的各个部门，都能从制度上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。

3.2 做好档案收集整理归档工作

水利工程管理单位的档案管理涉及面广、内容繁杂，包括行政文书档案、技术档案、运行管理档案、工程建设项目档案、财务档案等，对档案的收集与整理既要及时又要规范，涉及部门和人员多、经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。

行政文书档案按照文书档案的要求按年度进行整理，由各单位和各部门的档案管理人员在每年年初对上年度的文件进行整理、分类、编目、装订、归档和移交管理。

技术档案由管理局档案是统一编制档案的分类号，由技术管理部门和各单位按照技术工作的不同特点，分门别类进行整理、分类、编目、装订、归档，在技术档案的整理过程中要按照国家档案局关于工程技术档案的整理要求进行，不能同一般的文书档案整理的方式、方法混同。

运行管理档案包括水库运行管理档案、灌区工程运行管理档案、灌区用水调度档案、各用水单位引用水档案、灌区灌溉管理档案、河流水库水雨情档案等，这些档案由各运行管理单位和部门按照技术档案的要求进行整理归档。

工程建设项目档案涉及的时间比较长、范围也比较广，涉及项目的前期、初步设计、招标采购、建设实施、竣工验收和后评价等过程，资料的来源有政府部门批文、建设、设计、监理、施工、质量监督、审计等单位，档案管理的量大、时间跨度长，必须要专人进行建设项目的档案管理。建设项目的档案管理必须按照水利部2005年12月10日印发的《水利工程建设项目档案管理规定》（水办（2005）480号）文件的规定进行分类、整理、归档，并经档案行政管理部门验收好进行移交。

财务档案由各单位的财务人员负责，按照财务管理的要求对财务票据、账簿按年度分月进行整理装订，经管理局财务主管部门检查验收后移交局档案室。

3.3 加大投入，推行档案信息化建设。

首先，要加大资金的投入，建设档案信息化管理系统，是档案管理逐步由纸质化向网络化、自动化发展。其次，要加强档案信息管理人才的建设，作为信息化社会档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。再次，要加强硬件设施，并添置相应的硬件设备，引进和使用档案信息管理软件，使档案信息化与办公自动化系统有机结合，实现档案管理电子化。

3.4 强化队伍建设，着力提高自身素质

档案管理人员从事的是一项业务性较强的服务性工作，其业务素质直接影响档案管理工作的质量。尤其是水利工程档案管理，对管理人员的知识、素质要求更高。根据水利事业单位档案管理工作实际，基层档案管理人员要充分发挥自己的主观能动性、创造性，努力学习新知识，不断提高知识水平和管理能力，从而适应现代化设备、档案种类多样化和管理方法改革的要求。要树立三大意识：一是服务意思，树立超前服务、主动服务意识，深入基层调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。二是安全意识，树立较强的安全防范意识，防止档案泄密现象发生。三是创新意识，勇于探索，勇于创新，不断提出新问题，提出新的决策、对策和办法。要培养三种能力：一是操作能力，要具备实际操作技能，具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、档案著录、标引、档案的保护等专业技能。二是管理能力，档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调、衔接好这些程序，必然要求具备一定的管理能力。三是学习能力，要更新知识，提高业务能力和水平。要注重信息技术、计算机、科技软件等新知识、新技术，从而满足档案管理工作的需求。