工程项目管理中文件归档影响因素与对策分析

2014-08-15丛巧克

化工管理 2014年35期

丛巧克

中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司河北任丘 062552

工程建设过程中各个参见单位工程项目文件归档是该部门执行工程合同工作内容之中的一项十分重要的内容与环节，根据工程合同以及国家规定做好此项工作是各参见单位应该具有的职责。在长时间的工程建设项目文件归档工作过程之中，各个参建单位努力攻克各项困难工程项目文件归档工作作出了非常大的贡献，且其成绩尤为突出。然而，从对很多工地的了解也可以得知，在实际工作过程之中，有非常多的单位往往无法做到工程项目建设以及档案管理的同步化进程，过程管控缺失或者不够完善，从而导致后期工程项目文件归档存在较大的难度与较多的问题，常常使得工程项目进度缓慢。本研究主要对工程项目管理中文件归档影响因素进行分析，然后着重阐述了具体对策。

一、影响工程项目管理中文件归档的因素分析

笔者根据实际工作情况以及查阅相关文献资料，现总结出如下几点工程项目管理中文件归档的影响因素：

1.领导及员工档案意识薄弱或欠缺

（1)领导方面

很多领导都忙于工程施工现场的相关事务，对于工程项目文件归档的工作则重视度不足或者欠缺。此种现象导致的直接后果就是会给整个单位的工程项目文件归档工作造成巨大的连锁影响及反应。如单位竣工归档组织机构以及相应的制度建设、竣工归档工作计划、责任划分落实以及过程的管控均难以到位，而这些组织保证措施无法很好地落实，那么必然会给最终的项目文件归档工作带来巨大的麻烦及隐患。究其原因，笔者认为主要由于：（1）领导档案意识欠缺或者薄弱；（2）工程项目现场施工工作十分繁重，安全问题、工程进展问题等均是领导需要考虑的问题，因此导致了领导对档案归档的重视度较低。

(2）员工方面

由于领导本身对档案归档的重视度较低，而员工又是按照单位领导的指示及命令而开展工作的，因此，直接导致员工对档案归档的意识也十分薄弱或者欠缺。存在的较为常见的现象就是：员工对档案归档工作置之不理，觉得归档工作与自己毫无关系。此种现象直接导致的后果就是员工无法充分地发挥个人对项目文件质量的负责以及管控作用，从而会造成大量不合格的档案归档文件的出现，从而大大阻碍了工程项目归档工作的正常进行。究其原因，笔者认为主要表现在：（1）单位领导本身对归档工作的重视度不足；（2）员工自身的归档意识薄弱；（3）培训缺失，很多员工都对归档工作没有一个很直观的印象。

2.管理方面的影响因素

（1)项目文件质量无法满足档案归档的基本要求

对于大多数工程项目施工单位而言，虽然工程项目施工单位成立了竣工办公室，然而在工程建设期间，单位文件的出入全在各个部门，大量的文件质量未得到合理而有效地控制。出现此种情况直接会使得最终的工程项目文件归档工作的顺利实施埋下了巨大的隐患。究其发生的原因，笔者认为主要在于施工项目竣工办公室未能很好地履行其应尽的职责。此外，渠道多元化也不利于档案归档工作的顺利进行。

(2）无法根据计划及时完成项目文件归档

笔者发现，在实际过程中，施工单位竣工办由于对工程项目文件完成的情况掌握及了解欠缺，根本不能制定出一套完整及合理的归档计划，对项目文件完成和审核后进行整改完成的时间也不能够进行很好的控制。此情况出现，直接造成工程项目文件过程归档计划往往无法顺利实施与完成，滞后较多，以至影响最终归档计划的落实。究其原因，主要是由于受到“三个和尚”效应的影响严重，职责无法很好地进行落实到位。